Was sind die Vorteile der Projektplanung?
Ein Projektzeitplan ist eine allgemeine Übersicht, die die Fristen, Abhängigkeiten, Ressourcen und Aufgaben auflistet, die genutzt werden müssen, um Ihr Projekt abzuschließen. Als Projektmanager hilft es Ihnen dabei:
Das Endziel des Projekts zu konzeptualisieren
Meilensteine zu planen, die erreicht werden müssen, um das Endziel zu erreichen
Den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen, während Sie daran arbeiten, Meilensteinaufgaben zu erledigen
Pläne neu zu kalibrieren, wenn Herausforderungen den ursprünglichen Projektzeitplan stören
Durch die Erstellung eines Projektzeitplans verstehen die Projektmitglieder die an sie gestellten Erwartungen, sodass sie:
Effektive Entscheidungen bezüglich ihrer Zeit und Ressourcen treffen können
Effizientere Arbeitsabläufe entdecken, die das Projekt voranbringen
Anderen Teammitgliedern bei Aufgaben helfen können, die größere Abhängigkeiten erfordern
Projektzeitpläne stimmen Teams auf ein übergeordnetes Ziel und den erforderlichen Arbeitsablauf ab, um diese Ziele zu erreichen. Mit der Projekt Zeitplan Vorlage können Sie einen klaren Projektplan erstellen und Ihr Projektteam auf realistische Arbeitspläne abstimmen.
Wann sollte die Projekt Zeitplan Vorlage verwendet werden?
Die Projekt Zeitplan Vorlage ist perfekt, wenn Ihre Organisation:
Sich in der Planungsphase eines neuen Projekts befindet
Einen Arbeitsplan benötigt, um Projektmeilensteine zu planen
Abhängigkeiten und Ergebnisse skizzieren muss, um Ihre Ziele zu erreichen
Begrenzte Ressourcen hat und einen Plan erstellen muss, um die Bandbreite zu verwalten
Die Projekt Zeitplan Vorlage ist für nahezu jedes Projekt in jeder Branche anwendbar. Angenommen, Sie sind im Fertigungssektor tätig, und Ihr Team wurde beauftragt, eine neue Komponente für ein wichtiges Softwareprodukt zu entwickeln. Dazu müssen Sie einen Projektzeitplan erstellen, der Folgendes umfasst:
Die Aufgaben, die erforderlich sind, um die Komponente zu konzeptualisieren, zu entwerfen, zu entwickeln und bereitzustellen
Teammitglieder, die das Projekt durch verschiedene Entwicklungsphasen führen
Forschungs-, Test- und Finanzierungsziele, die das Projekt Wirklichkeit werden lassen
Rechts- und Compliance-Angelegenheiten, um alle Sicherheitsprotokolle vor der Bereitstellung zu zertifizieren
Jede Phase des Projekts erfordert eine andere Expertise. Deshalb ist es entscheidend, die richtigen Personen an Bord zu holen, die die geplanten Aufgaben ausführen und das Projekt von Anfang bis Ende leiten. Ein Projektzeitplan legt den Kurs fest und erstellt einen Plan, um das gewünschte Ziel zu erreichen, und die Projekt Zeitplan Vorlage bietet eine klare und prägnante Ressource zur Erstellung Ihres Masterplans.
Wie man die Projekt Zeitplan Vorlage verwendet
Die Projekt Zeitplan Vorlage organisiert Ihre Projektaufgaben in vier klare Abschnitte: To-Do, In Bearbeitung, Überprüfung und Abgeschlossen.
Sie können jeden Abschnitt verwenden, um so viele Details wie nötig hinzuzufügen, damit Ihr Team die Projektziele erreicht. Identifizieren Sie alle Aufgaben, die von anderen abhängig sind, und listen Sie die verschiedenen Meilensteine auf, die Sie im Verlauf des Projekts erreichen möchten. Seien Sie so transparent wie möglich, da der Projektzeitplan der Master-Guide für das gesamte Projekt ist.
Schritt 1: Setzen Sie die Projektfrist
Ein Teil dessen, was ein Projekt ausmacht, ist die Implementierung eines Rückwärtsterminkalenders, der die endgültige Projektfrist festlegt und die Meilensteine zur Erreichung dieser Frist in kleinere, handlichere Aufgaben unterteilt. Dies stellt sicher, dass jede Phase des Projekts im Zeitplan berücksichtigt wird und die Notwendigkeit für Last-Minute-Hektik verringert wird.
Verwenden Sie die Projekt Zeitplan Vorlage, um Ihre endgültige Projektfrist festzulegen und eine klare, transparente Aufzeichnung der Erwartungen für das Team zu erstellen. Sobald Sie die endgültige Frist festgelegt haben, können Sie mit dem Aufbau eines Rückwärtsterminkalenders beginnen, um den gesamten Projektzeitrahmen zu skizzieren.
