CREA Mont-Blanc: Optimierte Kommunikation und Zusammenarbeit
Das in 1996 gegründete Forschungszentrum für alpine Ökosysteme (CREA Mont-Blanc) ist eine NGO mit Sitz in Chamonix, Frankreich. Die kleine gemeinnützige Organisation betreibt ökologische Forschung zu den Auswirkungen des Klimawandels auf die biologische Vielfalt in den Bergen. CREA Mont-Blanc ist ein Pionier der Citizen Science in Frankreich und bezieht die Öffentlichkeit direkt in seine Forschung ein. Das CREA Mont-Blanc-Team nutzt die Kollaborationsfunktionen von MeisterTask zur Einführung eines System der verteilten Führung zur effektiven Durchführung komplexer Projekte.
Die Herausforderung: Schaffung größerer Transparenz zwischen räumlich getrennten Teams
Zunächst nutzte das Team von CREA Mont-Blanc MeisterTask, um Ordnung in seine laufenden Projekte zu bringen, und war dadurch bereits mit den Vorteilen des Task Management Tools vertraut. Als das Projektportfolio der NGO jedoch stetig wuchs und damit auch die Zahl der Beteiligten, wurde es für das Team immer schwieriger, den Überblick zu behalten und Deadlines einzuhalten.
Im Interesse der Nachhaltigkeit und um effizienter und agiler zu werden, mussten wir uns auf verteilte Rollen und Verantwortlichkeiten konzentrieren und uns von einer hierarchischen Struktur lösen.
Hillary Gerardi
Head of Development bei CREA Mont-Blanc
Dem Team der NGO war klar, dass eine Transformation der Führungsphilosophie einem Upgrade der IT-Umgebung bzw. einem robusten Task Management System bedurfte, um die Arbeitsabläufe zu optimieren. Die Lösung war näher als gedacht.
Die Lösung: Einführung einer skalierbaren und anpassbaren Teamstruktur
Die Einführung eines verteilten Führungsframeworks bedeutete, dass das Team mehr Funktionen benötigte, als das bestehende MeisterTask-Abo ihm bieten konnte. Bevor sich CREA Mont-Blanc für ein Upgrade auf MeisterTask Business entschied, prüfte es eine Reihe anderer in Frage kommender Tools.
Wir haben Lösungen wie Trello, das ich schon vorher benutzt hatte, und Focalboard in Betracht gezogen, aber MeisterTask war eindeutig die beste Lösung für die Aufgabenverwaltung unseres Teams. Unsere Bedürfnisse sind sehr spezifisch, daher schätzen wir die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität, die MeisterTask uns bietet. Es besitzt genau die Funktionen, die unser Team braucht.
Célia Bonnet-Ligeon
Operational Manager bei CREA Mont-Blanc
Mehr noch als in die einzelnen Funktionen verliebten sie sich in die Skalierbarkeit von MeisterTask. Nachdem die ersten Vorteile des Tools erkennbar wurden, waren sie überzeugt, dass MeisterTask ihnen bei der Umstellung auf eine dezentrale Organisationsstruktur behilflich sein würde.
Allerdings sind die Projekte von CREA Mont-Blanc höchst komplex und erfordern die Zusammenarbeit mit verschiedenen Organisationen. Die Kommunikation wird so oft zur Herausforderung, da die Projektbeteiligten zumeist:
in unterschiedlichen Regionen und Zeitzonen anzutreffen sind.
eine Mischung aus Internen und Externen bilden.
diverse Hintergründe haben – aus Fach- wie auch aus Laienkreisen bzw. der breiten Öffentlichkeit stammen.
Wirksame Kommunikation ist für den Erfolg eines verteilten Führungsmodells von zentraler Bedeutung, und das Team war sich darin einig, dass es diese dringend zu optimieren und zu verstärken galt. Hillary Gerardi erklärt:
Verteilte Führung bedeutet, sich von einem Top-Down-Ansatz mit einem einzigen Projektleiter zu lösen. In unserem Fall ist jedes Teammitglied „chef de projet“, was bedeutet, dass jeder und jede die volle Verantwortung für die eigenen Projekte und die damit verbundene Kommunikation im Team übernimmt. Dies machte bessere Abstimmung erforderlich und MeisterTask hat sowohl unsere interne Kommunikation als auch die mit externen Stakeholdern enorm verbessert.
Hillary Gerardi
Head of Development, CREA Mont-Blanc
Das Ergebnis: Schlüsselfunktionen, die ein effizientes Modell der verteilten Führung erleichtern
MeisterTask ermöglicht es CREA Mont-Blanc, das Projektmanagement auf eine agilere Art und Weise anzugehen. Mit Hilfe des Tools wurde ein Projektboard erstellt, um Projekte zu visualisieren, die nach Reifegrad klassifiziert sind. So wird ihr Fortschritt auf der Zeitachse sichtbar.
