Was sind die Vorteile der Projektplanung?
Ein Projektplan weist den Teammitgliedern bei der Aufgabenerledigung den Weg. Außerdem ermöglicht er Projektmanagern:innen sowohl die Meilensteine auf dem Weg zur Projektvervollständigung als auch etwaige Hürden oder Herausforderungen bei der Erbringung von Leistungen zu prognostizieren.
Daraus lassen sich viele Vorteile eines strukturierten Projektplans ableiten, u. A.:
enge Zusammenhänge zwischen Projektplänen und Projekterfolgsraten
kausal transparente Pläne führen zu besseren Projektresultaten
detaillierte Projektplanung bedeutet mehr Effizienz und solidere Leistungen
Ihr Projektplan ist ein Leitfaden für das gesamte Projekt, auf den Ihre Teammitglieder jederzeit zurückgreifen können, um:
festzustellen, wie sie ihre Arbeit am effizientesten gestalten können
sicherzustellen, dass sie die wichtigsten Aufgaben priorisieren
miteinander Kollaborations- und Kommunikationsstrategien abzusprechen
Bei der Inangriffnahme eines neuen Projekts bietet ein fundierter Projektplan allen Stakeholder:innen Orientierungshilfe. Unsere Vorlage für die Projektplanung ist eine Art Wegweiser, der allen Teammitgliedern zeigt, was zu tun ist, welche Fristen einzuhalten sind und wie Ressourcen eingesetzt werden, um Ergebnisse zu erzielen.
Wofür wird die Projekt Planen Vorlage verwendet?
Die Projektplan-Vorlage ist ein praktisches Tool, das Sie dabei unterstützt:
Projektziele, Zielvorgaben und Erfolgskriterien festzulegen
wichtigen Stakeholder:innen Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen
den Projektumfang und das Budget zu definieren
realistische Meilensteine, Deliverables und Abhängigkeiten zu erstellen
Zeit- und Kommunikationspläne für alle Teammitglieder zu erstellen
Gehen wir davon aus, dass Sie als Projektmanager mit der Durchführung eines neuen Projekts betraut wurden. Das Ziel des Projekts ist die Ergänzung um neue Produkt- oder Dienstleistungsfunktionen, die letztlich das Unternehmenswachstum durch höhere Kundenumsätze steigern sollen.
Die Projektplan-Vorlage ist eine einfach zu handhabende Ressource, mit der Sie den Gesamtumfang Ihres Projekts bis zur Vollendung ausarbeiten können. Das Projektboard enthält vorgefertigte Aufgaben, die Ihnen genau zeigen, wie Sie die Vorlage verwenden und die einzelnen Schritte Ihres Projekts abbilden können. So bringen Sie Ihren Projektplanungsprozess schnell über die Bühne.
So verwenden Sie die Vorlage für die Projektplanung
Unsere Projekt Planen Vorlage ist das ideale Hilfsmittel, um Ihren Planungsprozess ins Rollen zu bringen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Ihren Projektplan erstellen sollen, bietet Ihnen die Vorlage eine optische Anleitung, um das Projektboard aufzusetzen, damit Sie Ihre Ziele definieren, Ressourcen verwalten und angemessene Zeitrahmen festlegen können.
Denken Sie daran, dass Ihre Teammitglieder die Vorlage als Leitfaden verwenden werden. Seien Sie daher beim Auflisten von Aufgaben, Meilensteinen, Abhängigkeiten und Ergebnissen so präzise wie möglich. Transparenz mit Ihren Teammitgliedern ist das A und O, damit das Projekt sorgfältig und effizient abgeschlossen werden kann.
Schritt 1: Skizzieren Sie den Projektablauf
Beginnen Sie mit der Anpassung der vertikalen Spalten in Ihrer Vorlage, um Ihren individuellen Projektablauf abzubilden. Die Vorlage enthält folgende vorgefertigte Spalten: Initiierung, Planung, Ressourcen, Ausführung, Überwachung und Abschluss.
Sie können die Spalten nach Ihren individuellen Bedürfnissen umbenennen. Behalten Sie jedoch im Hinterkopf, dass Sie Ihre Vorlage im Stil eines Kanban-Boards aufbauen sollten, d. h. jede Spalte sollte eine Projektphase widerspiegeln.
Schritt 2: Unterteilen Sie den Ablauf in Teamaufgaben
Als Nächstes teilen Sie das Projekt in Aufgaben ein. Eine neue Aufgabe erstellen Sie, indem Sie in einer beliebigen Spalte Ihres Projektboards auf das + klicken. Fügen Sie unbedingt eine detaillierte Beschreibung der Erwartungen zur Aufgabe hinzu und versehen Sie sie mit einem Tag, damit der:die Aufgabeninhaber:in den Umfang kennt.
Befinden Sie sich noch am Anfang Ihrer Projektzeitleiste, sollten die meisten Aufgaben in den Vorlagenspalten „Initiierung“ oder „Planung“ angesiedelt sein. Im weiteren Projektverlauf verschieben Sie die Aufgaben dann je nach Fortschritt in andere Spalten.
Schritt 3: Weisen Sie die Aufgaben passenden Ressourcen zu
Jetzt teilen Sie Ihre Ressourcen ein und stellen Abhängigkeiten im Projekt dar. Die Vorlage unterstützt Techniken zur relativen Arbeitseinschätzung, die die Aufgaben in kleine, mittlere und große einteilen. Sie können Ihre Aufgaben nach Schwierigkeitsgrad ordnen und Prioritäten setzen, um die Aufgaben auf der Projektzeitleiste voranzubringen.
Schritt 4: Legen Sie Start- und Enddaten fest
Sobald Sie Ihre Aufgaben aufgelistet und Ihre Ressourcen zugeteilt haben, müssen Sie die Fertigstellungstermine festlegen, damit Ihr Team seine Produktivität steuern kann. Dabei ist es wichtig, Aufgabenabhängigkeiten zu berücksichtigen. Wenn Ihr Projekt z. B. Fließbandarbeit oder die Entwicklung neuer Software umfasst, gibt es Aufgaben, die abgeschlossen sein müssen, bevor andere beginnen können. Machen Sie sich dieses Wissen zunutze, um für jede Aufgabe ein realistisches Start- und Enddatum festzulegen, damit Sie die Projektfrist einhalten können.
Um einen aufschlussreichen Überblick über Ihren Projektzeitplan zu erhalten, klicken Sie auf das Zeitleistensymbol in der oberen Navigationsleiste und wählen Sie „Projektzeitleiste anzeigen“. Darin können Sie sehen, welche Aufgaben von anderen abhängig sind, und bei Bedarf Ressourcen neu zuteilen, um das Projekt bis zum Abschluss auf Kurs zu halten.
Schritt 5: Verfolgen Sie Personalkapazitäten
Werden Aufgaben abgeschlossen, verfügen einige Teammitglieder über Kapazitäten und können möglicherweise Engpässe in anderen Bereichen des Projekts beheben. Nutzen Sie die Berichtsfunktion Ihrer Projektplan-Vorlage, um den Aufgabenoutput und Fertigstellungstermine zu verfolgen. Weisen Sie Teammitgliedern größere Aufgaben zu, wenn Verzögerungen oder Engpässe die Deliverables beeinträchtigen.
