Wie definiert sich eine großartige Veranstaltungsplanung?
Veranstaltungen sind komplizierte, stressige Unterfangen, deren effektive Organisation viel Zeit und Energie erfordert. Eventplanung hilft, Struktur in und um eine Veranstaltung zu bringen, und ermöglicht es Event- und Projektmanager:innen:
Stress zu reduzieren
für reibungslose Abläufe zu sorgen
rechtliche Fragen hieb- und stichfest zu klären
mit den richtigen Personen in Kontakt zu treten
Durch die Eventplanung weiß jede:r, der/die Sie bei der Organisation der Veranstaltung unterstützen, präzise, wer was wann zu tun hat. Durch mehr Strukturiertheit rund um die Veranstaltung stellt Ihr Team sicher, dass:
alle Teilnehmenden die Veranstaltung bekommen, die sie erwarten
Zeitpläne für Redner:innen als auch Stakeholder:innen eingehalten werden
alle Beteiligten wissen, was in den einzelnen Projektphasen zu erledigen ist
Die Veranstaltungsplanung sorgt dafür, dass ein detaillierter Plan erstellt und über den gesamten Veranstaltungszeitraum hinweg umgesetzt wird. Ein effektiv geplantes Event führt zu einem besser organisierten und koordinierten Erlebnis, an das Teilnehmende gerne zurückdenken werden.
Wofür wird die Veranstaltungsplanung Vorlage verwendet?
Die Veranstaltungsplanung Vorlage ist ideal für die Konzeption und Organisation Ihres anvisierten Events und unterstützt Sie dabei:
sämtliche Aufgaben zu organisieren, um das Event auf die Beine zu stellen
Ihr Eventbudget zu koordinieren, um alle Kosten decken zu können
den idealen Veranstaltungsort auszuwählen, um alle Gäste unterzubringen
den optimalen Zeitrahmen für Redner, Foren und Aktivitäten zu bestimmen
Angenommen, Ihr Unternehmen veranstaltet ein Seminar, zu dem Sie Branchenexpert:innen einladen, die den Teilnehmenden ihre Geschäftsgeheimnisse näherbringen sollen. Ihr oberstes Ziel ist es, Teilnehmende über die Umsetzbarkeit dieser Geschäftspraktiken zu informieren und dafür zu begeistern.
Zufälligerweise eignen sich Ihre Unternehmensprodukte bzw. -dienstleistungen ideal, um den Teilnehmenden zu helfen, die Praktiken auf ihr eigenes Wachstumspotenzial anzuwenden. Im Grunde genommen ist die Veranstaltung also Ihre Chance, Leads zu generieren. Daher sind Sie darauf erpicht, dass die Veranstaltung bei allen Teilnehmenden den bestmöglichen Eindruck hinterlässt.
Durch eine strukturierte, organisierte Veranstaltung schaffen Sie eine in sich stimmige Botschaft, die den Teilnehmenden den Wert Ihrer Marke und Ihrer Dienstleistungen vermittelt. Die Veranstaltungsplanung Vorlage hilft Ihnen, eine solche Inszenierung zu entwickeln, und enthält Checklisten für alle Deliverables, damit alle Stakeholder:innen wissen, wie Sie die Teilnehmenden am besten in zahlende Kunden verwandeln lassen.
So verwenden Sie die Veranstaltungsplanung Vorlage
Die Veranstaltungsplanung Vorlage ist so konzipiert, dass Sie Ihr Event mit Präzision und Effizienz planen, strukturieren, organisieren und durchführen können. Sie ermöglicht Ihnen, hochkomplexes Veranstaltungsmanagement in kleinere Meilensteine herunterzubrechen, die für Ihre Teammitglieder leichter zu meistern sind.
Das Beste an der Veranstaltungsplanung Vorlage ist die integrierte Projektzeitleiste, die einem Gantt-Tracker ähnelt. Diese Funktion ist besonders in der Eventplanungsphase hilfreich, da Sie damit Start- und Enddatum für bestimmte Aufgaben festlegen und sie im zeitlichen Zusammenhang anordnen können. So können Sie Ihre Ressourcen bei der Ausarbeitung der verschiedenen Veranstaltungsaspekte effizienter verwalten.
