Was sind die Vorteile von Aufgabentrackern?
Wir bereits ihr Name verrät, ermöglichen es Aufgaben- bzw. Task-Tracker, sowohl Projektmanager:innen als auch Teammitgliedern, den Aufgabenfortschritt zu verfolgen. Sie sind aber nicht nur äußerst nützlich, sondern:
schaffen mehr Verantwortung für die zu erbringenden Leistungen
führen zu effizienteren Arbeitsabläufen im Team
verbessern die Zusammenarbeit unter den Teammitgliedern
helfen Prioritäten zu setzen und Deadlines einzuhalten
Projektmanager:innen verwenden Aufgabentracker, um zu koordinieren, wie Teammitglieder ihre Aufgaben erledigen. Teammitglieder wiederum können Aufgabentracker nutzen, um:
ihren Wochenplan an den übergeordneten Prioritäten auszurichten
ihre Budget- und Ressourcennutzung zur Aufgabenerledigung zu verbessern
sich bei anderen Teammitgliedern mit freier Kapazität Hilfe zu suchen
Task-Tracker helfen Teams, sich auf Aufgaben mit hoher Priorität zu fokussieren, die Dynamik eines Projekts aufrechtzuerhalten und es planmäßig zum erfolgreichen Abschluss zu führen. Bei effektivem Einsatz nehmen Task-Tracker alle Beteiligten in die Pflicht und sorgen dafür, dass Aufgaben zeitnah und effizient erledigt werden.
Wofür wird die Aufgabenverteilung im Team Vorlage verwendet?
Die Aufgabenverfolgungs-Vorlage hilft Teams dabei, Prioritäten zu setzen und Verantwortung zu übernehmen durch:
Einteilung der Aufgaben in Bearbeitungsphasen
Setzen von Prioritäten bei größeren Projektaufgaben
Zuweisung von Ressourcen zur effizienten Aufgabenerledigung
Verwaltung von Teamworkflows und Projektfristen
Die Aufgabenverfolgungs-Vorlage kann für die Abwicklung nahezu aller Projekte verwendet werden, denn jedes Projekt umfasst eine Reihe von Aufgaben, die es zu erledigen gilt, um das angestrebte Projektziel zu erreichen. Die Aufgabenverfolgung Vorlage unterstützt Sie bei der Organisation aller Aufgaben in der vorgesehenen Reihenfolge.
Sie können die Aufgabenverteilung im Team Vorlage dazu nutzen, einen detaillierten Task-Management-Plan zu erstellen. Sobald Sie Ihre Aufgaben definiert haben, können Sie Ihre Teammitglieder konsultieren, um realistische Zeitpläne festzulegen und die Arbeitsressourcen bestmöglich zu nutzen. Durch die Ausarbeitung Ihrer Aufgabenverteilung im Team Vorlage können Sie den Status aller Aufgaben Ihres Teams überwachen und transparente Berichte über den Projektfortschritt mit Stakeholder:innen teilen.
So verwenden Sie die Aufgabenverteilung im Team Vorlage
Die Aufgabenverteilung im Team Vorlage ist eine der am besten geeigneten Ressourcen für Projektmanager:innen. Durch die Aufgabensegmentierung und Zuordnung eines Status zu jeder Projekt-Deliverable stellen Sie sicher, dass sich alle Teammitglieder an den Prioritäten orientieren und für ihre jeweilige Rolle im Projekt Verantwortung übernehmen.
Schritt 1: Gliedern Sie Ihr Projektboard nach Aufgabenstatus
Öffnen Sie Ihre Vorlage und erstellen Sie vertikale Spalten für jede Phase der Aufgabenerledigung. Wir empfehlen ein Board, das sich in die folgenden fünf grundlegenden Spalten gliedert: Backlog, To-do, In Bearbeitung, In Review, und Abgeschlossen.
