Was sind die Vorteile einer Projektablauf-Vorlage?
Jedes Projekt hat einen geplanten Start- und Endtermin. Ein Projektablaufplan veranschaulicht, wer welche Aufgaben übernimmt. Außerdem erkennen Sie Abhängigkeiten und wie sie sich auf die angestrebten Deadlines auswirken. Als Projektmanager:in hilft Ihnen eine Projektablauf-Vorlage dabei:
Ihrem Team die Richtung vorzugeben, sodass sich alle auf ein gemeinsames Ziel konzentrieren,
wichtige Meilensteine zu visualisieren und die richtigen Aufgaben zuzuweisen, um diese Ziele zu erreichen,
Hindernisse zu verfolgen, damit Sie die Arbeitsabläufe proaktiv anpassen können.
Ein visualisierter Projektablaufplan ist auch für Ihr Team nützlich. Anhand des Gantt-Diagramms können Ihre Teammitglieder klar erkennen:
wie sich ihre Aufgaben auf den Gesamtumfang des Projekts auswirken,
welche Lücken es im vorgeschlagenen Zeitplan gibt und wie der Projektablauf verbessert werden kann,
wie sie mit anderen Teammitgliedern an priorisierten Aufgaben zusammenarbeiten können.
Projektzeitpläne sind ein nützliches Tool, da sie allen Beteiligten einen Überblick über den Gesamtplan des Projekts ermöglichen. Mit der Projektablauf-Vorlage verbessern Sie die Abstimmung aller Stakeholder und halten das Projekt auf Kurs.
Wann Sie die Projektablauf-Vorlage verwenden sollten
Die Projektablauf-Vorlage gibt Ihnen einen visuellen Überblick:
über die Projektaufgaben und die angestrebten Deadlines,
wie Ihre Teams ihre Zeit verbringen, damit Sie die richtigen Aufgaben delegieren können,
wie Sie effizientere Workflows für Ihre Aufgaben einrichten können.
Angenommen, Sie arbeiten für eine öffentliche Behörde. Sie haben den Auftrag erhalten, die kommunalen Dienstleistungen zu verbessern, um die öffentliche Sicherheit zu erhöhen. Sie müssen nun alle Stakeholder auf den Plan einstimmen, einschließlich der Öffentlichkeit sowie der Rechts- und Compliance-Abteilung der Behörde.
Als Projektmanager:in ist es Ihre Aufgabe, den Zeitplan zu erstellen. Mithilfe der Projektablauf-Vorlage können Sie:
Projektprioritäten festlegen und alle Abstimmungsrunden mit den Beteiligten planen,
Vorschlagsfristen für öffentliche Anhörungen und zur Einhaltung von Vorschriften festlegen,
Fristen für die Beantragung öffentlicher Mittel setzen,
Aufgaben für die Erstellung der öffentlichen Kommunikationsstrategie erstellen,
Sitzungen zur Einbindung der Öffentlichkeit und zur Information der Stakeholder organisieren,
Öffentliches Feedback und die Budgets prüfen, um die Abschlussberichte zu erstellen.
Mit der Projektablauf-Vorlage erstellen Sie Aufgaben für Ihr Team, um jeden dieser Meilensteine zu erreichen. Jede Aufgabe wird dann mithilfe der in der Vorlage integrierten Zeitleiste in einem visuellen Gantt-Tracker abgebildet. Öffnen Sie einfach eine Aufgabe, wählen Sie ein Start- und Enddatum, und die Aufgabe wird automatisch dem Gantt-Tracker hinzugefügt.
Die Projektablauf-Vorlage unterteilt das größere Projekt in kleinere Aufgaben, die Sie im Gantt-Tracker einfach verwalten können. Auf diese Weise lässt sich das gesamte Projekt visuell und einfach darstellen.
Die Vorlage lässt sich leicht an Ihre individuellen Projektziele und Workflows anpassen, ganz gleich, ob Sie im öffentlichen Sektor, im Bankwesen, im Gesundheitswesen oder in einer anderen Branche mit großen, komplexen Projekten tätig sind.