Schritt 2: Listen Sie alle Projektaufgaben auf
Nachdem Sie die endgültige Projektfrist festgelegt haben, können Sie alle Aufgaben auflisten, die abgeschlossen werden müssen, und die Meilensteine, die erreicht werden müssen, um das gesamte Projekt abzuschließen. Die Aufgaben sollten direkt auf die übergeordneten Ziele des Projekts abgestimmt sein.
Beispielsweise, wenn Ihr Team ein neues Softwareprodukt entwickelt, sollten Aufgaben für Meilensteine wie Marktforschung, Finanzierung, Testen und Bereitstellung enthalten sein. Alle Aufgaben sollten als Sprungbrett zur Erreichung des endgültigen Projektziels fungieren, und Sie können Ihre Aufgaben organisieren, indem Sie Fälligkeitsdaten in der Projekt Zeitplan Vorlage festlegen und eine sequentielle priorisierte Reihenfolge erstellen.
Schritt 3: Laden Sie Ihre Teammitglieder zur Vorlage ein
Ein guter Projektmanager erkennt seine Grenzen und versteht, dass er bestimmte Projektanforderungen möglicherweise übersieht. Deshalb hat ein Projektmanager ein Team von Mitarbeitern, deren spezielle Fachgebiete übersehene Aufgaben identifizieren können, die für den Abschluss des Projekts von entscheidender Bedeutung sind.
Laden Sie Ihr Projektteam ein, die Projekt Zeitplan Vorlage über den Projektfreigabelink zu sehen. Beim Überprüfen des Projekts können sie alle übersehenen Aufgaben eingeben, Bedenken zu den festgelegten Fristen klären und die Genauigkeit der Aufgabenanforderungen basierend auf ihrem Fachgebiet überprüfen.
Schritt 4: Verwenden Sie Checklisten, um größere Aufgaben zu vereinfachen
Ihre Teammitglieder werden ihre Perspektive hinsichtlich der Komplexität der Aufgaben in der Projekt Zeitplan Vorlage teilen. Berücksichtigen Sie ihr Feedback und nutzen Sie die Gelegenheit, größere Aufgaben in kleinere, einfachere Deliverables aufzuteilen. Sie können Aufgaben-Checklisten verwenden, um alle Komponenten der Aufgabe im Auge zu behalten. Listen Sie alle Unteraufgaben oder Meilensteine in jeder Aufgabe auf, um jede To-Do für den Aufgabeninhaber klar zu machen.
Schritt 5: Verwenden Sie die Zeitleiste, um Projektdaten zu verfolgen
Ein großer Vorteil der Projekt Zeitplan Vorlage ist, dass sie Ihnen die Möglichkeit bietet, ein gesamtes Projekt in einer klaren Zeitleistenansicht zu sehen. Ähnlich wie bei Projektmanagement-Tools wie Gantt-Diagrammen bietet die Zeitleistenansicht einen klaren visuellen Überblick über alle Meilensteine und Fälligkeitstermine für Aufgaben in Ihrem Projekt.
Beim Aufbau eines Rückwärtsterminkalenders ist die Zeitleistenansicht der Vorlage eines Ihrer größten Assets. Sie können zukünftige Liefertermine festlegen, um Fristen zu organisieren und sicherzustellen, dass keine Aufgaben im Projekt vergessen werden.
Die Zeitleistenansicht ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, Ihre Teammitglieder für ihre Verantwortlichkeiten zur Rechenschaft zu ziehen. Aufgaben-Fälligkeitstermine bieten eine transparente Projektmanagement-Struktur, die es allen beteiligten Stakeholdern ermöglicht, ihre Arbeit entsprechend zu priorisieren.
Schritt 6: Organisieren und überwachen Sie die Projektleistung
Sie haben Ihre Projektziele aufgelistet, die endgültige Frist festgelegt, Stakeholder-Verantwortlichkeiten zugewiesen und Aufgaben an die entsprechenden Teammitglieder delegiert. Da das Projekt nun im Gange ist, liegt es in Ihrer Verantwortung als Projektmanager, die Leistung zu überwachen.
Verwenden Sie die Projekt Zeitplan Vorlage, um den Fortschritt der Aufgaben zu verfolgen, während sie abgeschlossen werden. Verschieben Sie sie durch jeden Abschnitt der Vorlage – einfach per Drag-and-Drop, um eine Aufgabe von einem Abschnitt in einen anderen zu verschieben. Sobald mehr Aufgaben die Überprüfungs- und abgeschlossenen Abschnitte erreichen, können Sie eine realistische Einschätzung treffen, ob Sie die geplante Projektfrist wie ursprünglich geplant einhalten können.
