Welche Vorteile haben Projektfahrpläne?
Projektfahrpläne sind wertvolle Ressourcen, die Projektmanager:innen eine Blaupause bieten, wie sie ihre Projektziele erreichen können. Durch die Strukturierung der Projektziele können Sie:
einen detaillierteren Projektarbeitsplan erstellen
die Verantwortlichkeiten aller Teammitglieder verwalten
Status-Updates zum Projekt mit allen relevanten Stakeholder:innen teilen
Sobald Sie Ihren Projektfahrplan erstellt haben, hat Ihr Team eine genaue Übersicht darüber, was zu tun ist. Jetzt können Teammitglieder die Projektziele, Ressourcen und Zeitpläne einsehen und:
ihre Arbeitspläne an den Projektprioritäten ausrichten
die richtigen Fragen stellen, um ihre Aufgaben vollständig zu verstehen
Wege finden, ihre Arbeitseffizienz zu verbessern
Mit der Projektfahrplan-Vorlage schaffen Sie eine bessere Abstimmung zwischen Ihrem Team und den Stakeholder:innen. Sie können den Projektfahrplan für ähnliche Projekte duplizieren und die Erkenntnisse aus Ihrem ersten Projekt nutzen, um neue Aufgaben effizienter zu erledigen.
Wann sollten Sie die Projektfahrplan-Vorlage verwenden?
Eine Projektfahrplan-Vorlage hilft Ihnen, effektivere Projektmanagement-Prozesse aufzubauen. Sie eignet sich besonders dazu:
die Ziele an alle Teammitglieder zu kommunizieren
Prioritäten zu setzen und zu verwalten
sich mit allen Stakeholder:innen abzustimmen
Ressourcen zur Erledigung von Projektaufgaben zuzuweisen
bessere Entscheidungen anhand von Statusberichten zu treffen
Angenommen, Ihr Team soll ein neues Produkt-Feature entwickeln, das zu einer besseren Kund:innenerfahrung beitragen soll. Als Projektmanager:in sind Sie dafür verantwortlich, den Weg zur Umsetzung dieses neuen Features zu planen. Sie müssen zunächst einmal prüfen, ob die vorgeschlagene Funktion umsetzbar ist. Als nächstes erstellen Sie einen Arbeitsplan, um das Feature zu entwickeln, zu testen und zu veröffentlichen. Nutzen Sie Ihren Projektfahrplan, um:
alle relevanten Markt- und Technikrecherchen zu dokumentieren
Forschungstrends zu nutzen, die Design, Tests und internes Feedback priorisieren
Testergebnisse zu präsentieren und mit den Stakeholder:innen die nächsten Schritte abzustimmen
Budgets und Ressourcen für den Bau des Features bereitzustellen und die Markteinführung vorzubereiten
alle Meilensteine zu verwalten und das Projekt termingerecht und wie geplant abzuschließen
Die Projektfahrplan-Vorlage enthält auch eine integrierte Zeitleiste, ähnlich wie ein Gantt-Diagramm. Nutzen Sie den Gantt-Tracker, um den gesamten Projektfahrplan vor dem offiziellen Projektstart zu visualisieren. Anschließend können Sie Ihr ganzes Team einbinden, damit jede:r versteht, welche Projektphasen zu welchem Zeitpunkt stattfinden. Dadurch sind Ihre Teammitglieder in der Lage, ihre Zeit nach den obersten Projektprioritäten zu planen.
Wie verwenden Sie die Projektfahrplan-Vorlage?
Die Projektfahrplan-Vorlage bietet eine visuelle Projektübersicht, die Ihnen die Kommunikation von Erwartungen, Meilensteinen und Zeitplänen erleichtert. Verwenden Sie Ihre Projektfahrplan-Vorlage, um eine Übersicht zu erstellen und alle zugewiesenen Aufgaben zu verwalten.
