White Arkitekter: Ermöglicht nachhaltiges Leben durch die Gestaltung mit Architektur.
Von Schulen über Krankenhäuser bis hin zu Wohnbauprojekten und Stadtlandschaften: White Arkitekter, kurz White, entwirft seit 1951 innovative und nachhaltige Raumkonzepte.
Mit über 700 Mitarbeiter:innen und Niederlassungen in Schweden, Norwegen, Großbritannien, Deutschland, Kanada und Ostafrika ist das Unternehmen eines der führenden Architekturbüros Skandinaviens. Das Unternehmen hat es sich zur Mission gemacht, „nachhaltiges Leben durch die Gestaltung mit Architektur zu ermöglichen“ – mit 100 % klimaneutralen Projekten bis 2030.
Die preisgekrönten Bauten von White sollen inspirieren und Menschen Raum geben, im Einklang mit ihrer Umwelt zu wachsen und zu gedeihen. Die Umsetzung dieser ambitionierten Architekturprojekte ist jedoch ein gewaltiges Unterfangen, das rigorose Planung und Kontrolle erfordert. So ist ein leistungsstarker digitaler Arbeitsbereich für das Tagesgeschäft des Teams unerlässlich. Seit 2017 sind MeisterTask und MindMeister das Herzstück von Whites Tech-Stack und helfen, mehrjährige Projekte einfach und strukturiert zu gestalten. Doch nicht immer lief alles so glatt.
Das Problem: Kein klarer Überblick, zu viel Raum für Fehler.
Arvid Vessman, Service Owner für digitale Bereiche, stieß zu White, als MeisterTask und MindMeister bereits implementiert worden waren, übernahm die Tools aber mehr als gerne. Er führt an, dass MeisterTask und MindMeister als Teil einer „Best-of-Breed“-Strategie ausgewählt wurden, die von Peter Leuchovius, dem CIO von White, initiiert wurde. Angesichts der vielen Projektanforderungen benötigten sie ein unschlagbares digitales Toolset. Zuvor hatte das Team Lotus Notes zum Planen und Verwalten seiner Projekte genutzt, das Arvid als „ein Tool aus einer anderen Zeit“ beschreibt. Lotus Notes konnte es einfach nicht mit den komplexen Workflows aufnehmen. Arvid erläutert:
Unsere Projekte variieren je nach Auftragskontext in Größe. Jedes Projekt hat unterschiedliche Anforderungen, Dokumentationen und Gateways. Als Architekturbüro müssen wir viele strenge Anforderungen erfüllen, um eine erfolgreiche Projektumsetzung zu gewährleisten. Es ist wichtig, dass nichts übersehen oder vergessen wird.
Arvid Vessman
Service Owner für digitale Bereiche, White Arkitekter
Um den Projektvorgaben gerecht zu werden, benötigte das White-Team eine Möglichkeit, jeden Schritt des Prozesses zu verfolgen – und zwar schnell. Es wünschte sich ein leicht zu implementierendes Projektmanagement-Tool, bei dem Einfachheit und Nutzungsfreundlichkeit im Mittelpunkt stehen. Dabei erwies sich MeisterTask als ideale Lösung.
Die Lösung: Standardisierte und automatisierte Workflows mit MeisterTask.
Da White-Projekte umfangreich und komplex sind, ist es wichtig, dass die Projektmanager:innen von Anfang an alles haben, was sie für die Verwaltung benötigen. Um mühelose und effiziente Abläufe und ein Minimum an manuellen Arbeiten zu gewährleisten, sind Arvid und sein Team für die Erstellung und Pflege von „White Spaces“ zuständig – einer internen Plattform, auf der Benutzer:innen mit einer Untergruppe von Projekttools interagieren können. Hier werden die Meister-Tools in Kombination mit Slack fürs Instant Messaging, OneNote fürs Dokumentieren und Egnyte fürs Speichern großer Dateien verwendet. Im Kollektiv sorgt dieses Toolkit dafür, dass die Projektmanager:innen die Anforderungen erfüllen können und nichts übersehen wird.
Jeder „Space“ verfügt über ein vorlagenbasiertes MeisterTask-Projektboard, auf dem die Mindestanforderungen des jeweiligen Projekts samt Prozessleitfäden aufgeführt sind.
“Das Board enthält Aufgaben mit allen für den Prozess relevanten Gateways und Schritten, sodass der/die Projektmanager:in weiß, was zu tun ist – und in welcher Reihenfolge. Es umfasst den gesamten Prozess: von Verträgen und Planung über Befragungen und Feedback der Kundschaft bis hin zu gewonnenen Erkenntnissen. Da viele Aufgaben zusammenhängen, ist es von großem Vorteil, dass man in MeisterTask Teile des Projektprozesses automatisieren kann.”