Für Célia Bonnet-Ligeon, die die laufende Teamkoordination managt, steht fest, dass sich die Kommunikation, die Entscheidungsfindung und die Effizienz der Meetings durch MeisterTask deutlich verbessert haben. Sie sagt:
Mit MeisterTask enden über die Hälfte unserer wöchentlichen Teammeetings pünktlich. Vorher haben wir 90 % unserer Meetings überzogen. MeisterTask verschafft uns einen klaren Überblick und gibt dem Team Rückhalt, auch wenn sich Verantwortlichkeiten verschieben. Denn jede und jeder kann stets sehen, wann Aufgaben tatsächlich erledigt werden. Wenn jemand krank ist oder das Unternehmen verlässt, können wir Projekte ohne Wissensverlust übergeben.
Célia Bonnet-Ligeon
Operational Manager, CREA Mont-Blanc
Célia Bonnet-Ligeon sieht die Verbesserungen durch MeisterTask eher qualitativ als quantitativ als Schlüsselelemente der digitalen Transformation. Das unlängst eingeführte verteilte Managementsystem spiegelt die Werte der Mitarbeiter wider: gemeinsame Führung und Verteilung der Verantwortung. Die für diesen Wandel bedeutendsten Tool-Funktionen führen sie wie folgt an:
Rollen und Berechtigungen
Die Rollen und Berechtigungen von MeisterTask sind von zentraler Bedeutung für das verteilte Führungsmodell von CREA Mont-Blanc, in dem es keinen Projektmanager gibt. Das war der Grund für die Entscheidung von CREA Mont-Blanc, auf Business umzustellen. Durch Zuweisung der entsprechenden Berechtigungen an die Projektmitarbeiter:innen kann CREA Mont-Blanc genau festlegen, welche Beteiligten auf ein Projekt zugreifen und es bearbeiten dürfen.
Die zugewiesenen Rollen beruhen auf der Verantwortlichkeitsstruktur der Organisation, die auf RACI-basiert. So wird sichergestellt, dass den Projektbeteiligten für jeden Schritt eines bestimmten Prozesses eine Rolle zugeteilt wird. Für externe Stakeholder bei CREA Mont-Blanc, wie z. B. Freiwillige und Landmanager, bietet die Gastrolle in MeisterTask Lesezugriff auf Projekte. Gerardi ergänzt:
MeisterTask hilft uns, effektiv mit verschiedenen Gemeinschaften, insbesondere im Bereich der Citizen Science zu kommunizieren. Es gibt uns die Möglichkeit, eine bessere Übersicht über wissenschaftliche Protokolle und eine Zeitleiste dessen, was wo passiert, bereitzustellen.
Hillary Gerardi
Head of Development, CREA Mont-Blanc
Zeitleiste
Die Zeitleiste, verfügbar in MeisterTask Business, hilft dem Team bei der Planung und bei der Terminierung von Projektaufgaben in der Kalenderansicht. Diese Funktion im Stil eines Gantt-Diagramms hat gemeinsam genutzte Excel-Tabellen und synchronisierte Zeitpläne ersetzt.
Integrationen
Die Kompatibilität von MeisterTask mit anderen Tools, insbesondere Slack und Google Workspace, ist für die Strategie von CREA Mont-Blanc zur Reduzierung des digitalen Fußabdrucks von zentraler Bedeutung. Ihre Roadmap zur digitalen Nüchternheit (sobriété numérique) ist in hohem Maße abhängig von MeisterTask zur Selbstregulierung der Nutzung digitaler Tools, wie Gerardi ausführt:
“MeisterTask ermöglicht es uns, weniger E-Mails mit weniger Anhängen zu versenden, was unseren gesamten digitalen Fußabdruck verringert. Integrationen sind wichtig, um unser digitales Ökosystem zu bereichern.”
Da es sich bei CREA Mont-Blanc um ein Forschungszentrum und nicht um ein Unternehmen handelt, sind die Erfolge von MeisterTask schwer zu quantifizieren. Hillary Gerardi betrachtet daher gerne das große Ganze:
“So wie die Wissenschaft nie abgeschlossen ist, so sind es einige Aufgaben bei uns im eigentlichen Sinne auch nie. Beispielsweise wird das Projektboard nie erledigt sein, während die langfristige Überwachung von Ökosystemen auf jahrzehntelangen Daten beruhen kann. Unser Einsatz von MeisterTask spiegelt exakt unsere derzeitige Arbeitsweise wider: Wir sind sehr gespannt darauf, wie sich unser Teamwork mit Meister noch weiterentwickeln wird.”