Schritt 1: Fahrplan überprüfen und Workflow anpassen
Die Vorlage enthält vorgefertigte vertikale Spalten, die Ihren Workflow abbilden. Sie können die Namen der einzelnen Spalten anpassen. Für eine bestmögliche Nutzung lohnt es sich allerdings, sich an den Standardspalten – Planung, Prototyp, Testphase, Launch und Abgeschlossen – zu orientieren. So visualisieren Sie den gesamten Umfang Ihres Projektfahrplans vor dem Start.
Schritt 2: Workload in konkrete Aufgaben unterteilen
Sobald Sie Ihre Spalten finalisiert haben, können Sie Aufgaben erstellen. Klicken Sie auf das „+“ in einem beliebigen Board-Abschnitt, um eine neue Aufgabe hinzuzufügen.
Nutzen Sie die Spalten, um zu verwalten, wo jede Aufgabe im Projektzeitplan eingeordnet werden soll. Während Sie beispielsweise ein neues Produkt-Feature entwickeln, gehört eine Aufgabe für Forschung oder Marktanalyse in die Planungsphase des Projekts. Eine Aufgabe zur Überprüfung durch Stakeholder:innen gehört dagegen in die Testphase, die erst möglich ist, wenn Sie erste Daten zum Auswerten haben.
Sie können Ihre Projektfahrplan-Vorlage auch verwenden, um Prioritäten für wichtige Aufgaben festzulegen. Tags wie „Dringend“ und „Wichtig“ helfen Ihnen dabei, zu überwachen, welche Aufgaben zuerst erledigt werden sollten. Um einen neuen Tag hinzuzufügen, öffnen Sie die Aufgabe und klicken in der Aufgabenleiste auf „Tags“ > „Tag zuweisen“.
Schritt 3: Checklisten für jede Aufgabe erstellen
Unter jeder Aufgabe können Sie Checklisten erstellen, die alle Anforderungen zur Erledigung der Aufgabe beschreiben. Dies verschafft Ihrem Team zusätzliche Klarheit, sodass alle die Erwartungen an jede Aufgabe vollständig verstehen. Ihre Teammitglieder können außerdem Feedback geben und eine Zeitspanne zur Erfüllung aller Checklisten-Elemente vorschlagen. Dies hilft Ihnen dabei, realistische Ziele und Zeitpläne für den vollständigen Projektfahrplan zu setzen.
Schritt 4: Start- und Endtermine für alle Aufgaben festlegen
Sobald Sie eine Aufgabe hinzugefügt haben, weisen Sie ihr ein Fälligkeitsdatum zu. Planen Sie auch den Start- und Endzeitpunkt der Aufgabe, um festzulegen, wann sie bearbeitet wird und wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen sollte.
Mit dem integrierten Gantt-Tracker können Sie die gesamte Timeline des kollektiven Workflows Ihres Teams anzeigen. Durch die Visualisierung, welche Aufgaben zu welchen Terminen abgeschlossen werden, ist es einfacher, Aufgaben aus später eintreffenden Anfragen zu bewerten und zuzuweisen.
In den meisten Projekten begegnen Ihnen unvorhergesehene Stolperfallen und Erkenntnisse. Indem Sie die geplante Zeit für die einzelnen Aufgaben visualisieren, können Sie ausreichend Puffer einplanen, um Hindernisse zu bewältigen und das Projekt trotzdem termingerecht voranzutreiben. Mit etwas Glück bleiben Sie von allzu großen Hürden verschont. Falls nicht, sind Sie mit Ihrer Projektfahrplan-Vorlage auf alle Eventualitäten vorbereitet.
Schritt 5: Projektfortschritt überwachen
Überwachen Sie den Fortschritt, um sicherzustellen, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Sollten Teammitglieder Schwierigkeiten haben, Aufgaben pünktlich abzuschließen, können Probleme direkt im Projektboard angesprochen werden. Dies hält die Kommunikation an einem Ort und verringert das Risiko von Missverständnissen oder Fehlkommunikation.
Für eine detaillierte Übersicht über die Leistung Ihres Teams, einschließlich der Abschlussrate von Aufgaben, können Sie die Berichte-Funktion von MeisterTask verwenden. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Ihren Workflow zu optimieren und Ihr Team produktiver arbeiten zu lassen.
