SGW Bad Oeynhausen: Ein Wohnungsunternehmen, das in die Zukunft blickt
Die SGW Bad Oeynhausen ist ein kommunales Wohnungsunternehmen in Nordrhein-Westfalen. Die 1916 gegründete gemeinnützige Organisation, die sich mehrheitlich im Besitz der Stadt befindet, verwaltet rund 1.200 Wohnungen in der Region.
Die Geschäftsführung sowie Helene Heck, Assistentin der Geschäftsführung bei der SGW, erkannten, dass die Effizienz und Transparenz des Unternehmens unter der Abhängigkeit von papierbasierten Prozessen litt. Die häufigen dienstlichen Außentermine des Geschäftsführers machten eine einfache, effektive Lösung nötig, um sich virtuell abzustimmen und standortunabhängig zusammenzuarbeiten. Um dem gerecht zu werden, veranlasste Helene die Erprobung von MeisterTask. Aber lesen Sie doch einfach selbst, wie die SGW mit dem Tool auf die Erfolgsspur fand und mehr Transparenz sowie bessere Kommunikation erzielte.
Die Herausforderung
Vor der Umstellung auf eine digitale Lösung wurde der SGW förmlich von einer Flut von E-Mails und Dokumenten überrollt. Häufig musste Helene die E-Mails, die genehmigt werden sollten, zunächst ausdrucken, bevor sie darauf antworten konnte. Dies führte zu zahlreichen Ineffizienzen und noch mehr Papierverschwendung.
Der Geschäftsführer tat sich schwer, von unterwegs aus die Geschäfte im Blick zu behalten. Es mangelte ihm an einer zentralen Informationsquelle, die ihm einen klaren Überblick über den Projektfortschritt verschaffte. Obwohl Transparenz in der SGW schon immer eine große Rolle spielte, fehlte bis vor Kurzem die passende Infrastruktur, um diese zu realisieren. Das Unternehmen war sich dessen bewusst, dass die Implementierung einer Lösung eine Herausforderung sein würde, da vielerorts Digitalisierungsbemühungen an Akzeptanzproblemen neuer Tools scheitern. Dadurch war Helene und dem SGW-Team klar, dass sie zur Digitalisierung mehr als nur eine Software benötigten.
Die Lösung
Prinzipiell war es das große Ziel der SGW ihre Abläufe zu verbessern durch:
effiziente Gestaltung ihrer Kommunikation
Wahrung des Überblicks speziell von unterwegs aus
Heranführung aller Angestellten an neue Software
Fachbereich übergreifende Erhöhung der Transparenz
Lassen Sie uns für jeden dieser Punkte genauer betrachten, wie MeisterTask dazu beitrug.
Effizientere Kommunikation
Vor Einführung von MeisterTask war unser Geschäftsführer mit einer Flut an E-Mails und Aufgaben konfrontiert. E-Mails wurden teils ausgedruckt und mussten erst genehmigt werden, bevor sie beantwortet werden konnten. Mit MeisterTask haben wir die perfekte Lösung gefunden, um die Kommunikation effizient, nachhaltig und umweltfreundlich zu gestalten.
Helene Heck
Assistentin der Geschäftsführung
Die Integration von MeisterTask mit ihrem E-Mail-Provider ermöglichte es dem SGW-Team, E-Mails direkt in eine „Zur Info“-Spalte innerhalb einer MeisterTask-Kanban-Boards zu schicken, um sie später mühelos weiterzuverfolgen. Dadurch reduzierte sich die Anzahl der internen E-Mails und es entstand ein zentraler Ort, an dem Informationen mit einem Klick zugänglich und verwaltbar wurden – ein Produktivitätsschub, der zudem nachhaltig war.
Übersichtlichere Geschäftsabläufe von unterwegs
Angesichts der dienstlichen Abwesenheit der SGW-Geschäftsführung ist die MeisterTask-Tablet-App eine große Bereicherung für das Team. Sie ermöglicht die Kommunikation und Zusammenarbeit an Projekten und Aufgaben von unterwegs.
