Was sind die Vorteile eines Wochenarbeitsplans?
In den meisten Unternehmen arbeiten Teams jede Woche an mehreren Projekten parallel. Jedes Projekt besteht aus zahlreichen Aufgaben und Meilensteinen, die vor der finalen Deadline abgeschlossen werden müssen. Als Teammanager:in unterstützt Sie ein Wochenarbeitsplan dabei:
Ihre Teammitglieder mithilfe von detailliertem Aufgaben- und Workflow-Management zu führen.
konkurrierende Prioritäten zu berücksichtigen und realistische Deadlines für jede wöchentliche Sprintphase festzulegen.
Budgets, Ressourcen und Zeitpläne zu verwalten, um alle Projekte auf Kurs zu halten.
Mit einer Wochenarbeitsplan-Vorlage versteht Ihr gesamtes Team die Erwartungen und kann sich darauf konzentrieren, die Arbeit fristgerecht zu erledigen. Dieser Ansatz hilft jedem Teammitglied dabei:
die zugewiesenen Aufgaben-Deadlines einzuhalten.
Wege zu finden, jede Aufgabe so effizient wie möglich abzuschließen.
Teamkolleg:innen bei größeren Projekten mit höheren Abhängigkeiten zu unterstützen.
Ein Wochenarbeitsplan für Ihre Projekte bietet einen ganzheitlichen Überblick über alle Aktivitäten, Deadlines, Ergebnisse und Meilensteine im wöchentlichen Workflow Ihres Teams. Wenn Sie die Wochenarbeitsplan-Vorlage nutzen, schaffen Sie mehr Abstimmung zwischen Team und Stakeholdern und halten Ihr Projekt auf Kurs.
Wann sollten Sie die Wochenarbeitsplan-Vorlage nutzen?
Die Wochenarbeitsplan-Vorlage ist besonders hilfreich, wenn:
Sie jede Woche mehrere Projekte verwalten müssen.
Prioritäten und Ressourcen angemessen festgelegt und verwaltet werden müssen.
Ihre Teammitglieder einen Master-Plan benötigen, um jeden Projekt-Meilenstein zu erreichen.
Als Teammanager:in ist es Ihre Aufgabe, den Wochenarbeitsplan zu überwachen, damit Ihr Team produktiv arbeiten kann. Verwenden Sie die Wochenarbeitsplan-Vorlage, um:
jede Aufgabe einem Teammitglied zuzuweisen und es über die Anforderungen zu informieren.
Blockaden oder konkurrierende Deadlines zu identifizieren, um die Arbeit effektiv zu planen.
den Fortschritt der Aufgaben und erreichte Meilensteine zu verfolgen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Aufgaben übersehen werden.
Die Wochenarbeitsplan-Vorlage bietet einen visuellen Fahrplan für mehrere Wochen voller Aufgaben und Prioritäten. Durch die Organisation der Arbeitslast in wöchentliche Sprints und Meilensteine erhalten alle Teammitglieder und Stakeholder einen klaren Überblick über Erwartungen, Verantwortlichkeiten und die Kapazität des Teams.
Falls Fragen oder Bedenken zum Wochenarbeitsplan auftreten, können Sie diese ansprechen und den Plan bei Bedarf anpassen. Sobald der Wochenarbeitsplan festgelegt ist, können alle Teammitglieder und Stakeholder die wöchentlichen Meilensteine überprüfen und sicherstellen, dass alle Aufgaben pünktlich und im Budgetrahmen abgeschlossen werden.
Wie nutzen Sie die Wochenarbeitsplan-Vorlage?
Die Wochenarbeitsplan-Vorlage ist ein wöchentlicher Kalender, der Aufgaben, Meilensteine und Ergebnisse auflistet. Sie bietet einen schnellen, visuellen Überblick über anstehende Aufgaben und Meilensteine, sodass Arbeitsabläufe effizient verwaltet und Fristen eingehalten werden können.
Sie können auch den integrierten Gantt-Tracker der Vorlage verwenden, um die Arbeit in jedem Wochenplan leicht zu verfolgen. Gantt-Diagramme sind wertvolle Tools für das Workflow-Management, die allen Beteiligten zeigen, wie viel Arbeit ein Team aktuell bewältigt und wann Ergebnisse zu erwarten sind.