Schritt 1: Organisieren Sie Ihr Event in eine Spaltensequenz
Als Event-Projektmanager:in sollten Sie als Erstes in Ihrer Vorlage Spalten erstellen, die den Augabenstatus im Workflow Ihres Teams widerspiegeln. Am besten benennen Sie jede Spalte sequenziell nach Bearbeitungsschritten: Ausstehend, In Bearbeitung, Zu Überprüfen, Erledigt.
Sie können den Spalten einen beliebigen Namen geben. Versuchen Sie jedoch, sich grob an dieser Abfolge zu orientieren. Erfolgreiche Eventplanung erfordert nämlich, dass jede Aufgabe diese Spalten durchläuft. Verkomplizieren Sie den Ablauf nicht zu sehr, sonst riskieren Sie, dass der Veranstaltungsplan aus dem Ruder läuft.
Schritt 2: Listen Sie alle erforderlichen Aufgaben auf
Nun sind Sie so weit, die Aufgaben, die für die Realisierung Ihres Events erforderlich sind, aufzulisten. Eine neue Aufgabe erstellen Sie, indem Sie in einer beliebigen Spalte Ihres Projektboards auf das + klicken. Fügen Sie eine detaillierte Anforderungsbeschreibung zur Aufgabe hinzu und taggen Sie das verantwortliche Teammitglied.
Denken Sie bei der Auflistung Ihrer Aufgaben daran, dass diese von anderen Aufgaben abhängen, die zuerst erledigt werden müssen. Wissen Sie, dass eine bestimmte Aufgabe von einer anderen abhängt, vermerken Sie dies in der Aufgabenbeschreibung. Dadurch wird die Aufgabenabfolge deutlicher und Sie können die passenden Ressourcen für jede Aufgabe einsetzen.
Schritt 3: Weisen Sie die Aufgaben passenden Ressourcen zu
Nachdem Sie Ihre Aufgaben aufgelistet haben, können Sie nun Ressourcen zuteilen, um sicherzustellen, dass jede Aufgabe erledigt wird. Ziehen Sie dabei Dinge in Betracht wie Budgets, die Anmietung von Objekten, Technik und Equipment aber auch Genehmigungen.
Die Veranstaltungsplanung Vorlage unterstützt Techniken zur relativen Arbeitseinschätzung, so dass Sie jede Aufgabe als kleines, mittleres oder großes Deliverable kennzeichnen können. Verwenden Sie die relative Arbeitseinschätzung, um sich ein Bild davon zu machen, wie viele Ressourcen für jede Aufgabe erforderlich sind. Anschließend können Sie koordinieren, wie Sie Ihre Ressourcen ideal zur Realisierung des Projekts einsetzen.
Schritt 4: Erstellen Sie eine Zeitleiste für Ihre Eventplanung
Wenn Sie alle Aufgaben aufgelistet und Ihre Ressourcen eingeplant haben, können Sie auf eine der besten Funktionen der Veranstaltungsplanung Vorlage zugreifen: die integrierte Projektzeitleiste. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Projektzeitleiste anzeigen“ oben auf Ihrem Projektboard, um die Funktion zu aktivieren. Jetzt können Sie damit beginnen, alle Ihre aufgelisteten Aufgaben auf der Projektzeitleiste anzuordnen.
Ziehen Sie einfach jede Ihrer Aufgaben von Ihrem Projektboard auf die Projektzeitleiste, um Ihre Veranstaltungsplanung auszuarbeiten. Sobald Sie eine Aufgabe darauf abgelegt haben, klicken und ziehen Sie die Aufgabe horizontal zurecht, um das entsprechende Start- und Enddatum festzulegen. So erhalten Sie einen Überblick darüber, wie die einzelnen Aufgaben vonstatten gehen, und können sicherstellen, dass Ihre Eventplanung auf Kurs bleibt. Auch Ihre Teammitglieder können die Zeitleiste einsehen, um ihre Zeitpläne für die Fertigstellung der Aufgaben an die Deliverables anzugleichen.
Schritt 5: Verfolgen Sie Statusupdates und Abhängigkeiten
Während der Bearbeitung der Aufgaben, sind Sie als Projektmanager:in verantwortlich, Statusupdates zu verfolgen und allen Stakeholder:innen über den Fortschritt zu berichten. Mithilfe der Berichtsfunktion können Sie Lageberichte erstellen und regelmäßig über den Fortschritt der Eventplanung berichten. Dies gibt allen Beteiligten die Gewissheit, dass die anvisierte Veranstaltung wie geplant durchgeführt werden kann.
