Was sind die Vorteile von Zeitmanagement?
Ihnen steht nur eine begrenzte Anzahl an Stunden am Tag zur Verfügung, um wichtige Aufgaben abzuschließen. Da passiert es schnell, sich von konkurrierenden Prioritäten überwältigt zu fühlen. Durch Selbstmanagement können Sie Zeitblöcke in Ihrem Arbeitstag festlegen, um Aufgaben effektiver zu priorisieren.
Viele Mitarbeitende planen ihre Arbeitstage nach folgendem Schema:
Aufgaben, die am Vormittag erledigt werden sollen
Aufgaben, die am Nachmittag erledigt werden sollen
Aufgaben, die am Nachmittag hinzukommen, wenn priorisierte Aufgaben frühzeitig erledigt wurden
Aufgaben, die auf den nächsten Arbeitstag verschoben werden können
Überlegen Sie bei der Planung Ihres Kalenders, welche Aufgaben Sie den einzelnen Tagesabschnitten zuweisen sollen. Eine effektive Zeitmanagement-Strategie ordnet Aufgaben nach Priorität. Daher sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
Welche Aufgaben sind absolut notwendig und müssen an diesem Tag erledigt werden?
Gibt es Aufgaben, die Teil eines größeren Projekts sind und zuerst abgeschlossen werden müssen, damit andere im Team weiterarbeiten können?
Welche Aufgaben haben niedrigere Priorität und können erledigt werden, wenn Sie Zeit dafür finden?
Welche Aufgaben haben die niedrigste Priorität und sollten nur dann erledigt werden, wenn es die Zeit erlaubt?
Dieses Format hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen und realistische Zeitpläne für jede Aufgabe festzulegen. Die Zeitmanagement-Vorlage macht daraus einen visuellen Prozess, der es Ihnen erleichtert, Ihren Kalender zu verwalten und Zeitblöcke für wichtige Aufgaben zu reservieren. Je mehr Sie mit dieser Vorlage arbeiten, desto besser können Sie Ihren typischen Arbeitsplan anpassen, um noch effizienter zu werden.
Wann sollten Sie die Zeitmanagement-Vorlage verwenden?
Die Zeitmanagement-Vorlage hilft Ihnen, tägliche und wöchentliche Arbeitspläne zu erstellen, in denen die Prioritäten auf die wichtigsten Aufgaben ausgerichtet sind. Die Vorlage fungiert als visuelles Board, das:
alle Aufgaben auflistet, die Sie an bestimmten Tagen erledigen möchten
Ihnen hilft, Ihre Zeit auf die wichtigsten Prioritäten zu konzentrieren, die abgeschlossen werden müssen
Zeitblöcke erstellt, die abbilden, wie viel Zeit jede Aufgabe zur Erledigung benötigt
Ihnen erlaubt, mit anderen Teammitgliedern Aufgaben mit gemeinsamen Prioritäten zu planen
Bedenken Sie, dass die Zeitmanagement-Vorlage sich am besten für kleinere, detaillierte Aufgaben eignet. Wenn Ihr Projekt sich beispielsweise in der Planungs- oder Strategiephase befindet, benötigen Sie wahrscheinlich eine andere Ressource zur Unterstützung.
Passend zur Zeitmanagement-Vorlage erfasst die integrierte Zeiterfassung die tatsächlich aufgewendete Zeit für bestimmte Aufgaben. So können Sie die Ergebnisse mit Ihrer ursprünglichen Schätzung vergleichen. Je mehr Sie die Zeitmanagement-Vorlage verwenden, desto besser können Sie die Genauigkeit Ihrer Schätzungen bewerten und zukünftig realistischere Zielvorgaben setzen.
Wie Sie die Zeitmanagement-Vorlage verwenden
Die Zeitmanagement-Vorlage hilft Ihnen, die Zeit für Ihre Aufgaben während der Arbeitswoche zu planen und zu verfolgen. Nutzen Sie Ihre Zeitmanagement-Vorlage, um all Ihre Aufgaben aufzulisten und sie bestimmten Tagen oder sogar bestimmten Tageszeiten zuzuweisen.
Indem Sie alle Aufgaben auflisten, die Sie erledigen möchten, und sie einem bestimmten Tag zuweisen, können Sie konzentrierter arbeiten und mehr erledigen. Verwenden Sie Tags, um Details wie Priorität, Zeitschätzungen (wie viel Zeit eine Aufgabe voraussichtlich in Anspruch nehmen wird) und den bevorzugten Bearbeitungszeitraum (z. B. morgens oder nachmittags) hinzuzufügen. So können Sie etwa strategische Aufgaben auf den Nachmittag legen, wenn Sie zu dieser Zeit am produktivsten sind.
Nutzen Sie die Zeiterfassung in MeisterTask, um festzuhalten, wie lange Sie an einer jeweiligen Aufgabe arbeiten. Anschließend können Sie die tatsächlich benötigte Zeit mit Ihrer ursprünglichen Schätzung vergleichen. Je öfter Sie dies tun, desto genauer wird Ihr Zeitmanagement. Ermutigen Sie auch andere Teammitglieder, die Vorlage für ihre Aufgaben zu nutzen, damit auch sie ihre Zeit effektiver verwalten können.
