Was sind die Vorteile von Huddle Boards?
Tägliche oder wöchentliche Standup-Meetings, auch Huddles genannt, geben Ihrem Team die Chance, alle Probleme vorzubringen, die ihre Aufgaben und Meilensteine betreffen. Als Projektmanager:in können Sie Huddle Boards verwenden, um:
einen visuellen Überblick über den Projektstand zu geben
alle Probleme anzusprechen, die den Projektfortschritt beeinträchtigen
schnell Änderungen am Projektzeitplan vorzunehmen, um auf Kurs zu bleiben
Sobald Sie ein effektives Huddle-Board eingerichtet haben, können Ihre Teammitglieder jederzeit auf das Dokument Bezug nehmen, wenn es darum geht, Produktivitätsbelange zu klären. Zum Beispiel können sie:
ein Diskussionsthema erstellen, um es beim nächsten Meeting vorzubringen
proaktiv um mehr Unterstützung bei größeren, komplizierten Aufgaben bitten
Aufgaben ungehindert ausführen, während sie auf Huddle-Updates warten
Ein typisches Huddle-Meeting dauert etwa 10–15 Minuten. Dem Huddle-Board kommt dabei die Rolle zuteil, die täglichen oder wöchentlichen Check-ins noch effizienter zu gestalten und den globalen Teams ein Forum zu bieten, Projektschwierigkeiten zur Sprache zu bringen, so dass schnell Lösungen gefunden und umgesetzt werden.
Wofür wird die Team Standup Vorlage verwendet?
Die Team Standup Vorlage ist ein praktisches Tool, das Sie dabei unterstützt:
regelmäßige Team-Check-ins und Fortschrittsbericht-Updates zu planen
alle Wochenaufgaben aufzulisten und sie zu kommentieren und zu besprechen
Blocker zu identifizieren, Probleme zu lösen und Anforderungen zu klären
Anpassungen bei der Ressourcenzuteilung für diverse Aufgaben vorzunehmen
globale Teams auf gemeinsame Prioritäten und Projektvorgaben auszurichten
Die Huddle Vorlage bietet Ihnen ein Diskussionsforum, auf dem Sie die wöchentlichen Status-Update-Meetings mit Ihrem Team begründen können. Nutzen Sie sie, um die Debatte zu eröffnen, wie sich einige Aufgaben auf Prioritäten auswirken könnten und um sich überschneidende Team-Anforderungen zu beseitigen.
Angenommen, Ihr Team wurde mit der Entwicklung einer neuen Softwarefunktion beauftragt, die den Kunden empfohlen werden soll. Bevor Sie die Neuerscheinung veröffentlichen können, muss Ihr Team eine Menge interner Entwicklungsarbeit leisten, um zu prüfen, ob die neue Technologie funktioniert. Hier sind einige Beispiele dafür, was Sie in Ihre Huddle Vorlage aufnehmen können, um das Projekt voranzutreiben:
Überprüfung des bestehenden Authentifizierungszugangscodes
Identifizierung verbesserungswürdiger Bereiche bei der Authentifizerung
Einführung von Sicherheitserweiterungen zum Schutz des Plattformzugangs
Testen der neuen Authentifizierungscodes in einer Staging-Umgebung
Auswertung der Testergebnisse und bei Bedarf Durchführung von Änderungen
Durchführung finaler Authentifizierungscodetests in einer Staging-Umgebung
Veröffentlichung der neuen Funktion und Sammlung von Feedback
Jede dieser Aufgaben ist ein kleiner, aber entscheidender Teil des Projekts. Denn nur, wenn alle diese Aufgaben abgeschlossen werden, kann die neue Softwarefunktion wie angekündigt funktionieren. Ihre Team Standup Vorlage ermöglicht es jedem Mitglied, Status-Updates in einer klaren und transparenten Weise zu teilen, so dass das Projekt auf Kurs bleibt. Daneben hilft sie Ihnen zu beurteilen, ob unmittelbare Prioritäten miteinander kollidieren, und je nach Teamfeedback den Projektplan anzupassen.
So verwenden Sie die Huddle Vorlage
Die Huddle Vorlage ist eine visuelle Darstellung aller Aufgaben, die in einem Projekt anfallen. Projektmanager:innen können leicht erkennen, welche Aufgaben sofortiger Aufmerksamkeit bedürfen und Änderungen an den Projektplänen vornehmen, um Teammitglieder bei der Erledigung großer, komplexer Aufgaben zu entlasten.
Schritt 1: Listen Sie alle aktuellen Projektaufgaben auf
Öffnen Sie Ihre Team Standup Vorlage und listen Sie alle aktuellen Projektaufgaben auf. Verwenden Sie das + auf Ihrem Projektboard, um neue Aufgaben zu erstellen. Erstellen Sie für jede Aufgabe eine Checkliste mit allen Schritten und Abläufen, die der:die Aufgabeninhaber:in zum Abschließen der Aufgabe erledigen muss.
Schritt 2: Richten Sie Ihre Aufgaben vollständig ein
Ihre Huddle Vorlage verfügt über drei verschiedene vertikale Spalten für Aufgaben, die diese Woche in Bearbeitung, diese Woche abgeschlossen oder blockiert sind. Sobald Sie alle Aufgaben inklusive Checklisten aufgesetzt haben, fügen Sie jede einzelne der „diese Woche in Bearbeitung“- hinzu.
Beauftragen Sie Teammitglieder mit der Erledigung der Aufgabe. In einigen Fällen können Ihre Checklisten Unteraufgaben enthalten, bei denen andere Teammitglieder einen Beitrag zu dieser Aufgabe leisten müssen. Notieren Sie diese Fälle und bitten Sie das mit der Aufgabe beauftragte Teammitglied, die Erledigung der einzelnen Checklistenpunkte zu verwalten.
Schritt 3: Managen Sie den Workflow anhand von Status-Updates
Alle Aufgaben, die planmäßig fertiggestellt wurden, können in den Abschnitt „diese Woche abgeschlossen“ verschoben werden, damit Sie mehr Zeit für andere Prioritäten haben. Alle Aufgaben, die nicht abgeschlossen wurden und in der Entwicklung stecken, können in den Abschnitt „Blockiert“ verschoben werden, um die Herausforderung zu verdeutlichen.
Bestimmen Sie für alle blockierten Aufgaben, ob diese für Ihr Team weiterhin Priorität haben sollten. Wenn ja, teilen Sie Ressourcen neu zu, um den blockierten Status zu beheben und die Aufgabe abzuschließen. Wenn nicht, heben Sie die Priorität dieser Aufgaben auf, damit andere, wichtigere Aufgaben erledigt werden können.
Schritt 4: Verfolgen Sie Personalkapazitäten via Statusbericht
Verwenden Sie die Berichtsfunktion Ihrer Team Standup Vorlage, um Aufgaben zu verfolgen, die erfolgreich abgeschlossen wurden, und solche, die blockiert sind. Nutzen Sie die Berichte, um Ihr nächstes Standup-Meeting zu organisieren und um Probleme mit dem Workflow zu thematisieren.
