Was sind die Vorteile der Kapazitätsplanung?
Das Ziel der Kapazitätsplanung ist es, vorherzusagen, ob Ihre bestehenden Teamressourcen das Projektziel effizient erreichen können. Ihre Aufgabe als Projektmanager ist es:
Die Projekterwartungen vorherzusagen und entsprechend zu planen
Sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die richtigen Ressourcen haben, um die Arbeitsbelastung zu bewältigen
Engpässe in den Projektanforderungen zu identifizieren, die gewünschte Ergebnisse verhindern könnten
Durch die Erstellung eines Kapazitätsplans können Sie die vollständigen Projektanforderungen sowohl für Stakeholder als auch für Teammitglieder darlegen. Ihre Teammitglieder können dann:
Die Führung bei Projektaufgaben übernehmen, die am besten zu ihren Fähigkeiten passen
Ihre Kapazitäten abschätzen, um Aufgaben innerhalb der vorgegebenen Zeitrahmen zu erledigen
Mit anderen Teammitgliedern bei komplexen Aufgaben zusammenarbeiten und Engpässe reduzieren
Die Kapazitätsplanung bietet einen realistischen Überblick über die Anforderungen zur Durchführung eines großen Projekts. Mit der Kapazitätsplanung Vorlage können Sie Ihre Budgets, Ressourcen und die Zeit Ihrer Teammitglieder effizient nutzen.
Wann sollte die Kapazitätsplanung Vorlage verwendet werden?
Die Kapazitätsplanung Vorlage ermöglicht Ihnen:
Arbeitsabläufe zu visualisieren, wobei jeder Abschnitt einen Teil eines Prozesses darstellt
Begrenzungen festzulegen, um Mitarbeiter vor Überlastung zu schützen
Die Kapazität zu schätzen, damit Sie das richtige Budget und die richtigen Ressourcen zuweisen können
Die Kapazitätsplanung Vorlage ist ein organisatorisches Tool, das Projektmanagern das Vertrauen gibt, realistische Projekttermine festzulegen. Angenommen, Sie arbeiten in einem Lager für ein großes Produktionsunternehmen. Ein Kunde hat gerade eine vollständige Lieferung neuer Widgets bestellt, und Ihr Team ist mit der Montage und Qualitätsprüfung dieser Widgets beauftragt.
Ihre Aufgabe als Projektmanager ist es, sicherzustellen, dass der Kunde mit der Lieferung zufrieden ist. Daher sollten Sie die Kapazitätsplanung Vorlage verwenden, um:
Den Projektzeitplan festzulegen, ausgehend vom endgültigen Liefertermin
WIP-Begrenzungen zu verwalten, indem Sie die Arbeitskapazität schätzen
Realistische Aufgabenfristen unter Verwendung historischer Daten und Berücksichtigung von Aufgabenabhängigkeiten festzulegen
Tägliche Stand-ups durchzuführen, um den Fortschritt zu überprüfen und Blockaden zu beseitigen
Durch die Verwendung der Kapazitätsplanung Vorlage haben Sie einen visuellen Überblick über alle Projektabläufe. Sie können leicht Engpässe identifizieren, die den Fortschritt verlangsamen, und die Projekttermine basierend auf der WIP-Kapazität Ihres Teams anpassen.
Die Vorlage erleichtert es auch, Statusaktualisierungen an Kunden zu liefern, wenn das Projekt wie geplant verläuft oder wenn Änderungen am Liefertermin vorgenommen werden müssen. Verwenden Sie die Kapazitätsplanung Vorlage als Ihre einzige Informationsquelle, um transparentere Kundenkommunikationen zu ermöglichen.
Wie man die Kapazitätsplanung Vorlage verwendet
Die Kapazitätsplanung Vorlage ist ähnlich wie eine Projektressourcenplanung Vorlage, da sie es Ihnen ermöglicht, Ihr Projekt zu organisieren und die entsprechenden Ressourcen zuzuweisen, um die geplanten Arbeiten abzuschließen.