Schritt 1: Erstellen Sie Ihren Wochenplan
Beginnen Sie damit, vertikale Spalten in Ihrer Vorlage zu erstellen und den Workflow abzubilden. Da Sie die Vorlage zur Planung von Aufgaben für eine Woche verwenden, sollte jede Spalte einem Wochentag entsprechen – Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag und Freitag. Zusätzlich können Sie eine sechste Spalte mit der Bezeichnung „Erledigt“ hinzufügen, um alle abgeschlossenen Aufgaben nachzuverfolgen.
Schritt 2: Weisen Sie Aufgaben den Wochentagen zu
Sobald Sie Ihre Spalten angelegt haben, können Sie Aufgaben hinzufügen. Sie erstellen eine neue Aufgabe, indem Sie in einer beliebigen Spalte auf das Pluszeichen klicken.
Denken Sie daran, dass die Zeitmanagement-Vorlage dazu gedacht ist, Aufgaben über die gesamte Arbeitswoche hinweg zu verteilen. Höher priorisierte Aufgaben oder solche, von denen der Start anderer Aufgaben abhängt, sollten früh in der Woche eingeplant werden, z. B. am Montag oder Dienstag. Sie können auch die Tags „vormittags“ und „nachmittags“ verwenden, um Aufgaben bestimmten Tageszeiten zuzuweisen.
Wenn Ihr Projekt etwa darauf abzielt, eine Beziehung mit einem neuen, potenziellen Kunden aufzubauen, sollten Sie mit der Agenda für eine Besprechung beginnen, um die Bedürfnisse des Kunden zu klären. Im Laufe der Woche können Sie dann Aufgaben wie das Versenden von Follow-up-E-Mails oder das Planen von Rückrufen zur Besprechung der Inhalte durchführen, die der Kunde erhalten hat.
Sie können Ihre Zeitmanagement-Vorlage auch verwenden, um Prioritäten für wichtige Aufgaben festzulegen. Tags wie „Hoch“ oder „Niedrig“ helfen Ihnen zu überwachen, welche Aufgaben zuerst zugewiesen werden sollten. Um ein neues Tag hinzuzufügen, öffnen Sie die Aufgabe und klicken in der Seitenleiste auf „Tags“ > „Verwalten“ > „Tag hinzufügen“.
Schritt 3: Erstellen Sie Checklisten für jede Aufgabe
In jeder Aufgabe können Sie Checklisten erstellen, um alle Anforderungen zu beschreiben, die zur Erledigung der jeweiligen Aufgabe erforderlich sind. Diese Funktion ist ein wichtiger Bestandteil der Zeitmanagement-Vorlage.
Checklisten sind ein ausgezeichnetes Mittel, um zu visualisieren, wie viel Arbeit für jede Aufgabe erforderlich ist. Listen Sie alle Punkte auf, die mit Ihren Aufgaben verbunden sind – dies hilft Ihnen, die benötigte Zeit für die vollständige Bearbeitung abzuschätzen. Effektives Zeitmanagement bedeutet, sich realistische Ziele in Bezug auf Produktivität und Fristen zu setzen – Checklisten eignen sich hervorragend, um genau das zu erreichen.
Schritt 4: Legen Sie für die Aufgabe ein Start- und Enddatum fest
Nachdem Sie eine Aufgabe hinzugefügt haben, weisen Sie ihr ein Fälligkeitsdatum zu. Sie können auch ein Start- und Enddatum festlegen, um zu bestimmen, wann eine Aufgabe bearbeitet werden und wie viel Zeit sie beanspruchen sollte.
Verwenden Sie das integrierte Gantt-Diagramm, um die Zeitleiste Ihres Wochenplans anzuzeigen. Indem Sie sehen, welche Aufgaben an welchen Tagen abgeschlossen werden, fällt es Ihnen leichter, neue Anfragen zu planen, die im Laufe der Woche eingehen.
Sie können auch die Geschwindigkeit überwachen, mit der Aufgaben in die Erledigt-Spalte Ihres Boards verschoben werden. Je öfter Sie die Zeitmanagement-Vorlage für Ihre Projekte verwenden, desto genauer werden Sie die Start- und Endtermine für bestimmte Aufgaben vorhersagen können. Dadurch erhalten Sie mehr Spielraum und Flexibilität für neue Anfragen.
Schritt 5: Überwachen Sie die Leistung
Überwachen Sie den Fortschritt, um sicherzustellen, dass Aufgaben pünktlich abgeschlossen werden. Wenn nicht genügend Aufgaben in der Erledigt-Spalte Ihres Boards landen, sollten Sie Ihre Checklisten überprüfen und herausfinden, wo die Engpässe liegen. Falls nötig, können Sie auch Ihre Projektmanager:innen um Hilfe bei der Überprüfung Ihres Arbeitspensums bitten.
Nutzen Sie auch die Berichtsfunktion von MeisterTask, um Ihre Produktivität Woche für Woche zu vergleichen. Dies wird Ihnen dabei helfen, Ihre Zeitmanagement-Vorlage für zukünftige Projekte besser zu nutzen.
