Was sind die Vorteile von Wochenarbeitsplänen?
Ein Wochenarbeitsplan ähnelt sehr stark den 1-wöchigen Sprints, wie sie in großen Unternehmen, vor allem im Tech- und IT-Bereich, üblich sind. Als Projektmanager:in ist es Ihre Aufgabe, den wöchentlichen Arbeitsplan so zu gestalten, dass:
die wichtigsten Aufgaben in einem Projekt priorisiert werden
Ihr Team die Ressourcen hat, um die Wochenziele zu erreichen
das Stresslevel niedrig bleibt und für Fokus und Konzentration gesorgt ist
Der Wochenarbeitsplan gibt die wöchentliche Agenda vor und ermöglicht es Ihren Teammitgliedern, ihre To-dos entsprechend dem Masterplan zu priorisieren. Er trägt auch dazu bei, dass Ihre Teammitglieder:
die Anforderungen Ihrer Wochenaufgaben leicht verstehen
Wochenpläne erstellen, die kritische Aufgaben priorisieren
sich für Ihre wöchentlichen Leistungen anerkannter und erfüllt fühlen
Wöchentliche Arbeitspläne sind unschätzbare Ressourcen zum Erstellen von Wochenplänen für die Mitarbeiter und zum Organisieren von Projektleistungen. Durch den Einsatz dieser Aufgabenmanagement-Tools können Sie Ressourcen zuweisen und die Erwartungen in einer bestimmten Woche bewältigen. Die Erstellung konsistenter wöchentlicher Arbeitspläne hilft Ihrem Team, jeden Meilenstein in einem großen Projekt zu realisieren, bis es das angestrebte Projektziel erreicht hat.
Wofür werden Arbeitspläne Vorlagen verwendet?
Arbeitspläne Vorlagen verschaffen Ihnen und Ihrem Team einen Überblick über alle in der jeweiligen Woche anstehenden Aufgaben, indem:
Wochenprioritäten in tägliche Arbeitspläne umgewandelt werden
individuelle Arbeitszeitpläne nach Aufgabenprioritäten geordnet werden
Fertigstellungstermine auf Stakeholder:innenmeetings abgestimmt werden
ausgewogene Arbeitsabläufe mit mehr Fokuszeit geschaffen werden
Angenommen, Sie arbeiten für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen, und Ihre Vorgesetzten haben gefordert, dass alle Unternehmensdaten in digitale Cloud-Infrastrukturen überführt werden sollen. Die Arbeitsplan Vorlage hilft Ihnen, dieses Projekt zu strukturieren und zu organisieren, indem sie die Wochenaufgaben verfolgbar macht, während Ihr Team die Anpassungen vornimmt, die Ihr Unternehmen modernisieren.
Mit der Wochenplan Mitarbeiter Vorlage gehen Planungssitzungen viel einfacher über die Bühne. Denn die Vorlage bietet einen visuellen Überblick über alle Prioritäten, so dass alle Teammitglieder sehen können, was bis zu welchem Termin erledigt werden muss und wie viele Ressourcen dafür benötigt werden. Infolgedessen kann sich Ihr Team besser konzentrieren sowie effizienter arbeiten und wird damit den wöchentlichen Anforderungen Ihres Großprojekts besser gerecht.
So verwenden Sie die Arbeitsplan Erstellen Vorlage
Die Vorlage zum Arbeitsplan Erstellen gliedert Ihre Wochenprioritäten in tägliche Ziele und Aufgaben. Dies hilft Ihrem Team dabei, seine Arbeitszeit so einzuteilen, dass es die entscheidenden Deliverables zu den vorher vereinbarten Terminen abliefern kann.
Schritt 1: Organisieren Sie Ihren Wochenplan tageweise
Beginnen Sie damit, fünf vertikale Spalten in Ihrer Vorlage zu erstellen, eine für jeden Tag der Arbeitswoche: Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag und Freitag.
