Felix Schoeller: Ein erfolgreich operierendes, globales Familienunternehmen.
Trotz ihrer enormen Größe brauchen Unternehmen des produzierenden Gewerbes oft lange, um neue Technologien anzunehmen. Viele nutzen immer noch veraltete Systeme, was sie im heutigen umkämpften Marktgeschehen ins Hintertreffen bringt. Andere wiederum nutzen moderne Lösungen, um ihr Geschäft am Laufen zu halten – Unternehmen wie Felix Schoeller.
Der global operierende Papierhersteller hat die Zeichen der Zeit erkannt und sich zukunftsfähig aufgestellt. Felix Schoeller wurde bereits 1895 gegründet und nutzt heute die Digitalisierung, um seine Geschäftsergebnisse zu verbessern.
Folgende Erfolge konnte das Unternehmen allein im Jahr 2021 verbuchen:
Die Produktion belief sich auf 545.000 Tonnen.
Die Produkte wurden an rund 1.800 Kunden in über 65 Ländern verkauft.
Der Umsatz überstieg erstmals eine Milliarde Euro.
Die Größenordnung der Unternehmenserfolge basiert auf der Effizienz der Teams. Schnelligkeit, Agilität und Transparenz sind bei Felix Schoeller nicht nur leere Worthülsen – sie werden auch erfolgreich gelebt. Doch bevor das Unternehmen mit dem Effizienzdreigestirn sein volles Potenzial entfalten konnte, musste es sich digitalisieren und seine Meetingkultur komplett umkrempeln.
Die Herausforderung: Meetingverwaltung rationalisieren und Effizienz verbessern.
Der durchschnittliche Angestellte verbringt über eine Stunde mit der Vorbereitung auf jedes Meeting. Bei einem Team von 8 Personen ist das ein ganzer Arbeitstag, der vor dem ersten Agendapunkt verloren geht. Das Managementteam von Felix Schoeller erkannte, dass sich dieses Szenario in ihrem ureigenen Umfeld abspielte. Eine interne Überprüfung ergab, dass zu viel Zeit mit Verwaltungsarbeit verloren ging: Veraltete Prozesse und starre, statische Dokumente führten zu unflexiblen Arbeitsabläufen und damit zu Ineffizienzen, die die Produktivität minderten. Zudem bremsten unklare Tagesordnungen, begrenzte Vorbereitungszeit und ineffektive Tools den Fortschritt weiter aus.
Traditionell verwendete das Felix Schoeller Team Microsoft Word zum Erstellen der Tagesordnungen. Da die „offizielle“ Agenda nur einer Person vorlag, galt es, die Tagesordnungspunkte bei den Teilnehmern anzufragen. Dies verlängerte den ohnehin zeitaufwändigen Prozess und erschwerte Änderungswünsche dieser.
Der „Inhaber“ eines Gegenstands der Besprechung musste den „Inhaber“ der Agenda kontaktieren, um Anpassungen einzubringen, damit die neue Version dann an das Team verteilt werden konnte. Je mehr Änderungen erforderlich waren, desto mehr Zeit nahm dies in Anspruch.
Teams verwendeten Microsoft Excel, um Aktionspunkte zu notieren. Dies führte zu weiteren Problemen, vor allem beim händischen Kopieren und Einfügen von Punkten. Nach Meetings gab es keine Möglichkeit, den Fortschritt zu verfolgen oder effektiv im Tool zu kommunizieren, wodurch der Überblick schnell verloren ging – und das manuelle Nachverfolgen kostete noch einmal Zeit.
Es war klar, dass das Unternehmen eine Lösung brauchte, um die Zusammenarbeit reibungsloser zu gestalten. Im September 2021 war es dann soweit. Die Felix Schoeller Group startete ein Pilotprojekt mit „MindMeister und MeisterTask“, um die Effizienz zu steigern und Zeit zu sparen.
Die Lösung: Halbierung des Verwaltungsaufwandes.
Obwohl es im Unternehmen einige Bedenken gegenüber den neuen Tools gab, konnten diese schnell zerstreut werden. Auch wenn Mindmaps nicht immer die gleiche Tiefe wie die ausführlichen Verlaufsprotokolle der „alten Schule“ haben, so zeigte ein zweimonatiges Pilotprojekt, dass die extreme Detailtiefe für das Team kaum Nutzen hatte.
„Das Schreiben und vor allem das Lesen eines langen Dokuments kosten so viel Zeit, dass es besser für uns ist, uns kurz zu fassen.“
Mindmaps haben die statischen Agenden nun dauerhaft ersetzt – nur das Datum der Besprechung wird im Voraus notiert. Vor einem Meeting fügt jede:r die eigenen Punkte hinzu. Die Mitarbeiter:innen erstellen eine kollaborative Agenda, die kurzfristig bearbeitet werden kann. Das Ergebnis: mehr Flexibilität.
Während der Meetings werden die Protokolle direkt in MindMeister erstellt, so dass alle Teilnehmer:innen in Echtzeit informiert werden und das Team stets auf dem gleichen Stand ist. Da die Mindmaps von MindMeister webbasiert sind, können alle Benutzer:innen jederzeit und überall darauf zugreifen.