“Wir lieben es, die App zu nutzen, um von unterwegs aus zu kommunizieren. Sie ist einfach zu bedienen und ermöglicht es uns, wichtige Dokumente, Fotos und Aufgaben umgehend zu erfassen.”
Für Helene ist die funktionsreiche und intuitive App-Oberfläche die ideale Lösung, um reibungslose Geschäftsabläufe zu gewährleisten. Überhaupt hat die SGW mit MeisterTask viele Prozesse digitalisiert und nutzt die Plattform, um alles Erdenkliche zu verwalten, von der Planung und Genehmigung von Bauten bis hin zu Reisen und Rechnungen.
Verbesserte Einarbeitung in neue Software
Die Erfahrungen, die die SGW beim Onboarding von MeisterTask gemacht hat, waren durchweg positiv. Der engagierte Customer Success Manager des Teams nahm sich Zeit, um sicherzustellen, dass alles reibungslos vonstattenging, und passte das Tool an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens an. Helene führt aus:
“Nachdem wir uns entschieden hatten, MeisterTask in unsere täglichen Abläufe zu integrieren, gaben wir unseren Mitarbeitern zwei Wochen Zeit, um sich mit dem Tool vertraut zu machen. Unser Ziel war es, interne E-Mails auszumerzen und alle Informationen, einschließlich Abwesenheitsnotizen und internen Updates, ausschließlich in MeisterTask zu erfassen.”
Die MeisterTask-Academy spielte bei der Einführung eine zentrale Rolle. Dabei handelt es sich um eine Sammlung von maßgeschneiderten Kursen, die Teams dabei unterstützen, das Beste aus der Software herauszuholen, unabhängig von ihren technischen Kenntnissen. Dazu merkt Helene an:
“Dank der verständlichen Onboarding-Videos in der MeisterTask Academy konnten sich die Mitarbeiter schnell mit dem Tool vertraut machen und die positiven Effekte der digitalen Zusammenarbeit rasch verinnerlichen.”
Mehr übergreifende Transparenz
Einmal abgesehen vom Projektmanagement nutzt das SGW-Team in der MeisterTask-App auch Notizen, um Pläne, Ausschreibungen, strategische Dokumente und viele andere interne Unterlagen zu erstellen, zu teilen und abzustimmen. Letztendlich haben diese sogar zahlreiche Teamsitzungen von SGW ersetzt. Helene zufolge liegt das daran, dass es sich um eine transparentere Lösung, mit wechselseitiger Wirkung handelt:
“Wir legen großen Wert auf Transparenz in unserem Tagesgeschäft. Jede:r kann Aufgaben und Dokumente einsehen und kommentieren. So müssen wir uns nicht mehr ständig darum Gedanken machen, ob alle unsere Mitarbeiter:innen auf dem neuesten Stand sind.”
In ihrer Rolle als Assistentin der Geschäftsführung schätzt Helene insbesondere die Möglichkeit, mit der @all-Funktion alle Kollegen gleichzeitig zu benachrichtigen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle auf dem Laufenden bleiben und eingebunden werden. Außerdem entfällt die Notwendigkeit mehrerer Telefonate, Verteilerlisten oder täglicher Besprechungen, was die Abläufe effizienter macht und dem Team hilft, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.
“Mit MeisterTask ist alles transparent und online verfügbar.”
Das Ergebnis
Im Endeffekt hat die SGW ihre täglichen Abläufe mit einer unkomplizierten, zentralen Informationsquelle transformiert. Mit dem Wissen, dass Digitalisierung einen verlässlichen Partner erfordert, der die Softwareeinführung mit einbegreift, hat die SGW in MeisterTask ihre Lösung gefunden. Die Kombination aus einfacher, bedienfreundlicher Software und engagiertem Digitalisierungspartner hat die Abläufe in einem 100 Jahre alten Unternehmen gründlich aufgemischt. Dank effizienter Kommunikation, reibungsloser Zusammenarbeit und größerer Transparenz kann sich die SGW wieder auf alles Wichtige konzentrieren und das Leben von Tausenden von Menschen positiv beeinflussen.