Dadurch ähnelt die Vorlage einem Wochenkalender, mit dem Unterschied, dass Sie in jeder Spalte die Aufgaben auflisten, die im Laufe der Woche erledigt werden müssen. Das Ergebnis ist ein übersichtlicher Wochenarbeitsplan, mit dem Sie die Aufgaben so verteilen können, wie es für Ihr Team und seine Arbeitsabläufe am sinnvollsten ist.
Step 2: Unterteilen Sie den Wochenarbeitsplan in Tagesaufgaben
Jetzt sind Sie so weit, um die Wochen-Deliverables in Tagewerke herunterzubrechen. Eine neue Aufgabe erstellen Sie, indem Sie in einer beliebigen Spalte Ihres Projektboards auf das + klicken. Fügen Sie unbedingt eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen zur Aufgabe hinzu und versehen Sie sie mit einem Tag, damit der:die Aufgabeninhaber:in den Umfang versteht.
Denken Sie daran, dass jede Spalte auf Ihrem Projektboard einen Tag der Arbeitswoche darstellt. Planen Sie Aufgaben, die von der Fertigstellung anderer Aufgaben abhängen, zu einem späteren Wochenzeitpunkt ein. Behalten Sie beim Auflisten der wöchentlichen Arbeitsplananforderungen bestimmte Aufgabenabhängigkeiten im Auge. So können Sie Prioritäten setzen und Ihrem Team helfen, seine Zeit so effizient wie möglich zu planen.
Schritt 3: Erstellen Sie für jede Ihrer Aufgaben Checklisten
Jede Aufgabe besteht aus einer Reihe kleinerer Unteraufgaben, die zur Aufgabenerledigung unerlässlich sind. Erstellen Sie auf Ihrem Projektboard für jede Ihrer Aufgaben Checklisten und weisen Sie diese dem Teammitglied zu, das für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist. Auf diese Weise kann dieses Teammitglied den Workflow so steuern, dass die Aufgabe in ihrer Gänze rechtzeitig abgeschlossen wird.
Checklisten sind besonders hilfreich, wenn Aufgaben im wöchentlichen Arbeitsplan von der Erledigung früher anberaumter Aufgaben abhängig sind. So wird sichergestellt, dass alle Anforderungen für die einzelnen Aufgaben erfüllt werden und dass Aufgaben, die später im Wochenarbeitsplan beginnen, ohne Probleme durchgeführt werden können.
Schritt 4: Setzen Sie Ihre wöchentliche Workflow-Zeitleiste ein
Eine der besten Funktionen der Wochenplan Mitarbeiter Vorlage ist die eingebaute Projektzeitleistenfunktion. Diese Funktion ist an ein Gantt-Diagramm angelehnt und ermöglicht es Ihnen, alle Aufgaben, die Sie auf Ihrem Projektboard aufgelistet haben, in einer grafischen Abfolge über die gesamte Woche hinweg zu planen.
Sie können jede Ihrer Aufgaben von Ihrem Projektboard auf die Projektzeitleiste ziehen und so Ihren anschaulichen Wochenarbeitsplan erstellen. Sobald Sie eine Aufgabe darauf abgelegt haben, klicken und ziehen Sie die Aufgabe horizontal zurecht, um das entsprechende Start- und Enddatum festzulegen. So entsteht ein visueller Überblick über alle Aufgaben und Abhängigkeiten, der ein umfassenderes Bild des Projektablaufs liefert.
Schritt 5: Verfolgen Sie Statusupdates und Abhängigkeiten
Während die Aufgaben erledigt werden und das Projekt voranschreitet, können Sie Ihre Vorlage verwenden, um die Meilensteine der Aufgabenerledigung und die Teamleistung zu verfolgen. Nutzen Sie die Berichtsfunktion Ihrer Arbeitsplan Wochenplan Vorlage, um tägliche Statusupdates zu erstellen.
Wenn Sie Aufgaben haben, die von der Erledigung vorausgehender Aufgaben abhängen, helfen Ihnen diese Statusupdates, den Wochenarbeitsplan zu überprüfen und gegebenenfalls Änderungen an Ihrem Plan vorzunehmen oder ihn anzupassen.
