sozial-pr: Digitale Strategien für soziale Organisationen.
sozial-pr realisiert Projekte für gute Zwecke. Sie beraten soziale Einrichtungen und Wohlfahrtsverbände in der DACH-Region in Sachen Digitalisierung. Seit 2019 nutzen sie MeisterTask, um ihre Arbeit in den Bereichen Kommunikation, Social Media und Community Management zu organisieren – und Kunden bei ihrem Digitalisierungsprozess zu unterstützen. Heute ist das eingeschworene Team gut organisiert und produktiv. Das allerdings war nicht immer so. Komplexe, unhandliche Software behinderte ihre Arbeit. Gründer Christian Müller und sein Team brauchten eine reibungslose und sichere Lösung, um Projekte, Dokumentation und Kommunikation zusammenzuführen – und wurden ein für alle Mal in MeisterTask fündig.
Das Problem: Hürden bei Zusammenarbeit und Wissensaustausch.
Für sozial-pr war MeisterTask mit MeisterNote die Lösung für ihr Problem mit unendlichen Informationen und mangelnder Struktur. Ein stetig wachsender Kundenstamm brachte erhebliche Herausforderungen mit sich und das Team brauchte dringend einen Weg, interne Projekte als auch die ihrer Kunden organisiert, transparent und zugänglich zu gestalten. Als die im Microsoft 365-Paket enthaltene Lösung mit Microsoft Planner und OneNote nicht das erhoffte Resultat brachte, hatte die Suche nach einer einfachen, aber effektiven Projektmanagement- und Dokumentationssoftware oberste Priorität.
Wir konnten zwar Grundlegendes in MS Planner erledigen, z. B. To-do-Listen für unsere individuellen Aufgaben erstellen – zwecks Zusammenarbeit und Projektmanagement war es aber umständlich, komplex und langsam.
Christian Müller
Gründer, sozial-pr
Microsoft 365 sollte jedoch Teil der Arbeitsabläufe von sozial-pr bleiben, denn Teams funktionierte gut für ihre interne Sofortkommunikation und speicherte viele ihrer vorhandenen Daten. Daher war die MS Teams-Integration von MeisterTask ein wichtiger Pluspunkt, denn dadurch konnten sie Projektboards direkt in Teams verwalten.
“Unsere Kunden sind in erster Linie soziale Einrichtungen und Wohlfahrtsverbände in Deutschland, bei denen Datenschutz und Datensicherheit Vorrang haben. Tools wie Trello und Asana sind für unsere Kunden nicht DSGVO-konform genug.”
Der wichtigste Aspekt – und ein weiterer Bereich, in dem sich MeisterTask auszeichnet – war die Sicherheit. Da die in den USA ansässigen Tools die strengen Datenschutzstandards nicht erfüllen, waren MeisterTasks DSGVO-Konformität und seine robusten Sicherheitsfunktionen ausschlaggebend. Christian fügt hinzu:
Die Lösung: Bessere Zusammenarbeit mit MeisterTask + MeisterNote vom 1. Tag an
Christian wandte sich an das Vertriebsteam von Meister, um eine kostenlose Testversion des MeisterTask Business-Abos für sein Team anzufordern. Die Testphase war erfolggekrönt. Waren bei MS Planner das Erstellen definierter Workflows und das Teilen von Informationen ein Albtraum, liefen diese bei MeisterTask wie geschmiert. Die einstimmige Entscheidung für das Business-Abo fiel nach nur vier Tagen, was vor allem an der Nutzungsfreundlichkeit von MeisterTask + MeisterNote lag.
“Mein Team hat sich bei MeisterTask + MeisterNote auf Anhieb zurechtgefunden. Es ist viel intuitiver als andere Tools, die wir verwendet haben.”
Es ging blitzschnell voran und schon bald liefen alle Projekte und Notizen von sozial-pr über die Software. Endlich konnte sich das Team von den Wissenslücken und frustrierenden technischen Problemen verabschieden, die ihre tägliche Arbeit unnötig komplex gemacht hatten.
Christian betont, dass MeisterTask trotz seiner Einfachheit einem die Flexibilität gibt, Projekte so zu strukturieren, dass sie den individuellen Bedürfnissen entsprechen. Zum Beispiel strukturiert sozial-pr Projekte lieber nach dem Arbeitskontext als nach Kunden. MeisterTasks Tagging-Funktion hilft ihnen, Aufgaben zu filtern und zu erkennen, welche Aufgaben sich auf welche Kunden beziehen. So behalten sie jederzeit den Überblick darüber, woran sie für den jeweiligen Kunden gerade arbeiten. Gleiches gilt für interne Projekte. Das folgende Projektboard veranschaulicht, wie sozial-pr Marketing-To-dos in MeisterTask organisiert und verfolgt.
