Abovo: Marken durch kreative Innovation zum Strahlen bringen.
Abovo ist eine Full-Service-Agentur für Design, Marketing und Werbung mit Sitz in North Dakota. Gegründet wurde sie im Jahr 2017 von Andrew Young, der auch der Creative Director des Unternehmens ist. Bei Abovo dreht sich alles um Innovation, Qualität und die bestmöglichen Ergebnisse für ihre Kund:innen. Von Videografie bis 3D-Modellierung, vom Webdesign bis zum Social-Media-Management – das Team von Abovo hat eine Menge auf dem Kasten. Da das digitale Fachwissen von Abovo sehr gefragt ist, sind einfache und effektive Workflows von größter Bedeutung. Seit 2020 spielt MeisterTask eine grundlegende Rolle bei der effektiven Verwaltung ihrer Projekte – so sehr, dass es laut Andrew nicht mehr wegzudenken ist.
Das Problem: Zeitverluste durch ineffiziente Prozesse.
Für viele junge Unternehmen ist es notwendig, ein striktes Budget einzuhalten. Das war bei Andrew und seinem Team nicht anders. In den Anfangstagen von Abovo verließen sie sich auf kostenlose Tools, um ihre Aufgaben und Projekte zu verwalten. Dies führte sie zu Wunderlist – einer einfachen „To-Do“-Listen-App, die ihnen half, organisiert zu bleiben. Dieser App fehlte es aber an Funktionen, um komplexere Aufgaben zu verwalten und ihr ständig wachsendes Arbeitspensum zu bewältigen. Die Lücken in der Funktionalität von Wunderlist wurden immer deutlicher, als das Unternehmen wuchs. Als dann noch Remote Work eingeführt wurde, wurden ihre Arbeitsabläufe noch komplexer. Andrew erklärt:
Wir wussten, dass wir eine Alternative zu Wunderlist brauchten. Ich hatte zuvor Basecamp verwendet, aber es war auch nie ideal. Wir brauchten etwas Robustes und Anpassbares, etwas Intuitives mit mehr Funktionen als eine typische To-Do-Listen-App. Da wir jeden Tag auf die Aufgabenverwaltung angewiesen sind, war es wichtig, die richtige Plattform zu finden. Wir haben 5 oder 6 verschiedene Tools getestet … und letztendlich hat sich MeisterTask durchgesetzt.
Andrew Young
Gründer und Creative Director, Abovo
Da das Team an zahlreichen Projekten arbeitet, die mehrere große Dateien umfassen, benötigte es ein Tool, in dem Links zu diesen Dateien neben kontextbezogenen Projektinformationen und Aufgabenaktualisierungen gespeichert werden können. Viele der von Abovo getesteten Tools erfüllten diese Anforderung nicht. Ohne einen Ort, an dem wichtige Dateien und Dokumente zentralisiert werden konnten, ging viel Zeit mit der Suche nach Informationen und der Nachverfolgung von Anfragen verloren. Auch die Weitergabe von Projektentwicklungen an Kund:innen nahm viel Zeit in Anspruch.
“Bevor wir MeisterTask eingesetzt haben, haben wir unsere Kund:innen per E-Mail informiert. Das hat viel Zeit gekostet – etwa 10 Minuten pro E-Mail. Die Einladung von Kund:innen in MeisterTask hat die Anzahl der Stunden reduziert, die unsere Kund:innenbetreuer mit der Kommunikation von Updates verbringen. So können sie ihre Zeit und ihren Aufwand auf die Bereiche konzentrieren, die die größte Wirkung haben.”
Die Lösung: Robuste Funktionen und anpassbare Workflows für effektives Projektmanagement.
Als Andrew und sein Team sich für MeisterTask entschieden, verpflichteten sie sich, das Tool zu einem zentralen Bestandteil ihrer Arbeitsabläufe zu machen. Diese langfristige Investition sollte ihre internen Prozesse effizienter gestalten und helfen, eine organisatorische Struktur zu schaffen. Alles war vorhanden – jetzt ging es darum, sie an die Bedürfnisse und den Arbeitsstil des Teams anzupassen. Andrew erklärt:
“Wir haben Projekte für Kund:innen, mit denen wir ständig zusammenarbeiten, einmalige Kund:innenprojekte und interne Teamprojekte. Für uns ist es entscheidend, so viele Projekte zu erstellen, wie wir wollen. Auch die vielen Möglichkeiten, unsere Projekte individuell anzupassen, sind unglaublich. Diese Flexibilität ermöglicht es uns, unsere interne Sprache und unsere Prozesse so zu implementieren, dass unsere Arbeitsabläufe übersichtlich und einfach zu befolgen sind.”