Schritt 1: Den wöchentlichen Workflow abbilden
Beginnen Sie, indem Sie vertikale Spalten in Ihrer Vorlage erstellen und den Workflow des Wochenarbeitsplans abbilden. Denken Sie daran, dass Ihre Wochenarbeitsplan-Vorlage dazu dient, Projektmeilensteine in wöchentlichen Sprints zu organisieren. Erstellen Sie Spalten in Ihrer Vorlage für mehrere Wochen, in denen alle Aufgaben für den jeweiligen Zeitraum aufgelistet werden. Die letzte Spalte wird als „Abgeschlossen“ gekennzeichnet, um anzuzeigen, welche Aufgaben und Meilensteine erreicht wurden.
Beachten Sie, dass manche Wochen eine geringere Arbeitsbelastung haben können. Falls eines Ihrer Teammitglieder in einer bestimmten Woche weniger Aufgaben zu erledigen hat, können Sie ihm neue Anfragen von anderen Stakeholdern zuweisen. Fügen Sie auch wiederkehrende Aufgaben hinzu, um sicherzustellen, dass diese jede Woche abgeschlossen werden.
Schritt 2: Die Arbeitslast in Aufgaben unterteilen
Sobald Sie die Spalten für Ihre Wochen erstellt haben, können Sie alle Aufgaben im aktuellen Workflow Ihres Teams auflisten. Angenommen, Sie arbeiten in einem Gesundheitszentrum. Zu den Aufgaben Ihres Teams gehört es, Geräte zu beschaffen und zu desinfizieren, Personal zu schulen, Inventar sowie die Versicherung zu verwalten, Patient:innenfeedback einzuholen usw. Organisieren Sie diese Aufgaben in Ihren Wochenspalten, um den Workflow Ihres Teams zu visualisieren und mehrere Prioritäten gleichzeitig zu verwalten.
Sie erstellen eine neue Aufgabe, indem Sie auf das + in einer beliebigen Spalte Ihres Boards klicken. Fügen Sie eine detaillierte Beschreibung der Erwartungen und ein Label hinzu, damit Ihre Teammitglieder den Umfang der Aufgabe verstehen. Sie können auch Checklisten für jede Aufgabe erstellen, um alle Ergebnisse für das zugewiesene Teammitglied einzuschließen.
Schritt 3: Start- und Enddaten für Aufgaben festlegen
Sobald Ihre Aufgaben in der Vorlage aufgelistet sind, müssen Sie Deadlines zuweisen, um Erwartungen festzulegen und die Arbeitsbelastung Ihres Teams zu managen. Angenommen, die Beschaffung, Installation, Nutzung und das Einholen von Feedback zu neuen medizinischen Geräten ist ein großes und fortlaufendes Projekt.
Stellen Sie sicher, dass jede Wochenspalte eine angemessene Zeitspanne für die zugewiesenen Aufgaben enthält. Es ist besser, realistische Zeitrahmen zu setzen, anstatt mehr zu versprechen, als Ihr Team im wöchentlichen Workflow liefern kann.
Überprüfen Sie den Zeitplan mit Ihren Teammitgliedern und fragen Sie, ob die Deadlines realistisch und machbar sind. Klicken Sie dazu auf das Zeitleisten-Symbol in der oberen Navigationsleiste und wählen Sie „Projektablauf anzeigen“. Sie sehen alle Start- und Enddaten für jede Aufgabe, die in einem horizontalen Gantt-Tracker organisiert sind.
Schritt 4: Projektfortschritt überwachen
Sobald die Aufgaben erledigt sind, kann Ihr Team sie in die Spalte „Abgeschlossen“ des Wochenarbeitsplans verschieben. Die Berichtsfunktion in MeisterTask bietet Ihnen auf einen Blick eine Übersicht über die Abschlussdaten und Ergebnisse der Aufgaben. Nutzen Sie diese Einblicke, um Anpassungen am Projektablauf vorzunehmen und Ressourcen nach Bedarf umzuverteilen.
