Was ist die Kanban-Methode?
Kanban ist eine Arbeitsmanagement-Methode, mit der man Aufgaben übersichtlich organisieren und verfolgen kann. Begriff und Idee stammen aus der Automobilindustrie der 1940er Jahre und wurden von Taiichi Ohno, dem damaligen Produktionsleiter von Toyota, geprägt.
In einem Kanban-Board (Wörtlich übersetzt bedeutet Kanban etwa so viel wie "Tafel ansehen”) wird für jede Aufgabe ein digitales Kärtchen erstellt, das dann einer Spalte oder Kategorie wie etwa “Offen” oder “Erledigt” zugeordnet wird. Die Kärtchen werden im Verlauf ihrer Erledigung von einer Spalte in die nächste verschoben, so hat man den Status jeder Aufgabe ständig im Blick. Mit dieser Methode können Sie den gesamten Ablauf eines Projekts von Anfang bis Ende übersichtlich darstellen.
Was sind die Vorteile von Kanban-Boards?
Als Projektmanager können Sie Kanban-Boards nutzen, um den aktuellen Stand Ihres Projekts zu jedem Zeitpunkt transparent darzustellen. Teammitglieder können den Status einer jeden Aufgabe in Echtzeit mitverfolgen. So können Abhängigkeiten und Engpässe schnell erkannt und notwendige Schritte eingeleitet werden, um den Fortschritt des Projekts zu gewährleisten.
Da auf diese Art alle relevanten Informationen – inklusive Fristen, Verantwortlichen und Prioritäten – auf einem Board dargestellt werden, kann Ihr Team:
sich darauf konzentrieren, die wichtigsten Aufgaben in einem Projekt zuerst anzugehen
seine Zeit effizienter und effektiver nutzen
andere Kolleg:innen bei Bedarf bei deren Aufgaben unterstützen
Aufgaben-Feedback transparent und zentral austauschen
Kanban ist eine einfache Lösung um Arbeitsabläufe effizienter und Zusammenarbeit einfacher zu gestalten. Außerdem sind Kanban-Boards sehr flexibel und können für annähernd jede Branche oder jeden Arbeitsstil angepasst werden.
Wann kommt das Kanban-Template zum Einsatz?
Nehmen wir an, Ihr Team hat die Aufgabe, ein neues Softwaresystem in Ihrer Organisation einzuführen. Dazu müssen Sie verstehen, wie das neue System funktioniert und wie es sich am besten in bestehende Arbeitsabläufe und Systemlandschaft integrieren lässt. Mit dem Kanban-Template können Sie sicherstellen, dass Ihr Projekt das gewünschte Ziel erreicht, während Sie:
sich um rasch wechselnde Prioritäten kümmern
neu gewonnene Informationen verarbeiten
fortlaufend Integrationen für die Plattform verbessern
flexibel sind Zeitfenstern anzupassen und trotzdem Ergebnisse zu liefern
Das Kanban-Template kann außerdem auch dazu genutzt werden, bestehende Arbeitsabläufe auszuwerten. So ist das Ziel eines jeden Kanban-Management-Prozesses, Möglichkeiten zur Optimierung zu finden. Wenn Sie etwa dabei sind, ein neues Projekt abzuschließen, kann es sinnvoll sein, auch in ähnlichen bestehende Arbeitsabläufen Anpassungen vorzunehmen und die Ergebnisse zu analysieren.
Wie wird das Kanban-Template verwendet?
Jedes klassische Kanban-Board besteht aus 5 Spalten oder Kategorien, in denen alle Aufgaben eines Projekts angelegt werden. Für gewöhnlich gibt es je eine Spalte mit dem Titel: Anstehend (Backlog), Zu Erledigen (To-do), In Arbeit (Doing), In Prüfung (Review) und Erledigt (Done). Oft werden die Kategorienamen auch direkt aus dem Englischen übernommen und können natürlich auch individuell angepasst werden.