Denken Sie daran, dass Ihre Vorlage dazu dient, alle Zeitpläne, Ressourcen und Budgets im Zusammenhang mit einem Projekt aufzulisten. Seien Sie so spezifisch wie möglich, wenn Sie alle Aufgaben auflisten, die erforderlich sind, um das Projekt bis zum vorgeschlagenen Termin abzuschließen.
Schritt 1: Projektworkflow skizzieren
Beginnen Sie damit, die vertikalen Abschnitte in Ihrer Vorlage anzupassen, um Ihren spezifischen Projektworkflow abzubilden. Weisen Sie den Abschnitten die Labels zu, die am besten zu Ihren speziellen Bedürfnissen passen. Denken Sie daran, dass dies kein traditionelles Kanban-Board ist, bei dem Aufgaben von links nach rechts wandern, während die Arbeit voranschreitet. Jeder Abschnitt sollte für eine bestimmte Art von Aufgabe oder einen Teil des Prozesses verwendet werden. Im Fall einer Fabrikproduktionslinie wären dies Produktion, Qualitätskontrolle oder Verpackung. Wenn eine Aufgabe innerhalb eines Abschnitts abgeschlossen ist, können Sie die Aufgabe einfach per Drag-and-Drop nach "Erledigt" verschieben.
Schritt 2: Arbeitslast in Aufgaben unterteilen
Nun sind Sie bereit, das Projekt in Aufgaben zu unterteilen. In einer Fertigungsanlage könnten diese Aufgaben beispielsweise die routinemäßige Wartung des Förderbandes oder die Montage von gefertigten Teilen zu fertigen Widgets umfassen.
Sie können eine neue Aufgabe erstellen, indem Sie auf das + in einem beliebigen Abschnitt des Boards klicken. Fügen Sie eine detaillierte Beschreibung der Erwartungen hinzu und weisen Sie ein Tag zu, damit der Verantwortliche den Aufgabenbereich versteht.
Schritt 3: Arbeitsaufwand schätzen
Hier können Sie beginnen, die Arbeitslast nach Schwierigkeitsgrad und Priorität zu priorisieren. Die Vorlage unterstützt Techniken zur relativen Arbeitsbewertung, die die Arbeit in kleine, mittlere oder große Liefergegenstände unterteilt. Wählen Sie ein voreingestelltes Tag, das Sie in der rechten Seitenleiste Ihrer Aufgabe finden, um anzugeben, wie viel Arbeit erforderlich sein wird.
Schritt 4: Aufgabenstart- und Endtermine festlegen
Sobald Ihre Aufgaben in der Vorlage aufgelistet sind, müssen Sie Liefertermine zuweisen, damit Ihr Team seine Produktivität verwalten kann. Es ist wichtig, hier die Aufgabenabhängigkeiten zu berücksichtigen. Beispielsweise muss in der Vorlage die Aufgabe „Montage von Gadget B“ natürlich vor der Aufgabe „Inspektion der Montage von Gadget B“ erfolgen und hat daher ein früheres Fälligkeitsdatum.
Für eine visualisierte Zeitleiste des gesamten Projekts klicken Sie auf das Zeitleisten-Symbol in der oberen Navigationsleiste und wählen Sie „Projektzeitleiste anzeigen“. Sie können sehen, welche Aufgaben von anderen abhängig sind und Ressourcen bei Bedarf neu zuweisen, um das Projekt im Zeitplan zu halten.
Schritt 5: Arbeitskapazität überwachen
Während Aufgaben abgeschlossen werden, haben einige Teammitglieder möglicherweise zusätzliche Kapazitäten, um Engpässe in anderen Bereichen des Projekts zu reduzieren. Verwenden Sie die Berichts-Funktion Ihrer Kapazitätsplanung Vorlage, um Fertigstellungstermine und Aufgabenoutputs zu überwachen.
