processline: Effizientere Abstimmung mit MeisterTask.
Die mehrfach ausgezeichnete inhabergeführte Unternehmensberatung processline aus Speyer (Rhein-Neckar-Region), wird seit 2016 von Statista und brand eins ununterbrochen als einer der „Besten Berater Deutschlands“ geführt, unter anderem in der Kategorie „Change & Transformation“. Keine Organisation, auch processline nicht, kann sich auf den Lorbeeren ausruhen oder auf der Stelle treten. Daher verwenden sie das Aufgabenmanagement-Tool MeisterTask, um effektiv „Change“ voranzutreiben, ausufernde Meetings oder E-Mails zu reduzieren und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Themen herauszuholen – erfolgreiche, nachhaltige Organisationsveränderungen.
Die Herausforderung: Effizienzsteigerung durch nachhaltiges Veränderungsmanagement.
Viele nennen sich „Change-Experten“, aber nur sehr wenige sind nachweislich qualifiziert. Veränderungsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Wachstums eines Unternehmens, und processline weiß, dass Wachstum auch an Effizienzen festzumachen ist.
Seit der Unternehmensgründung 2002 hat processline Change-Vorhaben für mehr als 180 Kunden erfolgreich umgesetzt und war 2020 sogar an der Erstellung der DIN SPEC 91405, dem Standardwerk für „Organisationales Change Management in Beratungskontexten“ beteiligt, was ihren Expertenruf festigte.
Unser Fokus liegt darauf, Unternehmen im Sinne des organisationalen Change Managements zu betreuen. Wir beschäftigen uns damit, den besten Weg zu finden, wie sich eine Organisation verändern sollte, um z.B. effizienter zu arbeiten – denn jede Organisation ist individuell zu betrachten. Dabei achten wir vor allem darauf, dass diese Veränderungen nachhaltig verankert werden.
Holger Lehmann
Leiter des Consulting-Teams bei processline
Viele Organisationen verwenden vorrangig immer noch statische Tools wie Microsoft Excel – etwa um Meetings zu organisieren oder bestimmte Informationen über komplizierte Filter in Tabellen zu suchen. Brauchen andere Kollegen dieselbe Information, müssen sie die Excel-Tabelle öffnen und ebenfalls den ganzen Aufwand betreiben.
Diese ineffizienten Abläufe und Tools sind Zeitfresser, auf die Change-Berater Holger Lehmann besonders genau blickt. Er empfiehlt Kunden, die im Tagesgeschäft primär mit Excel arbeiten, die Implementierung eines digitalen Aufgabenmanagement-Tools wie MeisterTask:
“MeisterTask ist viel einfacher und übersichtlicher als Excel. Damit eliminiert man auf einen Schlag zwei klassische Zeitfresser – langes Suchen und aufwendige Abstimmungsschleifen. Außerdem kann man Aufgaben in MeisterTask effizienter strukturieren und priorisieren, etwa durch die Verwendung von Checklisten und Tags.”
Als Change-Experte beschäftigt sich Holger Lehmann in zweierlei Hinsicht mit dem Thema Task Management: einerseits, um seine eigenen Aufgaben zu verwalten und effizient mit seinem zehnköpfigen Team zusammenzuarbeiten, und andererseits, indem er Unternehmen als processline-Berater auch bei der Wahl und Implementierung von Aufgabenmanagement-Tools unterstützt.
Die Lösung: Mit MeisterTask Arbeitsabläufe streamlinen.
Bis 2019 handhabte processline sein Aufgabenmanagement mit dem MS Planner Tool. Dabei bemerkte das Team, dass die internen Arbeitsabläufe noch nicht in allen Bereichen optimal liefen. So wünschte man sich:
mehr Transparenz
einen Überblick über laufende Projekte
schnellere Informationsbeschaffung
mehr Fokus auf aufgabenspezifischen Details und Anforderungen
Es erkannte auch, dass letzteres mit dem richtigen Tool, z.B. mit Checklisten, leicht zu bewerkstelligen wäre.
Diese Bedürfnisse führten dazu, dass processline beim Deutschen Beratertag 2019 auf MeisterTask aufmerksam wurde, wo Raphaela Brandner, Leiterin des Partner-Teams, das Tool vorstellte. Rasch wurde entschieden, MeisterTask einzuführen und über das Expert-Partner-Programm zusammenzuarbeiten.
Die Arbeit mit dem intuitiven Task-Management-Tool kam im Team von Anfang an gut an. Der effizienzorientierte Leiter des Consulting-Teams und aktive Berater Holger Lehmann verbringt viel Zeit damit, Aufgaben zu organisieren. Für ihn macht sich der „MeisterTask-Effekt“ durch eine deutliche Zeitersparnis bemerkbar:
“Für die Consultants von processline ist MeisterTask mittlerweile unersetzlich. Ich war überrascht, was für ein ‚Selbstläufer‘ das Tool ist. Man beginnt mit einer Abteilung, dann interessiert sich die nächste dafür. Das zeigt, wie intuitiv MeisterTask ist. Ich würde sogar sagen, dass keine Stunde vergeht, in der ich das Tool nicht nutze.”
processline hat MeisterTask sogar dazu verwendet, um im Jahr 2020 das „Change Akademie“-Weiterbildungsprogramm zu lancieren. Hierbei war Annika Wagner aus der Marketing-Abteilung federführend beteiligt.
Die ‚Change Akademie‘ ist unser Ausbildungsinstitut für Change Management und wurde als Schwestergesellschaft von processline von Beginn an mit MeisterTask geplant und umgesetzt.
Annika Wagner
Marketing Manager bei processline
Das Ergebnis: MeisterTask – ein unverzichtbares Hilfsmittel, das wertvolle Arbeitszeit einspart.
Für die Beratungsbranche sind digitale Task-Management-Tools ein Weg, um „Change“ in einem Unternehmen nachhaltig zu verankern. In der Regel arbeitet processline mit mittelständischen Unternehmen oder auf Konzernebene mit einzelnen Abteilungen bzw. Teams zusammen.
“Natürlich hängt es von der IT-Affinität eines Kunden ab, in welchem Ausmaß man ein digitales Tool sofort einsetzen kann. Es gibt aber quasi kein Projekt, bei dem MeisterTask nicht verwendet werden kann. Eher geht es darum, den richtigen Einsatz des Tools zu definieren, etwa über gestaffelte Bearbeitungsrechte, die auf die Erfahrung der Benutzer:innen Rücksicht nehmen.”
Durch die Implementierung von MeisterTask konnte processline seine gesetzten Ziele nicht nur erfüllen, sondern sogar übertreffen.
“Kurz gesagt: Wir können uns nicht mehr vorstellen, ohne MeisterTask zu arbeiten, egal, ob intern oder bei der Beratung von Kunden. Wir versenden weniger Mails und Nachrichten, weil wir unsere Arbeitsfortschritte direkt im Tool sehen. Und unsere Team-Abstimmungs-Meetings sind deutlich seltener und kürzer geworden. 45–60 Minuten alle zwei Wochen – das reicht mittlerweile völlig aus. Dank MeisterTask spare ich jeden Tag eine Stunde Arbeitszeit.”