Wie verwenden Sie die Projektablauf-Vorlage?
Die Projekablauf-Vorlage hilft Ihnen bei der Planung, Terminierung und Visualisierung aller Projektaufgaben mithilfe eines intuitiven Gantt-Trackers. Sie bietet einen kalenderbasierten Überblick über Ihr Projekt. Das macht es Ihnen leicht, die Aufgaben Ihres Teams zu planen und zu koordinieren. Listen Sie alle Aufgaben auf und weisen Sie die richtigen Fristen zu, um Ihre Vision in einen umsetzbaren Projektplan zu verwandeln.
Schritt 1: Projektablauf planen
Erstellen Sie zunächst die vertikalen Spalten in Ihrer Vorlage und skizzieren Sie den Projektablauf. Wenn Sie Ihr Projekt-Board in aufeinanderfolgende Phasen unterteilen, von der Planung und Vorbereitung bis zur Umsetzung und Kontrolle, erkennen Sie sofort, welche Aufgaben zu den jeweiligen Phasen gehören. So behalten Sie den Überblick über die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und die Reihenfolge, in der sie bearbeitet werden.
Weisen Sie den Spalten beliebige Label zu, die Ihre Bedürfnisse am besten abbilden. Denken Sie daran, dass das Ziel der Vorlage darin besteht, den gesamten Projektablauf abzubilden.
Schritt 2: In Aufgaben unterteilen
Sobald Sie Ihre Spalten festgelegt haben, erstellen Sie Aufgaben und weisen diese den entsprechenden Spalten zu. Im vorherigen Beispiel einer Initiative für öffentliche Sicherheit sollten Sie etwa alle Treffen mit Interessengruppen, öffentlichen Anhörungen, Compliance-Überprüfungen und Engagement-Aktivitäten auflisten. . Ordnen Sie jede Aufgabe der passenden Spalte zu, basierend auf ihrer Position in der Zeitleiste.
Wenn Sie in einem beliebigen Bereich des Boards auf + klicken, erstellen Sie eine neue Aufgabe. Fügen Sie eine ausführliche Beschreibung der Erwartungen sowie einen Tag hinzu, damit der/die Empfänger:in den Umfang der Aufgabe versteht. Zusätzlich können Sie Checklisten für jede Aufgabe erstellen, um die erforderlichen Leistungen für das zugewiesene Teammitglied zu erfassen.
Schritt 3: Start- und Endtermine für Aufgaben zuweisen
Sobald Sie die Aufgaben in der Vorlage aufgelistet haben, weisen Sie die Fristen zu, um den Projektablauf zu vervollständigen. Berücksichtigen Sie die Abhängigkeiten der Aufgaben. So kann etwa die Aufgabe „Entwurf eines Plans für die öffentliche Anhörung“ erst starten, wenn die Aufgabe „Stakeholder-Mapping“ begonnen wurde.
Jetzt sind Sie bereit für das entscheidende Feature der Projektablauf-Vorlage. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf das Zeitleisten-Symbol und wählen Sie „Projektzeitleiste anzeigen“. Dort sehen Sie das Start- und Enddatum jeder Aufgabe und erstellen so einen horizontalen Gantt-Tracker, der den Projektablauf visualisiert. Außerdem sehen Sie, welche Aufgaben von anderen abhängig sind, und können bei Bedarf Ressourcen zuweisen, um das Projekt bis zum Endtermin im Zeitplan zu halten.
Schritt 4: Projekt-Performance überwachen
Wenn Teammitglieder Aufgaben abschließen, setzen sie diese auf dem Board auf „Abgeschlossen“. Während des gesamten Projekts können Sie jederzeit die Projektzeitleiste überprüfen, um sicherzustellen, dass Aufgaben und Meilensteine wie geplant abgeschlossen werden. Die Berichtsfunktion in MeisterTask gibt einen schnellen Überblick über Fristen sowie über erledigte und noch offene Aufgaben. Nutzen Sie diese Einblicke, um bei Bedarf proaktiv Anpassungen am Projektablauf vorzunehmen.
