KOKE GmbH: Der Digital Signage-Experte
Dirk Koke führt die KOKE GmbH seit 2011. In über 10 Jahren hat sich der Full-Service-Dienstleister für Digital Signage auf die Beratung im Bereich der digitalen Kommunikation, der digitalen Werbung sowie Virtual- und Augmented Reality spezialisiert. Heute ist die KOKE GmbH bei Digital Signage – also bei digitalen Medieninhalten zum Zweck der Display-Werbung, Information und Interaktion mit Touch-Systemen – am deutschen Markt fest etabliert. Von der Konzepterstellung, über den Vertrieb der Hard- und firmeneigenen Software bis zur Erstellung der Inhalte und zur Montage und Betreuung der Endgeräte bei Kund:innen: Dirk und sein Team beraten hier umfassend, bei In- und Outdoor-Gerätelösungen.
Unser derzeit 25-köpfiges Team betreut deutschlandweit über 4.000 Displays für Unternehmen jeglicher Größe und versorgt diese mit Content
Dirk Koke
Gründer und Geschäftsführer, KOKE GmbH
… und der Erfolg gibt ihm Recht! Seine Expertise zu zukunftsweisenden Kommunikationssystemen, insbesondere in der Virtual und Augmented Reality, wird regelmäßig für Vorträge angefragt. Das ERFOLG-Magazin hat ihn 2023 nun zum „Top Experte Digitale Kommunikation“ gekürt. Eines seiner Geheimnisse? MeisterTask und MindMeister …
Das Problem: Den Überblick behalten.
Seit der Unternehmensgründung 2011 ist die KOKE GmbH laufend gewachsen. Vor Corona haben bereits über 40 Kolleg:innen mitgearbeitet, um die digitalen Werbe- und Kommunikationsprojekte individuell abzuwickeln. Als immer mehr KOKE-Crew-Mitglieder an verschiedenen Aufgaben in verschiedenen Projekten mit verschiedenen Sichtweisen arbeiteten, wurde es immer schwerer, den Überblick zu behalten. Dirk wusste, dass ein fehlender Projektüberblick zu Zeitverzögerungen, Kostensteigerungen oder Ressourcen-Engpässen führen kann. Das wollte er unbedingt verhindern.
So fing das Team um Dirk an, alle Aufgaben in einem Outlook-Kalender einzutragen und alles andere in Meetings abgewickelt. Dabei habe er gehofft, dass die Mitarbeitenden danach alle Aufgaben erledigen und sich dann melden, wenn die Aufgaben erledigt sind. Es hat nicht ganz so gut funktioniert … also hat das Team um Dirk versucht, mit der Aufgabenliste von Microsoft zu arbeiten. Das hat zwar zwar den Überblick der einzelnen Mitarbeiter:innen verbessert … aber dem Team fehlte weiterhin der große Projektüberblick.
So nahm sich ein Projektmanager an, die Tool-Landschaft nach einer besseren Teamlösung zu durchforsten. Trello und viele andere Tools wurden getestet … aber MeisterTask hat letztlich alle überzeugt. Der Grund war für Dirk eindeutig:
“Wir haben uns für MeisterTask entschieden, weil es eine der flexiblesten Lösungen war, die man sehr gut skalieren kann. Man ist nicht gefangen in einem Modell. Es gefällt uns, dass MeisterTask permanent und schnell weiterentwickelt wird – auch die Integrationen. Dank der durchdachten MeisterTask-Automationen sparen wir viel Zeit.”
Die Lösung: Agenda für besseren Fokus. Maps für bessere Ideen.
Das KOKE-Team nutzt MeisterTask seit 2018 und die Aufgaben sind seitdem nicht weniger geworden. Es sind viele – aber dennoch, hat das Team jetzt mehr Überblick. Dirk erklärt, wie er selbst mit MeisterTask die volle Kontrolle behält:
“Ich arbeite in MeisterTask nur mit der Agenda. Hier pinne ich all meine relevanten Tasks aus allen Boards an. So behalte ich den Überblick über alle Aufgaben, und muss nicht alle Boards durchklicken, um zu sehen, wo es Neuigkeiten gibt.”
In seiner Agenda hat Dirk sich die Spalte “Fokus” eingerichtet. Hier packt er alle Aufgaben aus allen Boards hinein, die er selbst bearbeiten möchte.
“In meinen Fokuszeiten lasse ich alle Benachrichtigungen automatisch ausschalten, um die Aufgaben fokussiert abarbeiten zu können. In dieser Zeit kommen auch keine Anrufe durch.”
Die Reihenfolge der Tasks (von oben nach unten in den einzelnen Spalten) ist in Dirks Agenda, aber auch in allen Boards bei KOKE, immer nach Priorität geordnet. Eine Automation hilft weiters, dass Mitarbeiter:innen nicht mehr als 4 Tasks auf einmal an sich binden können, damit kein Mitarbeitender überlastet wird.
Manchmal braucht das KOKE-Team neue Hardware, um Kundenprojekte gut abwickeln zu können. Dafür steht das MeisterTask-Board des Einkaufsteams bereit. Sobald in der Spalte “Wünsche?” etwas eingetragen wird, bekommt der zuständige Einkaufs-Mitarbeiter eine Benachrichtigung. Dieser kann den Bestellwunsch sofort prüfen und freigeben – und ihn in die nächste Spalte des Boards bewegen.