Das Abovo-Team passt etwa die Überschriften der Projektabschnitte an sein Bedürfnisse an, wie auf dam Projekt-Board oben zu sehen ist. Andrew erzählt, dass sein Team mit dieser Funktion sofort vertraut war. Sie schätzen es, dass das Projekt-Board leicht angepasst werden kann, wenn sich ihre Arbeitsabläufe im Laufe der Zeit entwickeln. Andrew erklärt weiter, dass OFA „Out for Approval“ bedeutet. Wenn eine Aufgabe in diesen Bereich verschoben wird, weiß das Team, dass sie auf das Feedback des bzw. der Kund:in warten. Die Möglichkeit, den Projektstatus und den Zeitpunkt der Fertigstellung zu sehen, ist äußerst hilfreich: Es sind weniger Rückfragen erforderlich, da alle Projektbeteiligten über alle Informationen verfügen, um unabhängig und effizient zu arbeiten. Farbcodierte Tags werden ebenfalls verwendet, damit das Team schnell erkennen kann, ob die Projektfristen flexibel sind. Dies ist vor allem in arbeitsintensiven Zeiten ein Vorteil. So hat das Team jederzeit einen schnellen Überblick über alle Projekte – und kann strategische Entscheidungen schnell treffen.
Dadurch, dass projektbezogene Informationen, Dokumente und Anlagen an einem Ort aufbewahrt werden, hat sich die Abstimmung im gesamten Team verbessert. Ein großer Vorteil für jedes Unternehmen, das flexible Remote- und Home Office-Regelungen einführt. Neben Funktionen für die Zusammenarbeit, wie Kommentare, Checklisten und Anhänge, verwendet Abovo die benutzerdefinierten Felder von MeisterTask, um bei großen Multimediadateien eine Verknüpfung mit dem Route-Server (dem Speicherort der Dateien) herzustellen. Andrew erklärt, dass das Route-Server-Feld in jedem neuen Task enthalten ist. Es dient als ständige Erinnerung, diese Information hinzuzufügen, so dass niemand fehlenden Dateien hinterherlaufen muss. Sich auf solche bewährten Vorgehensweisen wie diese im Team zu einigen, ist für den Erfolg der Abovo-Projekte von größter Bedeutung:
“Als wir anfingen, MeisterTask zu nutzen, war es für uns als Team sehr wichtig, die optimalen Anwendungsfälle zur Nutzung des Tools zu definieren und zu dokumentieren. Das hilft, dass wir alle auf derselben Seite stehen. Und wenn jemand neu zum Team stößt, kann diese Person sofort nachlesen und schnell loslegen.”
Das Ergebnis: Mehr Struktur und Effizienz – weniger Meetings und E-Mails.
Seit der Implementierung von MeisterTask hat Abovo die Projekteffizienz erheblich verbessert, die Zusammenarbeit rationalisiert und den Zeitaufwand für administrative Aufgaben reduziert. Die Kommunikation mit Kund:innen ist optimiert und transparent, so dass das Team weniger Zeit mit E-Mails und Meetings verbringt und mehr Zeit für das hat, was das Unternehmen voranbringt: seine preisgekrönte kreative Arbeit.
“Die Möglichkeit, Kund:innen Zugang zu unseren Projekten zu geben, hat sich sehr positiv auf die Effizienz ausgewirkt. Sie können jederzeit auf das Projekt zugreifen und sehen, wie wir vorankommen, welche Fortschritte gemacht werden, ob eine Frist eingehalten wird … Das hat die Anzahl der Meetings und E-Mails, die wir verwalten müssen, erheblich reduziert.”
Heute ist MeisterTask ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeitsabläufe bei Abovo. Da das gesamte Team das Tool nutzt, können sie mehr Aufgaben schneller erledigen – ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen. Die Möglichkeit, einen Überblick über ein Projekt zu behalten und den Aufgabenfortschritt zu verfolgen, stellt sicher, dass kein Detail übersehen wird. Das hilft Abovo, seinen Kund:innen einen erstklassigen Service zu bieten.
“Unsere Regel lautet: Wenn es einen umsetzbaren Punkt gibt, gibt es eine Aufgabe in MeisterTask dafür. Das Ergebnis ist, dass mehr erledigt wird. Es ist so einfach, die kleinen Dinge zu vergessen – aber MeisterTask hilft uns, dies nicht zu tun. Diese Details sind es, die den Unterschied ausmachen, vor allem für den oder die Kund:in.”
Im Rückblick auf ihre Produktivitätsreise richtet Andrew einige Worte an diejenigen, die sich in den ersten Tagen in einer ähnlichen Situation wie Abovo befinden könnten:
“Wenn Sie ein kleines bis mittleres Unternehmen sind, mag MeisterTask zunächst wie eine zusätzliche Ausgabe erscheinen. Wenn Sie jedoch noch nie ein Task-Management-Tool verwendet haben, haben Sie noch nicht die Erfahrung, was es für Sie tun – und wie es Ihre Organisation effizienter machen kann. Ich kann mir keine einzige Branche vorstellen, die nicht von einem richtigen, robusten Task-Management-System profitieren würde. MeisterTask ist ein unglaubliches Werkzeug, das Ihnen hilft, Ihr Unternehmen zu vergrößern.”
