Was ist Ressourcenverteilung?
Ressourcenverteilung ist die Methode, mit der Sie die Ressourcen Ihres Teams definieren und organisieren, um Ihr Projekt zum Erfolg zu führen. Es ist ein bisschen wie das Dirigieren einer Symphonie – aber anstelle von Instrumenten koordinieren Sie Menschen, Materialien und Werkzeuge. Als Projektmanager hilft Ihnen die frühzeitige Zuweisung von Ressourcen dabei:
Verfügbare Ressourcen vollständig zu nutzen und Verschwendung zu reduzieren.
Ressourcenlücken zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden.
Sicherzustellen, dass Team- und Abteilungsabläufe reibungslos funktionieren.
Es hilft auch Ihren Teammitgliedern:
Ihre Hauptverantwortlichkeiten und Prioritäten in einem Projekt zu verstehen.
Effektiv zusammenzuarbeiten, um gemeinsame Ziele und Vorgaben zu erreichen.
Nur mit korrekt zugewiesenen und verfolgten Ressourcen können Sie Ihr Projekt termingerecht und im Budgetrahmen liefern. Erfolgreiche Ressourcenverteilung und -planung bedeuten einen höheren ROI und bessere Projektergebnisse insgesamt.
Wann sollten Sie die Kapazitätsplan Vorlage verwenden?
Die Kapazitätsplan Vorlage ist perfekt für Ihre Organisation, wenn:
Sie von analogen zu digitalen Arbeitsabläufen wechseln und eine schnelle Einführung und Schulung benötigen.
Sie Verantwortlichkeit und Transparenz in Remote- oder asynchronen Arbeitsstrukturen schaffen möchten.
Sie nach effizienten Methoden suchen, um große Mengen an Aufgaben, Notizen, visuellen Materialien und Dokumenten zu teilen.
Sie Sicherheits- und Compliance-Protokolle implementieren möchten, ohne für übermäßige Sicherheitsmaßnahmen zu zahlen.
Diese Vorlage kann an verschiedene Branchen und Arbeitsabläufe angepasst werden. Wenn Sie beispielsweise im Gesundheitswesen tätig sind, arbeiten Sie möglicherweise mit vielen Beteiligten an Ihrem Projekt. Dazu könnten Teammitglieder, Regulierungsbehörden und Vertriebspartner gehören. Sie können diese Ressourcen zentral zuweisen und planen, sodass klar ist, was wann und von wem erledigt werden muss – und Ihre Projektzeitachse im Blick behalten. Egal, ob Sie in der Produktion, im Bankwesen, im öffentlichen Sektor oder in einer anderen Branche tätig sind, von einer klaren und zentralisierten Ressourcenverteilung in MeisterTask profitieren Sie immer.
Wie Sie die Kapazitätsplan Vorlage verwenden
Die Kapazitätsplan Vorlage hilft Ihnen, Ihre Ressourcen in vier Kategorien zu unterteilen: verfügbare Ressourcen, ausstehende Zuweisung, zugewiesene Ressourcen und Überprüfung.
Verwenden Sie die Vorlage, um spezifische Teammitglieder und Geräte zu kennzeichnen, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich sind. Sie können auch Arbeitsstatus wie Vollzeit, Teilzeit oder Vertragstag verwenden, um die benötigte Zeit für die Erledigung jeder Aufgabe im Projekt zuzuweisen.
Schritt 1: Erstellen Sie Ihre Aufgaben
Erstellen Sie zu Beginn eine Aufgabe für jede Ressource (Person, Maschine oder Material). Klicken Sie dazu auf das + Symbol in einem beliebigen Projektbereich. Möchten Sie zunächst alle Ihre Ressourcen auflisten, bevor Sie sie organisieren? Erstellen Sie sie zuerst unter „Verfügbare Ressourcen“ und verschieben Sie sie später in den richtigen Bereich. Wenn Sie bereit sind, können Sie Ihre Aufgabe einfach per Drag & Drop von einem Bereich des Boards in einen anderen verschieben.
Schritt 2: Fügen Sie Aufgabendetails hinzu
Fügen Sie in jeder Aufgabe relevante Details wie Fähigkeiten, Verfügbarkeit oder andere Informationen hinzu, die die Nutzung der Ressource beeinflussen.
Aktualisieren Sie die Karten nach Bedarf mit Informationen über die bevorstehenden Projekte und Zuweisungsdaten. Diese Informationen können Sie in der Aufgabenbeschreibung einfügen. Wenn Ressourcen kommenden Projekten zugewiesen werden, ziehen Sie die Aufgaben in die Spalte für ausstehende Zuweisung.
Schritt 3: Weisen Sie Ihre Ressourcen zu
Um Ihre Ressourcen zuzuweisen:
Weisen Sie eine Ressource einem bestimmten Projekt zu und verschieben Sie deren Karte in die Spalte der zugewiesenen Ressourcen.
Aktualisieren Sie die Aufgabe mit Projektdetails, einschließlich Startdaten und erwarteter Dauer der Zuweisung.
Überprüfen Sie regelmäßig die Ressourcen in den Spalten der zugewiesenen Ressourcen und der Überprüfung, um sicherzustellen, dass sie effizient genutzt werden.
Schritt 4: Überwachen und passen Sie Ihre Ressourcen nach Bedarf an
Behalten Sie im Auge, wie die Ressourcen genutzt werden und wie sie zum Projektziel beitragen. Sie können die Zuweisungen basierend auf folgenden Aspekten anpassen:
Projektleistung und -anforderungen
Verfügbarkeit der Ressourcen
Neue Informationen über Ihre Ressourcen
Beispielsweise könnten Sie feststellen, dass ein Teammitglied eine bestimmte Software erlernt hat und daher für ein anderes Projekt, als das derzeit zugewiesene, wertvoller ist. Oder Sie erkennen, dass ein gebuchter Veranstaltungsort nicht mehr für das geplante Event geeignet ist. Um dies auf dem Board zu verfolgen:
Verschieben Sie Ressourcen, die angepasst werden müssen oder nicht mehr für ihre aktuellen Projekte benötigt werden, in die Spalte zur Überprüfung.
Entscheiden Sie, ob diese Ressourcen neu zugewiesen oder wieder in den Pool der verfügbaren Ressourcen zurückgeführt werden sollen.
Verwenden Sie diese Informationen, um zukünftige Ressourcenverteilungen zu informieren.
Schritt 5: Verfeinern und optimieren Sie den Prozess
Ermutigen Sie Teammitglieder, Feedback zur Ressourcennutzung zu geben.
Erstellen Sie regelmäßig Berichte, um zu analysieren, wie Ressourcen zugewiesen und genutzt werden, und identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten.
Basierend auf Feedback und Leistungsdaten verfeinern Sie den Arbeitsablauf. Erwägen Sie, neue Spalten oder Regeln hinzuzufügen, um spezifische Herausforderungen oder Chancen anzugehen.