“So kann jeder im Team nachverfolgen, welche Wünsche von wem in welcher Menge bereits freigegeben oder bestellt sind. Alles ist sofort in den Tasks dokumentiert.”
Dirk erklärt, wie das Team neben MeisterTask auch MindMeister in der täglichen Arbeit einsetzt:
“Und um neue Ideen zu entwickeln und Zusammenhänge aufzuzeichnen, nutze ich mit meinen Projektleiter:innen gemeinsam MindMeister – und das wirklich intensiv.”
Das beweist etwa die folgende sehr komplexe Arbeitsmap, wo Marketing und Vertrieb zusammen all ihre Signage-Ideen für verschiedene Branchen im sammeln. Für einen besseren Überblick, setzen sie Farben ein, um die Ideen den verschiedenen Branchen zuzuordnen. Sie arbeiten auch mit Verbindungen zwischen Elementen, um Beziehungen zwischen verschiedenen Ideen aufzuzeigen und Ihre Map visueller zu gestalten.
Das Ergebnis: Über 50% weniger Meetings pro Woche und vollautomatisierte Aufgabenregelungen.
Das KOKE-Team verbindet heute die KOKE-Software mit MeisterTask und ermöglicht damit, dass Aufgaben teilweise vollautomatisiert eingespeist werden. Dadurch erspart sich das Team Arbeit und Zeit – und stellt sicher, dass an alles gedacht wird.
“Öffnet ein Kunde ein Projekt in unserer Signage-Software, dann bekommen wir in MeisterTask eine Benachrichtigung. Das ermöglicht uns, sofort kontrollieren zu können, ob die Lizenz des Kunden groß genug ist für das neue Projekt oder ein Upgrade notwendig wird und wir uns bei ihm melden müssen.”
Das KOKE-Team nutzt die Meister-Software auch dafür, um unkomplizierter und einfacher mit Externen an einzelnen Aufgaben zusammenzuarbeiten.
“Das Schöne am Arbeiten mit Externen mit der Meister-Software: Kein neues Tool und keine komplizierten Schnittstellen, mit denen man sich auseinandersetzen muss.”
But it’s not just collaboration with customers and partners that has improved. Meister software has also sped up the onboarding process for new employees, helping them reach productivity faster.
“MeisterTask is the first thing we provide training on during the onboarding process. As we do everything in MeisterTask, it’s a top priority. New employees can easily find the information they need as all our projects are managed transparently in one central place.”
Aber nicht nur die Arbeit mit Kund:innen und Externen funktioniert mit MeisterTask einfacher. Auch im Onboarding neuer Mitarbeiter:innen macht die Meister-Software den Prozess schneller.
“MeisterTask ist eines der ersten Dinge, die im Onboarding geschult werden. Es ist eines der wichtigsten Punkte – denn wir machen alles in MeisterTask. Neue Mitarbeiter ersparen sich viele Fragen, haben von Anfang an Transparenz und finden alles Wichtige aus ihrem Bereich an einem zentralen Ort übersichtlich dokumentiert.”
Dirk gefällt besonders der Aha-Moment, wo es bei neuen Mitarbeiter:innen, die zuvor noch nie mit MeisterTask gearbeitet haben, nach den ersten Arbeitstagen Klick macht.
“In dem Moment, wo die Agenda ins Bewusstsein der Mitarbeiter kommt, fühlen sie sich nicht mehr überfordert von dem Tool. Sie verstehen, dass sie nicht alle Boards durchklicken müssen, um alle Neuigkeiten zu erfahren. Mit der Agenda wird sofort klar, welche 4 Sachen heute zu erledigen sind und welche morgen.”
Unlängst war eine Mitarbeiterin krank, die eine dringende Werbung für einen Kunden hätte bearbeiten sollen, erzählt Dirk. Ein Kollege sprang ein und konnte sofort in der Aufgabe alles sauber nachlesen, alle Dateien finden, die es zu bearbeiten gab.
“Ja, es ist einfacher als zuvor, mit MeisterTask zu arbeiten. Es gibt keine Fragen mehr.”
Und obwohl er ein Freund von persönlichen Meetings ist – Dirk ist heute froh, dass sie keine Regelmeetings mehr haben. Noch vor ein paar Jahren hatte er zweimal pro Woche ein Meeting mit jeder der 5 Abteilungen, also unendlich viele Meetings. Das hat er mit MeisterTask abgeschafft. Das bedeutet mindestens 50% weniger Meetings pro Woche für Dirk.
“Jeder kann ein Meeting einberufen, wann immer er oder sie will – vorausgesetzt es ist notwendig. Dadurch haben wir ganz wenige Meetings. Heute es gibt keine Regelmeetings mehr – alles wird transparent, schnell und einfach in MeisterTask abgewickelt.”
Kreative Brainstorm-Meetings fallen jedoch nicht weg. Das gemeinsame Brainstormen und der gemeinsame kreative Prozess in der Ideenfindung ist Dirk und seinem Team viel zu wertvoll.
“Das wird nicht wegfallen. Ich brauche die Ideen und die Spontanität meiner Kolleginnen. Und alle Ideen sind dank der Mindmaps von MindMeister auch gleich immer für alle gespeichert und dokumentiert.”
