VERWO AG: Kompetente Bereitstellung robuster industrieller Lösungen
In Produktionsbetrieben werden tägliche Abläufe häufig via Enterprise Resource Planning Systemen (kurz ERP) gesteuert. Dennoch gehen oft Informationen verloren, was die Unternehmenskommunikation und -transparenz beeinträchtigt. Die Schweizer Systembau-Experten der VERWO AG haben diese Herausforderung durch das Aufgabenmanagement-Tool MeisterTask in den Griff bekommen. Ihre Workflows sind nun effizienter und die Zahl der E-Mails und Meetings ist deutlich zurückgegangen, wodurch sie agiler und straffer organisiert sind.
Die Herausforderung: Größere Unternehmenstransparenz bei gleichzeitiger Beibehaltung der Effizienz.
Beatrix Garai, Application Engineer bei VERWO, führte MeisterTask Anfang 2020 in das Unternehmen ein. Sie hatte erkannt, dass ein ergänzendes Task Management Tool VERWO dabei helfen würde, allgemeine Abläufe und Prozesse zu optimieren. Ihr Ziel war es, Prozesse zu etablieren, die zu erhöhter Transparenz und Effizienz in der gesamten Organisation führen.
Die in Reichenburg in der Schweiz beheimatete VERWO AG bietet ihren Kunden umfassende Leistungen im Systembau und ist auf Dienstleistungen in den Bereichen Komponenten, Systeme, Prozessoptimierung und Beschaffung spezialisiert. Garai sah die Chance, mit einer Lösung wie MeisterTask die Arbeitsprozesse zu straffen und die interne Kommunikation zu verbessern.
Unser Informationsfluss lief nicht zufriedenstellend, gerade was größere Projekte anging. Excel-Dateien und Erinnerungsmails bestimmten unseren Arbeitsalltag. Dringend benötigten wir einen besseren Überblick darüber, welche Aufgaben im Team bestehen und wer dafür verantwortlich ist. Unsere Arbeitsweise musste sich grundlegend verändern, wenn wir effizienter arbeiten wollten.
Beatrix Garai
Application Engineer bei der VERWO AGO
Garais Projektmanagementerfahrung half ihr, veraltete Systeme zu erkennen, die Wachstum und Produktivität bremsten. Um neue Systeme zur Steigerung der Unternehmenseffizienz einzuführen, holte sie sich Zustimmung von oben.
Philipp Loch, Leiter Supply Chain and Operational Excellence war der gleichen Meinung wie und half ihr bei der Koordinierung ihrer Bemühungen zur Einführung einer unternehmensweiten Task Management Lösung.
Ob Meetings, Projekte oder externe Besuche – all diese Dinge managten wir früher in Excel. Wir hatten viele Datenbanken und Listen, die entweder unbeachtet blieben oder nicht effizient genutzt wurden. Wir merkten, dass Zeit Geld ist und dringend eine Lösung her musste, mit der wir unsere Aufgaben zentral erfassen konnten.
Philipp Loch
Leiter Supply Chain und Operational Excellence bei der VERWO AG
Die VERWO AG hat eine Reihe von Tools in die engere Auswahl genommen, die die Umsetzung von Aufgabenmanagement begünstigen. Einige davon, wie z. B. MS Planner waren sogar bereits im Unternehmen im Einsatz.
Am Ende setzte sich MeisterTask durch. Garai, Loch und andere Experten auf dem Gebiet der Qualitätsplanung erkannten, dass MeisterTask die beste Wahl war, da es ihre dringendsten Probleme sofort lösen konnte. Garai erklärt:
Die Nutzungsfreundlichkeit und das ansprechende Design von MeisterTask waren ausschlaggebend. Die intuitive Handhabung des Tools machte es einfach, das System im gesamten Unternehmen einzuführen.
Beatrix Garai
Application Engineer bei der VERWO AGO
Die Lösung: Ein agiler Ansatz fürs Task- und Workflow-Management mit MeisterTask
Zu Beginn wurde MeisterTask auf der Managementebene getestet und für gut befunden, dann kam die Teamleiterebene hinzu. Der volle Erfolg des zweiten Testlaufs inklusive Evaluation und Qualitätssicherung führte zum Erwerb von 90 MeisterTask-Lizenzen für Mitarbeitende. Heute sind es sogar 140 Tool-Lizenzen.
Unterstützt wurde der Einstieg in das Aufgabenmanagement-Tool durch diverse von VERWO erstellte Vorlagen, um Mitarbeitenden, die noch wenig Erfahrung mit digitalen Tools hatten, das Onboarding zu erleichtern. So wurden zum Beispiel die Spalten und Tags von neuen Projektboards vorkonfiguriert. Und auch wiederkehrende Aufgaben waren bereits in neuen Boards enthalten, damit die jeweiligen Projektmanager diese nur noch mit projektspezifischen Informationen updaten mussten.
MeisterTask hat auch die interne Kommunikation verbessert und es allen Teammitgliedern ermöglicht, Problemlösungsmethoden anzuwenden. Nehmen wir zum Beispiel an, jemand hat Schwierigkeiten mit einer Maschine und informiert die Abteilungsleitung. Wenn das Problem nicht sofort gelöst werden kann, wird eine Aufgabe in MeisterTask erstellt, um eine praktikable Lösung zu finden. Dieser Arbeitsschritt wird in die Projektpläne implementiert, so dass für jedes Problem eine Lösung gefunden wird und nichts durch die Maschen fällt. Loch fügt dem noch an:
Ein ERP-System ist im Vergleich zu MeisterTask ein Dinosaurier und bei Weitem nicht so agil. Heute wissen wir, wie hilfreich ein komplementäres Task Management Tool für einen Produktionsbetrieb wie VERWO sein kann. An jedem Arbeitsplatz wird mittlerweile MeisterTask. verwendet. Das Tool ist die perfekte Ergänzung in unserem Tagesgeschäft.
Beatrix Garai
Application Engineer bei der VERWO AGO
Das Ergebnis: Weniger E-Mails und Meetings, mehr Digitalisierung und agile Arbeitsabläufe
MeisterTask hat die Arbeitsweise von VERWO revolutioniert. Die Abwicklung von Aufgaben in MeisterTask hat die Kommunikation so stark vereinfacht, dass das E-Mail-Aufkommen um rund 50 % reduziert werden konnte, so Beatrix Garai und Philipp Loch. Wie Loch verrät, hat sich auch die Anzahl der Projektmeetings massiv reduziert:
Früher hatten wir oft jede Woche ein Meeting zu einem Projekt. Durch die transparentere Aufgabenverteilung und Aufgabenverfolgung im Tool können wir uns diese häufigen Besprechungen sparen. Dadurch sind wir deutlich flexibler und effizienter geworden. Auch die Übersichtlichkeit ist besser, weil jeder Prozess in MeisterTask abgebildet ist.
Philipp Loch
Leiter Supply Chain und Operational Excellence bei der VERWO AG
Mit MeisterTask als Aufgabenmanagement-Tool blickt die VERWO AG auch ihren großen zukünftigen Aufgaben gelassen entgegen. Garai gibt einen Ausblick:
Wir arbeiten an einer Digitalisierungs-Roadmap in MeisterTask. Das Tool spielt darin eine wesentliche Rolle und ermöglicht es uns, unsere bestehenden Prozesse anzupassen und zukunftssicher zu gestalten.
Beatrix Garai
Application Engineer bei der VERWO AGO
