Was ist ein Framework für Compliance-Tracking und Berichterstattung?
Compliance-Überwachung ist eine kontinuierliche Bewertung, ob Ihr Unternehmen regulatorische Anforderungen einhält oder nicht. Ziel ist es, strenge interne Richtlinien zu entwickeln, die den spezifischen Standards Ihrer Branche entsprechen.
Ein Framework für Compliance-Tracking und Berichterstattung hilft Ihrem Unternehmen, regulatorische Vorgaben konsequent umzusetzen und Strafen zu vermeiden. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann zu hohen Geldstrafen führen. In extremen Fällen drohen sogar strafrechtliche Konsequenzen für die Verantwortlichen.
Der Hauptzweck eines solchen Frameworks besteht darin:
Risikobewertungen durchzuführen: Identifizieren Sie Risiken frühzeitig, stellen Sie die benötigten Ressourcen bereit und legen Sie entsprechende Aufgaben für Ihr Team an, um die Wahrscheinlichkeit von Verstößen zu minimieren und die Compliance zu wahren.
Compliance-Richtlinien zu entwickeln: Legen Sie klare Verfahren fest und kommunizieren Sie diese an Ihre Mitarbeiter:innen. Die Richtlinien definieren die Regeln, und Ihr Prozess für Compliance-Tracking und Berichterstattung stellt sicher, dass diese ordnungsgemäß umgesetzt werden.
Immer auf dem neuesten Stand zu bleiben: Passen Sie Ihren Framework regelmäßig an, um Änderungen in Vorschriften, Geschäftsprozessen oder Technologien zu berücksichtigen.
Warum lohnt sich eine Vorlage für Compliance-Tracking und Berichte?
Eine Vorlage für Compliance-Tracking und Berichte hilft Ihnen, Compliance-Anforderungen zu überwachen, Audits zu verwalten und eine rechtzeitige Berichterstattung sicherzustellen. Sie standardisiert die Überwachung und organisiert alle relevanten Aufgaben Ihres Teams.
Eine Vorlage für Compliance-Tracking und Berichte hat mehrere Vorteile:
Proaktives Compliance-Management: Ermöglichen Sie es Ihrem Team, Risiken frühzeitig zu erkennen und Aufgaben abzuschließen, um alle relevanten Vorschriften einzuhalten.
Risikobewertung und Workflow-Optimierung: Schaffen Sie standardisierte Prozesse für Ihr Aufgabenmanagement, um Risiken zu minimieren und den regulatorischen Standards gerecht zu werden.
Effiziente Durchsetzung: Entwickeln Sie detaillierte Aktionspläne, um Compliance-Programme zu bewerten und anzupassen, die Ihre Geschäftsinteressen schützen.
Kontinuierliche Überwachung: Verfolgen Sie Ihre Compliance-Aufgaben auf dem Projektboard und passen Sie sie an neue Regularien an.
Bessere Entscheidungsfindung: Geben Sie Ihrem Team klare Anweisungen zur Einhaltung aller Compliance-Protokolle, damit Aufgaben pünktlich und effektiv abgeschlossen werden.
Verbesserte Zusammenarbeit: Ein zentrales Projektboard erleichtert Teamarbeit, Koordination und Verantwortlichkeit.
Wie Sie Ihre Vorlage für Compliance-Tracking und Berichte nutzen
Mit dieser Vorlage für Compliance-Tracking und Berichte entwickelt Ihr Team mühelos Projekte, um mögliche Risiken frühzeitig zu identifizieren und dafür zu sorgen, dass alle Richtlinien eingehalten werden.
Holen Sie das Beste aus Ihrer Vorlage heraus – mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Schritt 1: Projektboard anlegen
Erstellen Sie zu Beginn des Projekts Spalten für jede Phase, vom Compliance-Tracking bis zur finalen Berichterstattung. Betrachten Sie dies als Ihr primäres Projektboard und visualisieren Sie die einzelnen Aufgaben im Projektverlauf. Nutzen Sie dafür die vorgefertigten Labels Zu erledigen, In Bearbeitung, In Überprüfung, Abgeschlossen und Archiviert. Alternativ können Sie auch eigene Labels für Ihre konkreten Bedürfnisse und Arbeitsabläufe definieren.
Wenn Ihre Teammitglieder mit den ersten Aufgaben starten, können Sie den Projektfortschritt über die einzelnen Spalten hinweg verfolgen. Kommt es einmal zu Verzögerungen oder Hindernissen, können Sie bequem zusätzliche Ressourcen zuweisen oder Aufgaben neu vergeben, damit keine Compliance-Angelegenheiten vergessen werden.
Schritt 2: Aufgaben erstellen und zuweisen
Sobald Sie Ihre Spalten angelegt haben, füllen Sie das Projektboard mit allen Compliance-Aufgaben, die erledigt werden müssen. Um eine neue Aufgabe zu erstellen, klicken Sie einfach auf das +-Symbol am oberen Rand Ihres Projektboards oder in einer beliebigen Spalte.
Haben Sie die Aufgabe erstellt, können Sie sie dem richtigen Teammitglied zuweisen und sogar Tags hinzufügen, um den Grad der Komplexität zu verwalten.
Um ein neues Tag anzulegen, klicken Sie in der Aufgaben-Seitenleiste auf „Tags“ > Verwalten > Tag hinzufügen.
Schritt 3: Überwachen und aktualisieren
Compliance-Anforderungen ändern sich häufig mit der Einführung neuer Gesetze und Technologien. Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig den Status der einzelnen Aufgaben, damit Sie so effizient und effektiv wie möglich arbeiten können.
Wenn Aufgaben abgeschlossen sind, verschieben Sie sie in die Spalte „Abgeschlossen“ auf Ihrem Projektboard. Sobald das Ergebnis geprüft und abgeschlossen ist, können Sie die Aufgabe in die Spalte „Archiviert“ verschieben und Ihren internen Ressourcen neue Aufgaben zuweisen. Treten während des Projekts einmal neue Risiken auf, aktualisieren Sie Ihr Projektboard: Identifizieren, taggen und verwalten Sie die betroffenen Aufgaben, um die neuen Anforderungen einzuhalten.
Schritt 4: Tracking und Überprüfung
Während die Arbeit an den einzelnen Projektaufgaben voranschreitet, überwachen Sie Arbeitsabläufe und Performance ganz einfach innerhalb Ihrer Vorlage. Klicken Sie auf das Symbol „Berichte“ auf dem linken Dashboard Ihres Projektboards und bewerten Sie die Teamleistung. Diese Funktion wird Ihnen helfen, Ihr Projektboard für zukünftige Compliance-Projekte noch besser zu gestalten.
