FiSCHER: Effiziente und rationalisierte Betriebsabläufe.
FiSCHER Akkumulatorentechnik ist ein deutsches Unternehmen, das seit 40 Jahren in den Bereichen Sicherheitsbeleuchtung, Lasthebetechnik und elektromechanischen Service erfolgreich operiert. Das Ökosystem des Betriebs fußt auf effektiven modernen Software-Lösungen, die es den mehr als 70 Mitarbeiter:innen ermöglichen, effizient und flexibel zusammenzuarbeiten.
Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung setzte FiSCHER bereits im Jahr 2012 auf das Online-Tool Trello und gehörte damit zu den Vorreitern in puncto digitalem Task Management. Schon früh erkannten sie nicht nur den Trend hin zu digitalisierten Betriebsabläufen, sondern auch welche Rolle das passende Aufgabenmanagement-System in diesem Zusammenhang spielt. Durch den Wechsel zu MeisterTask verbesserten sie die Zusammenarbeit und Produktivität.
Die Herausforderung: Einführung eines sicheren, kollaborativen Task Management Tools fürs Homeoffice.
Axel Fischer, Inhaber und geschäftsführender Gesellschafter bei FiSCHER war federführend an der Entscheidung beteiligt, auf MeisterTask als Workflow Management Tool umzusteigen. Er erkannte den Bedarf für ein Task Management System, das flexible und dezentrale Arbeitsstrukturen unterstützt –eine Unternehmenskultur, die FiSCHER bereits Jahre vor dem Gros eingeführt hatte.
Remote Work und Homeoffice sind schon seit mehr als zehn Jahren Teil unserer Firmenkultur. Es war uns daher besonders wichtig, ein Tool zu finden, das auch auf mobilen Geräten läuft und die Zusammenarbeit von unterwegs ermöglicht.
Axel Fischer
Geschäftsführender Gesellschafter bei FiSCHER
Obwohl sich die Prozesse der Firma in Trello gut abbilden ließen, begann Axel Fischer sich schon bald nach einem Ersatz für das Tool umzusehen. Dies, erzählt er, hing mit wachsenden Bedenken bezüglich der Datensicherheit zusammen:
“Datensicherheit ist ein ganz großes Thema für uns. Bei Trello haben wir uns da einfach nicht gut aufgehoben gefühlt. Dass unsere Daten auf irgendwelchen Servern in den USA liegen, hat uns verunsichert.”
Nachdem das Team erfolglos zwei verschiedene Open-Source-Lösungen getestet hatte, stieß Fischer im Jahr 2017 auf MeisterTask. Im Gegensatz zu Trello schaffte es das Tool von Meister, FiSCHERs hohen Sicherheitsansprüchen gerecht zu werden. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag zerstreute auch noch letzte Bedenken.
Die Lösung: Datensicherheit und vielseitige Funktionen in MeisterTask, die die Zusammenarbeit unterstützen.
Obschon Sicherheitsbedenken den Anstoß zum Wechsel gaben, trugen auch MeisterTasks Flexibilität und praktische Funktionen ihren Teil dazu bei, dass FiSCHER Trello den Rücken kehrte. Fischer geht auf die Vorteile noch näher ein:
“Das größte Plus und was mich an MeisterTask sofort begeistert hat, waren die Automationen. Prozesse nicht nur abzubilden, sondern sie auch anstoßen und automatisieren zu können, war ein entscheidendes Kriterium für unseren Umstieg.”
Daneben waren auch die Zeiterfassungsfunktion, die MeisterTask im Gegensatz zu Trello direkt im Tool anbietet, sowie die nahtlose Integration mit dem Mindmapping-Tool MindMeister wesentliche Wechselgründe. MindMeister hilft Unternehmen wie FiSCHER kreative Ideen leicht in konkrete Projekte umzusetzen:
“Wir brainstormen gemeinsam in MindMeister und exportieren unsere Ideen dann direkt in MeisterTask, wo wir sie sofort weiter bearbeiten können – ein wirklich toller und vor allem praktischer Workflow.”
Der Umstieg selbst verlief dank MeisterTasks Trello-Import-Funktion schnell und problemlos. Mit wenigen Klicks schaffte Fischer es, alle 110 Trello Boards samt Aufgaben, Checklisten und Tags in kürzester Zeit zu importieren.
Das Ergebnis: Skalierbare Arbeitsabläufe für nahtloses Projektmanagement.
Das FiSCHER-Team managt dutzende Projekte und Prozesse in MeisterTask. Neben klassischen Anwendungsfällen wie der Handhabung von EDV-Tickets hat es das Team auch geschafft, seine Projektboards für eher ungewöhnliche Prozesse anzupassen. So verwaltet es direkt in MeisterTask effizient unter anderem seinen Firmenfuhrpark oder auch Rechnungsfreigaben. Fischer erklärt:
“Dank MeisterTask brauchen wir kein eigenes Dokumenten-Management-System. Für die Rechnungsabwicklung haben wir zum Beispiel ein eigenes Projekt, in dem für jede Rechnung eine Aufgabe erstellt und an die zuständigen Mitarbeiter:innen zur Bearbeitung und Freigabe zugewiesen wird. Auch unsere Bestelleingänge werden in MeisterTask abgewickelt. Das Kanban-Format ist perfekt, um den aktuellen Status von bis zu 20 Produktions- und Versandabläufen gleichzeitig darzustellen.”
Darüber hinaus plant und organisiert das FiSCHER-Team mithilfe von MeisterTask Events, verwaltet Retouren und Reklamationen, kommuniziert mit Zulieferern und kümmert sich um das gesamte Office-Management. Anstelle via umständlicher Ketten-E-Mails kommuniziert das Team direkt in den Aufgaben. So sind wichtige Informationen und Dateien auf einen Blick für alle einsehbar. Fischer fasst die bedeutendsten Vorteile für das Unternehmen zusammen:
“MeisterTask ist einfach ein extrem anpassbares Tool, mit dem wir verschiedenste Arbeitsabläufe und Prozesse darstellen können. Für uns ist es die ideale Lösung, um Projekte gemeinsam zu verwalten und unsere Ziele mit Leichtigkeit zu erreichen.”