Das Team arbeitet derzeit an einem Großprojekt in Stuttgart, das einen umfangreichen Zeitplan und mehrere Entstehungsphasen hat, die alle im MeisterTask-Projektboard einsehbar sind. Arvid erklärt:
“Dieser Überblick veranschaulicht dem Team, was zu tun ist. Nicht alle Teammitglieder interagieren mit dem Board, aber das ist auch nicht sein Zweck. Es dient dazu, dass alle auf demselben Stand sind. Jede:r, der an diesem Projekt arbeitet, konsultiert es regelmäßig, um auf dem Laufenden zu bleiben. Da alles archiviert wird, kann man nachvollziehen, wer was wann getan hat. Es ist einfach, dies zurückzuverfolgen und bei Bedarf Nachbesserungen anzustellen. ”
Projektmanager:innen können ihre eigenen Aufgaben in separaten „To-do“-Boards hinzufügen und ihre Workflows dort verfolgen. Da sämtliche Schritte innerhalb eines Projekts in diesen Boards ausgeführt werden, sind sie natürlich kollaborativer. Projektmanager:innen verwenden in der Regel die traditionelle Kanban-Ansicht, um den Aufgabenfortschritt zu verfolgen, während sie Aufgaben durch Spalten verschieben und sie den jeweiligen Verantwortlichen zuweisen. Mit Hilfe von Tags veranschaulichen sie Prioritäten, damit Mitarbeitende auf einen Blick wissen, worauf sie sich fokussieren müssen. Dies gewährleistet Verantwortlichkeit und hilft dem Team, Fristen konsequent einzuhalten.
Auf Firmenebene ist MeisterTask das bevorzugte Tool für die jährliche Maßnahmenplanung und Budgetierung. Projektmanager:innen erstellen für jedes Projekt ein Board. Darauf werden die erforderlichen Ressourcen, einschließlich des Budgets, der Beteiligten und des Zeitrahmens aufgeführt. Anschließend werden die Boards zu einem großen, übersichtlichen Projektboard zusammengefasst, auf dem die Geschäftsleitung alle Projekte bewerten und priorisieren kann. Auf diese Weise ist der Planungsprozess zentralisiert, transparent und klar kommuniziert.
Natürlich steckt hinter jedem Plan eine Idee. Einige Teammitglieder nutzen ihre eigenen MindMeister-Konten zum Brainstormen und Entwickeln von Projektkonzepten, bevor sie Pläne fertigstellen. Das Tool bietet ihnen kreativen Raum, um Möglichkeiten auszuloten und potenzielle Projektergebnisse in Betracht zu ziehen.
“Wir haben einige „Super-User“, die MindMeisters Struktur sehr schätzen. Sie hilft ihnen, ihre Gedanken zu ordnen und zu strukturieren, bevor sie sie dann in Mural gemeinsam ausarbeiten.”
Diejenigen, die in Support-Funktionen arbeiten, unterstützt MeisterTask dabei, den Überblick über einen rasanten Anfragenstrom zu behalten. Arvid verdeutlicht:
“Ich habe für jede digitale Plattform, die ich verwalte, ein Roadmap-Board in MeisterTask. Immer wenn es einen Bug, eine neue Funktion oder ein allgemeines To-do gibt, erstelle ich darauf eine Aufgabe. Das hilft mir, meine Arbeit zu planen und jede Plattform effektiv zu betreuen.”
MeisterTasks Slack-Automation in Kombination mit der Agenda hilft Arvid, den Prozess der Erfassung, Priorisierung und Terminierung von Support-Tickets zu straffen.
MeisterTask-Integrationen sind auch für Whites Service-Desk-Team eine große Hilfe, das MeisterTask für die Nachverfolgung von Kundensupport-Tickets verwendet.
“Das Team nutzt Integrationen zwischen MeisterTask, Zendesk und Slack, also eine Art dreiköpfiges Monster. Sie verwenden Zendesk, um komplexe Service-Tickets zu verfolgen, generieren daraus dann eine MeisterTask-Aufgabe, die einem/einer Mitarbeiter:in zugewiesen wird, und erhalten schließlich, wenn ein Ticket geschlossen wird, automatisch eine Benachrichtigung in ihrem Slack-Kanal. Sollte das Problem zukünftig erneut auftreten, kann das Team die Lösung in MeisterTask zu Rate ziehen, um es selbst zu handhaben.”
Das Ergebnis: Konsistente Prozesse, produktive Teams und präzise Projektumsetzung
Seit der Einführung von MeisterTask und MindMeister konnte White seine Workflows optimieren und damit für mehr Effizienz und Präzision sorgen. Die Anforderungen und Verantwortlichkeiten sind für jedes Projekt klar, egal ob es sich um große Architekturprojekte oder interne Support-Projekte handelt. Nicht nur die Projektumsetzung ist sorgfältiger geworden, wodurch weniger To-dos unberücksichtigt bleiben, sondern es konnte durch vorlagenbasierte Prozesse und Automationen jede Menge Zeit eingespart werden. Arvid berichtet:
“Es besteht kein Zweifel daran, dass wir viel Zeit sparen. Es ist äußerst wertvoll, auf all die gebrauchsfertigen Projektvorlagen zugreifen zu können und eine sofort einsatzbereite Struktur zu haben. Die Erkenntnisse, die wir aus der Nachverfolgung von Aufgaben und aus dem Rückbezug auf frühere Projekte gewonnen haben, sparen uns auch langfristig Zeit.”
MeisterTasks Flexibilität ist wie gemacht für die vielfältigen Anwendungsfälle innerhalb des Unternehmens. Arvid merkt an:
“Des einen Chaos, des anderen Ordnung. Daher ist es wirklich hilfreich, wenn man die Dinge so strukturieren kann, dass man den besten Überblick hat. Bevor ich bei White anfing, habe ich kein Task-Management-System verwendet. Es hat einige Zeit gebraucht, bis wir die nötige Infrastruktur geschaffen hatten, aber zwischenzeitlich ist es schwer vorstellbar, wie ich meine Arbeit ohne MeisterTask jemals so auf die Reihe bekommen könnte.”
