Was ist ein Projektbudget?
Ein Projektbudget ist ein Masterplan, der die notwendigen Ausgaben zur effektiven Durchführung eines Projekts verfolgt. Der Zweck eines Projektbudgets besteht darin, Teams zu helfen:
Das gesamte Projektbudget zu verfolgen
Betriebskosten zu kontrollieren
Alle Betriebskosten in ihren spezifischen Kategorien aufzulisten
Bei effektiver Durchführung bietet die Budgetplanung Projektmanagern mehr Verantwortlichkeit durch:
Identifikation von Projekten, die über oder unter Budget liegen
Überarbeitung von Projektfahrplänen und Zeitplänen entsprechend Anpassung von Prognosen und
Berechnung realistischerer ROI
Die Budgetplanung erstellt Kostenschätzungen und strukturierte Budgetpläne, die Ihnen helfen, den Cashflow zu kontrollieren. Sie hilft Ihnen, im Voraus zu planen, damit Sie Ihre Ressourcen kosteneffektiv nutzen können, um Ihre Projektziele zu erreichen.
Wann sollten Sie die Budgetplanung Vorlage verwenden?
Die Budgetplanung Vorlage organisiert alle Ihre Projektausgaben über den gesamten Projektzeitraum hinweg. Sie hilft Ihnen dabei:
Den Übergang von analogen zu digitalen Workflows kosteneffizient zu gestalten
Zahlreiche Werkzeuge und Programme zu koordinieren und gleichzeitig
Verschwendung zu reduzieren
Standardisierte kollaborative Workflows mit externen Auftragnehmern zu erstellen
Produktivität und Effektivität zu steigern und dabei die Kosten im Griff zu behalten
Die Budgetplanung Vorlage kann in nahezu jeder Branche und Organisation angewendet werden. Nehmen wir an, Ihre Organisation ist an den öffentlichen Sektor gebunden und hochgradig verantwortlich für jeden ausgegebenen Dollar. Sie können die Vorlage nutzen, um zu verfolgen, wie viel Kapital projektbezogen ausgegeben wird und volle Transparenz und Rechenschaftspflicht zu wahren.
Bei vierteljährlichen Überprüfungen oder jährlichen Budgetplanungsmeetings können Sie klare und prägnante Updates an Führungskräfte weitergeben. Dies erleichtert es, Zustimmung zu erhalten, wenn Sie neue Investitionen in Dinge wie neue Büroausstattung, Marketingkampagnen oder Teambuilding-Aktivitäten zur Steigerung der Moral tätigen müssen.
Wie Sie die Budgetplanung Vorlage verwenden
Die Budgetplanung Vorlage hilft Ihnen, Ihren Cashflow mit spezifischen Ausgabenkategorien zu organisieren: Budgetanfragen, Erfasste Ausgaben, Unter Budget, Über Budget und Muss überprüft werden.
Sie können auch benutzerdefinierte Felder zu Ihrer Vorlage hinzufügen, die Folgendes berechnen:
Ihr gesamtes Projektbudget
Prozentsatz des ausgegebenen Projektbudgets
Verbleibendes Budget nach aktuellen Ausgaben
Letztendlich erleichtert die Budgetplanung Vorlage das Ressourcenmanagement und die Kostenkontrolle für Ihre Organisation.
Schritt 1: Erstellen Sie Karten für jede Betriebsausgabe
Erstellen Sie im entsprechenden Abschnitt des Projektboards eine Aufgabe für jede Ausgabe (IT-System-Upgrades, Büro-Renovierungen, Mitarbeiterschulungsprogramme usw.). Klicken Sie dazu einfach auf das + Symbol im Abschnitt „Budgetanfragen“. Weisen Sie anschließend die Ausgabe einem Projekt zu, indem Sie Tags verwenden. Sie können Tags direkt in Ihrer Aufgabe bearbeiten und hinzufügen. Klicken Sie einfach auf „Tags“ und „Verwalten“ in der rechten Seitenleiste.
Geben Sie den budgetierten Betrag der Ausgabe im Feld „Gesamtbudget“ der Aufgabe an. Sobald die Ausgabe genehmigt wurde, verschieben Sie die Aufgabe in den Abschnitt „Erfasste Ausgaben“. Aktualisieren Sie die Aufgaben nach Bedarf mit Informationen über das Projekt und wie das Budget verwendet wird.
Schritt 2: Verwalten Sie Ihr Budget
Verwalten Sie Ihr Budget, indem Sie Statusupdates zum Projektfortschritt bereitstellen. Verschieben Sie die Aufgabe in die Spalten „Unter Budget“ oder „Über Budget“, abhängig von den endgültigen Kosten. Wenn die Ausgabe unter dem zugewiesenen Budget liegt, aktualisieren Sie die Karte mit Projektdetails und berichten Sie über die reduzierten Kosten und deren Auswirkungen auf das Projekt.
Wenn die Ausgabe über dem zugewiesenen Budget liegt, aktualisieren Sie die Karte mit Projektdetails und berichten Sie über die erhöhten Kosten und deren Auswirkungen auf das Projekt.
Schritt 3: Budget basierend auf der Leistung neu zuweisen
Passen Sie die Ausgaben je nach Projektleistung und Verfügbarkeit der Ressourcen an. Bestimmen Sie, ob die Ausgabe in einem Kosten-Nutzen-Audit eine zusätzliche Überprüfung erfordert.
Wenn ja, verschieben Sie die Karte in die Spalte „Bedarf Überprüfung“. Verwenden Sie diese Informationen, um fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie Ihr Budget in Zukunft verwalten.
Schritt 4: Ermutigen Sie Ihr Team, Feedback zu geben
Bitten Sie Ihr Team um Einblicke, wie die budgetierten Ausgaben den Projektfortschritt beeinflussen. Dies hilft Ihnen, Verbesserungen sowohl im Budgetierungsprozess als auch bei der Budgetverteilung zu identifizieren. Erwägen Sie, neue Abschnitte zur Vorlage hinzuzufügen, um spezifische Herausforderungen oder Chancen anzugehen.