Nach jedem Meeting werden die in der Mindmap erfassten Aktionspunkte einfach jenen Personen zugewiesen, die sie erledigen sollen – dem Herzstück der MindMeister-MeisterTask-Integration. Im MeisterTask-Projekt kann jeder im Team dann sehen, wer was bis wann zu tun hat. Meeting-Protokolle werden nicht mehr gebraucht, so dass alle im Team mehr Zeit für die eigentliche Arbeit haben.
Das Ergebnis: Hohe Akzeptanzraten und mehr Erfolg.
Mit der Meister Suite hat Felix Schoeller seine gesamten Meetingprozesse optimiert. Dank MindMeister und MeisterTask konnte das Unternehmen seine Betriebskosten senken und den Zeitaufwand für die Verwaltung von Besprechungen um 50 % reduzieren.
Mit MindMeister und MeisterTask konnten wir den Verwaltungsaufwand für Meetings um mehr als 50 % verringern […] Ich bin begeistert, dass wir mit den Kollaborationstools von Meister einen Weg gefunden haben, unsere Effizienz zu steigern.
Mechtild Kerkhoff
Vice President of Corporate Office der Felix Schoeller Group
Traditionell verwendete das Felix Schoeller Team Microsoft Word zum Erstellen der Tagesordnungen. Da die „offizielle“ Agenda nur einer Person vorlag, galt es, die Tagesordnungspunkte bei den Teilnehmern anzufragen. Dies verlängerte den ohnehin zeitaufwändigen Prozess und erschwerte Änderungswünsche dieser.
Der „Inhaber“ eines Gegenstands der Besprechung musste den „Inhaber“ der Agenda kontaktieren, um Anpassungen einzubringen, damit die neue Version dann an das Team verteilt werden konnte. Je mehr Änderungen erforderlich waren, desto mehr Zeit nahm dies in Anspruch.
Teams verwendeten Microsoft Excel, um Aktionspunkte zu notieren. Dies führte zu weiteren Problemen, vor allem beim händischen Kopieren und Einfügen von Punkten. Nach Meetings gab es keine Möglichkeit, den Fortschritt zu verfolgen oder effektiv im Tool zu kommunizieren, wodurch der Überblick schnell verloren ging – und das manuelle Nachverfolgen kostete noch einmal Zeit.
Es war klar, dass das Unternehmen eine Lösung brauchte, um die Zusammenarbeit reibungsloser zu gestalten. Im September 2021 war es dann soweit. Die Felix Schoeller Group startete ein Pilotprojekt mit „MindMeister und MeisterTask“, um die Effizienz zu steigern und Zeit zu sparen.
Die Lösung: Halbierung des Verwaltungsaufwandes.
Obwohl es im Unternehmen einige Bedenken gegenüber den neuen Tools gab, konnten diese schnell zerstreut werden. Auch wenn Mindmaps nicht immer die gleiche Tiefe wie die ausführlichen Verlaufsprotokolle der „alten Schule“ haben, so zeigte ein zweimonatiges Pilotprojekt, dass die extreme Detailtiefe für das Team kaum Nutzen hatte.
“Das Schreiben und vor allem das Lesen eines langen Dokuments kosten so viel Zeit, dass es besser für uns ist, uns kurz zu fassen.”
Mindmaps haben die statischen Agenden nun dauerhaft ersetzt – nur das Datum der Besprechung wird im Voraus notiert. Vor einem Meeting fügt jede:r die eigenen Punkte hinzu. Die Mitarbeiter:innen erstellen eine kollaborative Agenda, die kurzfristig bearbeitet werden kann. Das Ergebnis: mehr Flexibilität.
Während der Meetings werden die Protokolle direkt in MindMeister erstellt, so dass alle Teilnehmer:innen in Echtzeit informiert werden und das Team stets auf dem gleichen Stand ist. Da die Mindmaps von MindMeister webbasiert sind, können alle Benutzer:innen jederzeit und überall darauf zugreifen.
Nach jedem Meeting werden die in der Mindmap erfassten Aktionspunkte einfach jenen Personen zugewiesen, die sie erledigen sollen – dem Herzstück der MindMeister-MeisterTask-Integration. Im MeisterTask-Projekt kann jeder im Team dann sehen, wer was bis wann zu tun hat. Meeting-Protokolle werden nicht mehr gebraucht, so dass alle im Team mehr Zeit für die eigentliche Arbeit haben.
Das Ergebnis: Hohe Akzeptanzraten und mehr Erfolg.
Mit der Meister Suite hat Felix Schoeller seine gesamten Meetingprozesse optimiert. Dank MindMeister und MeisterTask konnte das Unternehmen seine Betriebskosten senken und den Zeitaufwand für die Verwaltung von Besprechungen um 50 % reduzieren.
“Mit MindMeister und MeisterTask konnten wir den Verwaltungsaufwand für Meetings um mehr als 50 % verringern […] Ich bin begeistert, dass wir mit den Kollaborationstools von Meister einen Weg gefunden haben, unsere Effizienz zu steigern.”
Wie die hohen Akzeptanzraten für MindMeister und MeisterTask zeigen, sind Design und Nutzungsfreundlichkeit von entscheidender Bedeutung. Die Teams bei Felix Schoeller konnten die Tools sofort nutzen, was zum Gesamterfolg beitrug.
“Der neue Prozess mit MeisterTask findet guten Anklang bei unseren Teams – und vor allem sind wir mit den Resultaten äußerst zufrieden.”