Die Verwaltung großer Mengen an Informationen ist mit MeisterTask + MeisterNote jetzt viel einfacher, da viel weniger Zeit für die Suche nach Informationen draufgeht und mehr Zeit bleibt, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die wichtig ist. Christian erläutert:
“Wir erstellen für jeden Kunden eine Aufgabe in MeisterTask und verlinken in der Aufgabe unsere Kundendokumentation in MeisterNote. Auf diese Weise haben wir alles, was einen Kunden betrifft, an einem Ort – und müssen nicht in anderen Tools nach Informationen suchen.”
Diese Dokumentation umfasst Marken- und Redaktionsrichtlinien, strategische Dokumente und Projektpläne. Sie wird mit dem Kunden geteilt, der aufgefordert wird, sein Feedback in Kommentaren hinzuzufügen und zusätzliche Informationen direkt zur Notiz beizutragen. Dadurch wird die Zusammenarbeit schneller und die Bearbeitungszeit verkürzt. Den gleichen Ansatz verfolgt man bei der Zusammenarbeit mit Branchenkundigen, die zum Podcast von sozial-pr beitragen. Pläne, Anforderungen und Ressourcen werden via MeisterNote geteilt, damit alle Beteiligten auf dem Laufenden und demselben Stand sind.
Christian und sein Team nutzen MeisterTask mit MeisterNote auch für die Planung und Dokumentation von Meetings.
Schritt 1: Aufsetzen der Meeting-Agenda unter Verwendung der Aufgaben-Checklisten in MeisterTask
Schritt 2: Dokumentieren der Besprechungsnotizen zusammen mit Entscheidungen und nächsten Schritten in MeisterNote
Schritt 3: Erstellen und Zuweisen der Aufgaben aus den Aktionspunkten in der Notiz durch Christian, die dann zur Bearbeitung in MeisterTask bereitstehen.
In der Regel befindet sich alles, bei dem Handlungsbedarf besteht, in MeisterTask – alles, was aus Aktionen oder Besprechungen resultiert und auf das sie zurückgreifen müssen, in MeisterNote. Durch die Zentralisierung von Aufgabendetails und -entwicklungen und die Verknüpfung von Aufgaben mit Kontextinformationen in MeisterNote sind Christian und sein Team immer auf dem Laufenden, was wann passiert – und haben dabei den vollen Projektüberblick. Dadurch werden ihre Arbeitsabläufe optimiert und ihre Projekte transparenter. Das beugt Missverständnisse und Doppelarbeit vor und spart wertvolle Zeit.
Das Ergebnis: reibungslosere Projekte, besserer Wissenserhalt – und bis zu 4 eingesparte Wochenstunden.
“Die Ergebnisse sprechen für sich. Der Wechsel zu MeisterTask mit MeisterNote hat uns bis zu 4 Wochenstunden eingespart und den Wissenserhalt um 40 % erhöht.”
Seitdem sie von MS Planner und OneNote umgestiegen sind, spart sozial-pr jede Woche viel Zeit. Der Wissensaustausch läuft wie ein Schweizer Uhrwerk, die Effizienz ist auf dem Höhepunkt und das Team ist produktiver denn je. Christian erläutert, wie dies zum Teil auf die Einfachheit von MeisterTask + MeisterNote zurückzuführen ist.
“MeisterTask ist nicht mit Funktionen überladen, was ein Problem beim Testen von Software wie Asana war. Das Tool fügt sich nahtlos im Hintergrund ein, sodass wir leicht mit unserer Arbeit vorankommen.”
Durch die Dokumentation von Kundenfeedback, Ergebnissen und Erkenntnissen in MeisterNote verfügt jedes Teammitglied über das erforderliche Wissen, um bei Bedarf zu übernehmen. Wichtige Informationen werden nicht mehr „nur in unseren Köpfen“ aufbewahrt, sagt Christian. Vielmehr informieren die Erkenntnisse das Team darüber, wie es am besten mit Kunden interagiert, wie es kreative Arbeit verbessert und Strategien weiterentwickeln kann, um größtmögliche Wirkung zu erzielen.
Durch die Verknüpfung von Projektumsetzung und Dokumentation konnte das Team seine Workflows maßgeblich optimieren – für einfacheres Projektmanagement und reibungslose Zusammenarbeit sowohl intern als auch mit externen Mitwirkenden. Das Vertrauen in MeisterTask mit MeisterNote ist so groß, dass sozial-pr die Software allen Kunden empfiehlt, um ihre tägliche Arbeit zu verbessern – und um ihr Ziel einer fairen, gleichberechtigten Gesellschaft zu erreichen.
“Wenn Sie ein kleines bis mittelgroßes Team sind, das nach einer Möglichkeit sucht, Projektmanagement mit Wissensmanagement zu kombinieren und Hürden zwischen beiden verringern möchte, kann ich MeisterTask mit MeisterNote wärmstens empfehlen.”