Sie können die einzelnen Spalten so benennen, wie es für Ihr Projekt am besten passt. Denken Sie jedoch daran, dass der Zweck der Vorlage darin besteht, den jeweiligen Aufgabenstatus in Ihrem Projekt zu verfolgen. Die Projekttafel sollte dies widerspiegeln, damit alle Stakeholder:innen den Status der einzelnen zugewiesenen Aufgaben leicht erkennen können.
Schritt 2: Listen Sie alle Aufgaben in passenden Spalten auf
Jetzt sind Sie so weit, das Projekt in Aufgaben zu unterteilen. Eine neue Aufgabe erstellen Sie, indem Sie in einer beliebigen Spalte Ihres Projektboards auf das + klicken. Fügen Sie unbedingt eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen zur Aufgabe hinzu und versehen Sie sie mit einem Tag, damit der:die Aufgabeninhaber:in den Umfang versteht.
Wenn Sie gerade erst anfangen, die Vorlage zu verwenden, sollten sich die meisten Ihrer Aufgaben in der „To-do“-Spalte befinden. Sobald Sie und Ihr Team mit der Arbeit in die Gänge kommen, können Sie Aufgaben in die „In Bearbeitung“-Spalte oder aber in die „Backlog“-Spalte verschieben, wenn sie als weniger wichtig eingestuft wurden. Ist die Aufgabe bereit zur Überprüfung, kann sie in die „In Review“-Spalte verschoben werden und in die „Erledigt“-Spalte, sobald diese beendigt wurde.
Schritt 3: Weisen Sie die Aufgaben geeigneten Ressourcen zu
Als Nächstes können Sie Ihre Aufgaben anhand von Prioritäten und Projektabhängigkeiten organisieren. Die Vorlage unterstützt Techniken zur relativen Arbeitseinschätzung, sodass Sie jede Aufgabe als kleines, mittleres oder großes Deliverable kennzeichnen können. Verwenden Sie die relative Arbeitseinschätzung auch, um vorrangige Aufgaben zu visualisieren, die mehr Arbeitsressourcen erfordern. Dies hilft Ihnen dabei, Zeit, Budgets und Ressourcen während des Projekts besser zu steuern.
Schritt 4: Erstellen Sie Ihre Aufgabenmanagement-Zeitleiste
Wenn Sie alle Aufgaben aufgelistet und Ihre Ressourcen zugewiesen haben, können Sie auf eine der besten Funktionen der Aufgabenverteilung im Team Vorlage zugreifen: die integrierte Projektzeitleiste. Klicken Sie oben in Ihrem Projektboard auf „Projektzeitleiste anzeigen“, um die Gantt-Diagramm-Funktion zu aktivieren.
Sie können jede Ihrer Aufgaben von Ihrem Projektboard auf die Projektzeitleiste ziehen. Sobald Sie eine Aufgabe darauf abgelegt haben, klicken und ziehen Sie die Aufgabe horizontal zurecht, um das entsprechende Start- und Enddatum festzulegen. So erhalten Sie einen anschaulichen Überblick über alle Aufgaben und Projektabhängigkeiten. Mit der visuellen Zeitleiste können Sie die Workflows in Ihrem Team verwalten, da sie Ihnen aufzeigt, wie Ihre Aufgaben im Laufe des Projekts voranschreiten.
Schritt 5: Verfolgen Sie Statusupdates und sorgen Sie für Fortschritt
Die Aufgabenverfolgungs-Vorlage wurde dazu entwickelt, Ihnen bei der Überwachung des Aufgabenstatus behilflich zu sein, damit das Projekt das anvisierte Ziel nicht verfehlt. Verwenden Sie die Berichtsfunktion Ihrer Vorlage, um den Status aller Aufgaben auf Ihrem Projektboard zu verfolgen. Anschließend können Sie diese Statusupdates mit Stakeholder:innen teilen, um über den Projektfortschritt zu berichten. Ihre Stakeholder:innen können Ihnen dabei helfen, festzustellen, ob Aufgaben und Ressourcen neu zugewiesen werden müssen, falls die zu erbringenden Leistungen und der Projektzeitplan in Rückstand geraten.
