Was ist ein Projektauftrag?
Ein Projektauftrag ist ein kurzes, formelles Dokument, das die Ziele, den Umfang und die wichtigsten Stakeholder:innen eines Projekts skizziert. Er dient als grundlegende Vereinbarung, die die Richtung für das gesamte Projekt vorgibt und sicherstellt, dass alle Beteiligten auf gemeinsame Ziele, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten abgestimmt sind.
Ein gut gestalteter Projektauftrag sorgt für Klarheit und reduziert das Risiko von Missverständnissen oder unkontrolliertem Scope Creep. Er dient als klare Referenz, die das Team durch Herausforderungen und Änderungen führt, um das Projekt wie geplant abzuschließen. Egal, ob Sie ein neues Produkt einführen oder interne Prozesse verbessern – ein fundierter Projektauftrag stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und steigert die Erfolgswahrscheinlichkeit. Durch die Zeit, die Sie in die Erstellung eines klaren Projektauftrags investieren, schaffen Sie die Voraussetzungen für eine reibungslosere Umsetzung und bessere Ergebnisse.
Warum Sie eine Projektauftrags-Vorlage verwenden sollten
Eine Projektauftrags-Vorlage führt Sie effizient und zielgerichtet durch die Erstellung eines Projektauftrags. Sie hilft Ihnen dabei, Ihr Projektmanagement zu optimieren, Risiken zu reduzieren und Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen.
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile einer Projektauftrags-Vorlage:
Klarheit und Abstimmung: Die Vorlage stellt sicher, dass Ziele, Umfang und Ergebnisse Ihres Projekts von Anfang an klar definiert sind. Dadurch sind alle Stakeholder:innen auf dem gleichen Stand und spätere Missverständnisse werden vermieden. Unsere Vorlage hilft Ihnen dabei, das „Warum“ Ihres Projekts festzuhalten – den Zweck darzulegen, potenzielle Risiken zu identifizieren und die Ergebnisse zu klären.
Zeitersparnis und Effizienz: Unsere Vorlage bietet eine einsatzbereite Struktur, sodass Sie Ihren Projektauftrag nicht von Grund auf neu erstellen müssen. Sie müssen sich keine Sorgen machen, wichtige Details zu übersehen, da jede Spalte darauf abzielt, wesentliche Informationen abzudecken. So sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie stattdessen in Ihr Projekt investieren können.
Verbessertes Stakeholder:innen-Engagement: Ein gut strukturierter Projektauftrag hilft Ihnen, Ihr Projekt professionell und organisiert darzustellen. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, die Zustimmung aller Stakeholder:innen zu gewinnen und die nötigen Ressourcen zu sichern. Er fungiert als „Elevator Pitch“ für Ihr Projekt und sorgt dafür, dass Entscheidungsträger:innen den Wert und die Dringlichkeit Ihrer Initiative erkennen.
Risikomanagement: Durch die frühzeitige Darlegung potenzieller Risiken ermöglicht die Projektauftrags-Vorlage, Herausforderungen vorherzusehen und zu planen. Diese proaktive Herangehensweise an das Risikomanagement sorgt für eine reibungslosere Projektausführung und weniger unerwartete Hindernisse.
Wann sich eine Projektauftrags-Vorlage lohnt
Eine Projektauftrags-Vorlage ist ein vielseitiges und nützliches Tool, das in verschiedenen Branchen und für viele Arten von Projekten verwendet werden kann. Egal ob bei groß angelegten Initiativen oder kleineren internen Projekten – eine strukturierte Vorlage ist von großem Vorteil.
Beispiele für Branchen, in denen die Projektauftrags-Vorlage erfolgreich eingesetzt werden kann:
Banken und Finanzen: Für Projekte, die strikte regulatorische Anforderungen, detailliertes Risikomanagement oder eine abteilungsübergreifende Koordination erfordern.
Gesundheitswesen: Zur Verwaltung von Projekten für die Patient:innenversorgung, die Einhaltung von Gesundheitsstandards oder für funktionsübergreifende Teams in Kliniken und Krankenhäusern.
Fertigung: Für Projekte im Bereich Produktentwicklung, Betriebserweiterung oder zur Verbesserung der Effizienz der Lieferkette, um Präzision und Abstimmung zu gewährleisten.
Öffentlicher Sektor: Für Projekte der öffentlichen Verwaltung oder Dienstleistungen, bei denen Transparenz, Rechenschaftspflicht und eine abgestimmte Zusammenarbeit der Stakeholder:innen entscheidend für den Erfolg sind.
So nutzen Sie die Projektauftrags-Vorlage
Schritt 1: Aufgaben anlegen und anpassen
Unsere Vorlage enthält zahlreiche Aufgaben, die Sie für die Erstellung eines Projektauftrags benötigen, wie zum Beispiel „Projektziele definieren“, „Risikomanagementpläne entwerfen“ und „Projektziele mit Stakeholder:innen abstimmen“. Jede Aufgabe verfügt über eine Checkliste für eine gründlichere und übersichtlichere Planung.
Passen Sie diese Aufgaben nach Bedarf an oder entfernen Sie sie. Sie können auch eigene Checklistenpunkte und Anhänge zu jeder Aufgabe hinzufügen oder neue Aufgaben anlegen, indem Sie einfach auf „+ Aufgabe hinzufügen“ in der entsprechenden Spalte klicken.
Schritt 2: Aufgaben zeitlich planen
Skizzieren Sie, wann Sie an jedem Teil des Projektauftrags arbeiten werden, um einen klaren Zeitplan zu erstellen. Dies verschafft Ihnen und den Stakeholder:innen eine Übersicht darüber, was bis wann erledigt werden muss. Fügen Sie hierfür ein Start- und Enddatum für jede Aufgabe in der Seitenleiste hinzu. Ihre Aufgaben erscheinen anschließend in der „Zeitleiste“, der Gantt-Darstellung von MeisterTask, auf Ihrem Projektboard.
Sobald Sie alle Aufgaben in die Zeitleiste eingefügt haben, können Sie Engpässe und potenzielle Blocker leicht erkennen und Ihre Zeitplanung bei Bedarf anpassen.
Schritt 3: Aufgaben zuweisen und Verantwortung übernehmen
Weisen Sie jede Aufgabe einem Teammitglied zu und fügen Sie relevante Kommentare hinzu, um mehr Kontext zu bieten. Indem Sie Teammitglieder, die das Projekt umsetzen werden, frühzeitig einbeziehen, können Sie sicherstellen, dass Erwartungen und Ressourcen abgestimmt sind. Ihr Feedback hilft dabei, das endgültige Projektauftrags-Dokument zu gestalten.
Sie können bestimmten Aufgaben auch „Beobachter:innen“ hinzufügen. Beobachter:innen sind Stakeholder:innen, die über eine Aufgabe informiert sein müssen, aber nicht dafür verantwortlich sind. Um Beobachter:innen hinzuzufügen, klicken Sie in der jeweiligen Aufgabe auf „Beobachter:in“ und wählen Sie die entsprechende Person aus oder suchen Sie ihren Namen in der Toolbar.
Schritt 4: Fortschritt organisieren und verfolgen
Arbeiten Sie jeden Checklistenpunkt in Ihrer Aufgabe ab, um den Fortschritt zu verfolgen. Sobald alle Punkte abgeschlossen sind, können Sie die Aufgabe mit dem Button „Aufgabe abschließen“ als erledigt markieren.
Sobald jede Aufgabe auf Ihrem Board abgeschlossen ist, sind Sie bereit, das Projekt zu starten!