Mit dieser Grundstruktur können Sie alle Aufgaben in einem Projekt übersichtlich darstellen und entsprechend priorisieren. Sie können jede Aufgabe einem Teammitglied zuweisen und flexible Fristen setzen, die je nach Erfolg des Arbeitsprozesses angepasst werden können.
Schritt 1: Teilen Sie Ihr Projekt in Aufgaben auf
Teilen Sie Ihr Projekt in kleinere Aufgaben auf. Das Ziel einer jeden Aufgabe muss klar definiert sein und dazu beitragen, das übergreifende Projektziel zu erreichen. Nur so können Sie Aufgaben konsequent abschließen. Dann weisen Sie Verantwortlichkeiten zu, damit jedes Teammitglied weiß, welche Aufgaben von ihm bearbeitet werden müssen.
Schritt 2: Setzen Sie Prioritäten-Tags ein
Einer der Vorteile im Kanban-Template ist, dass Sie Aufgaben farblich markieren können. Dadurch lassen sich Prioritäten auf den ersten Blick erkennen. Verwenden Sie am besten die Ampelfarben. Rot – für sehr hohe Priorität, orange oder gelb – für mittlere Priorität und grün – für niedrige Priorität.
Schritt 3: Verschieben Sie Aufgaben in die richtige Spalte
Nachdem Sie allen Aufgaben Prioritäten zugewiesen haben, können Sie sie auf Ihrem Kanban-Board verteilen. Ziehen Sie dazu einfach die einzelnen Aufgabenkarten in die passende Spalte in Ihrer Kanban-Board-Vorlage. Grundsätzlich würden grün-priorisierte Aufgaben in der Kategorie Anstehend (Backlog) bleiben, während höher priorisierte Aufgaben in die Spalten Zu Erledigen (To-do) und In Arbeit (Doing) wandern.
Schritt 4: Passen Sie die Kanban-Board-Vorlage Ihren Bedürfnissen an
Denken Sie daran, der Kern des Kanban-Projekmanagementstils ist es, flexibel zu bleiben. Wenn Aufgaben unerwarteterweise schneller abgeschlossen werden als andere, sollten Sie Ressourcen umverteilen und dort einsetzen, wo sie helfen können, höher priorisierte Aufgaben abzuschließen.
Erfahren Sie mehr über Aufgabenmanagement mit MeisterTask.
Was sollten Aufgaben in Kanban-Boards beinhalten?
Damit Ihr Team genau weiß, was zu tun ist und ein reibungsloser Arbeitsablauf möglich ist, sollte jede Aufgabe die folgenden Informationen beinhalten:
Aufgaben Beschreibung: Worum geht es bei dieser Aufgabe, welche Voraussetzungen sind nötig und was muss abgeliefert werden, um die Aufgabe abzuschließen.
Fälligkeitsdatum: Deadlines beziehungsweise die Angabe von Fristen sind nötig, damit Teammitglieder ihre Aufgaben priorisieren und Zeit effizient einteilen können.
Erledigungszeitraum: Wann ein Task gestartet und beendet werden soll, hilft Abhängigkeiten und Engpässe zu identifizieren und Ressourcen entsprechend (um)zu verteilen.
Verantwortliche: Aufgaben, die einem Teammitglied zugewiesen sind, werden primär von dieser Person bearbeitet. Diese Person ist für den Abschluss der Aufgabe verantwortlich.
Priorität: Mit Tags werden dringende und wichtige Tasks hervorgehoben. Damit weiß Ihr Team, welche Aufgaben bevorzugt abzuarbeiten sind.
Relevante Zusatzinformationen: Angehängte Dokumente oder geteilte Links können wichtige Hintergrundinformationen für die Erledigung der Aufgabe liefern. Beispiele wären ein Projektplan, Arbeitsbeispiele, Richtlinien oder Leitfäden.
