Was sind die Vorteile von Gantt-Diagramm Vorlagen?
Die horizontale Zeitachse eines Gantt-Diagramms stellt alle Projektaufgaben in einem vereinfachten Format dar. So sind Projektmanager:innen stets über Projektzeitpläne und den Aufgabenstatus im Bilde. Mit Gantt-Diagrammen können Sie effektiv:
die Zeit und die Verantwortlichkeiten Ihrer Teammitglieder verwalten
Teammitgliedern die zur Aufgabenumsetzung benötigten Ressourcen zuweisen
laufende Budgets, die das Projekt vorantreiben, konstant halten
Echtzeitupdates zu Verzögerungen im Projektzeitplan bereitstellen
Die Übersichtlichkeit eines Gantt-Diagramms macht es Ihren Teammitgliedern leicht, den gesamten Umfang der Projektanforderungen zu erfassen, sodass Sie dann:
in Ihrem Arbeitsplan die wichtigsten Projektaufgaben priorisieren können
Rücksprache mit Kolleg:innen mit großen Aufgabenabhängigkeiten halten können
nach Wegen suchen können, um den Projektablauf effizienter zu gestalten
Gantt-Diagramme helfen Ihnen dabei, die voraussichtliche Projektlaufzeit zu ermitteln. Daraus können Sie die Ressourcen ableiten, die Sie für die Fertigstellung des Projekts benötigen, sowie alle Abhängigkeiten, die den Fortschritt behindern könnten. Im Endeffekt dienen Ihnen Gantt-Diagramme dazu, den Projektfortschritt anhand anschaulicher Statusupdates zu verfolgen.
Wofür wird die Gantt-Diagramm Vorlage verwendet?
Die Gantt-Diagramm Vorlage verschafft Ihnen einen unkomplizierten Überblick über Ihren Projektplan, indem sie:
den gesamten Umfang der Projektanforderungen abbildet
Ihr Projekt in übersichtliche Meilensteine unterteilt
Fortschrittsbalken mit Drag-and-Drop-Funktionalität zur Festlegung von Aufgabenzeitrahmen bereitstellt
Projekt- und Aufgabenabhängigkeiten zur Ressourcenverwaltung visualisiert
Dabei kann die Gantt-Diagramm Vorlage in Projekten nahezu aller Branchen eingesetzt werden: beim Errichten neuer Gebäude in Bauunternehmen, bei der Entwicklung neuer Funktionen in Softwareunternehmen oder bei der Digitalisierung von Geschäftsunterlagen in Banken.
In jedem dieser Szenarien erleichtert die Gantt-Diagramm Vorlage die Ausarbeitung eines detaillierten Projektplans, die Festlegung realistischer Zeitrahmen und die effiziente Nutzung der Arbeitsressourcen. Mithilfe der Gantt-Diagramm Vorlage können Sie den Status des gesamten Projekts überwachen und alle Stakeholder:innen über den Zeitplan und die Deliverables genauestens informieren.
So verwenden Sie die Gantt-Diagramm Vorlage
Die Gantt-Diagramm Vorlage ist eines der besten Hilfsmittel für das Projektmanagement. Die praktische Organisation der Projektmeilensteine in einzelnen Spalten unterstützt Sie dabei, alle Aufgaben aufzulisten, die es braucht, um Ihr Projektziel zu erreichen.
Sobald Sie Ihre Aufgaben aufgelistet haben, können Sie die in der Vorlage integrierten Drag-and-Drop-Funktionen nutzen, um Aufgaben auf Ihrer Gantt-Diagramm-Zeitleiste anzuordnen und einen vollständigen Arbeitsplan zu erstellen. Dank der horizontalen Zeitleiste können Sie problemlos Statusupdates verfolgen, etwaige Hindernisse beseitigen, Ressourcen neu zuweisen und konkurrierende Prioritäten verwalten.
Schritt 1: Organisieren Sie Ihr Projekt in spaltenweise Meilensteine
Beginnen Sie damit, vertikale Spalten in Ihrer Vorlage zu erstellen, um die Meilensteine Ihres Projekts abzubilden. Beim Hausbau sind dies Bauphasen, die abgeschlossen sein müssen, bevor Sie mit der nächsten beginnen können. Verwenden Sie die Spalten in der Vorlage, um alle Phasen des Projekts aufzulisten.
Sie können die einzelnen Spalten so benennen, wie es für Ihr Projekt am besten passt. Denken Sie jedoch daran, dass der Zweck der Vorlage darin besteht, ein effektives Gantt-Diagramm zu erstellen. Die Zeitleiste sollte für alle Stakeholder:innen, die sich den aktuellen Projektstatus ansehen, klar und deutlich sein.
Schritt 2: Unterteilen Sie das Projekt in einzelne Aufgaben
Jetzt sind Sie so weit, das Projekt in Aufgaben zu unterteilen. Eine neue Aufgabe erstellen Sie, indem Sie in einer beliebigen Spalte Ihres Projektboards auf das + klicken. Fügen Sie unbedingt eine detaillierte Beschreibung der Erwartungen zur Aufgabe hinzu und versehen Sie sie mit einem Tag, damit der:die Aufgabeninhaber:in den Umfang versteht.
Denken Sie bei der Auflistung Ihrer Aufgaben daran, dass diese von anderen Aufgaben abhängen, die zuerst erledigt werden müssen. Ihre fertige Gantt-Diagramm Vorlage sollte einen reibungslosen, geordneten Projektzeitplan ergeben, aus dem hervorgeht, wie und wann die einzelnen Aufgaben erledigt werden. Sollten bestimmte Aufgaben von anderen Aufgaben abhängig sein, vermerken Sie dies auf Ihrem Projektboard.
Schritt 3: Weisen Sie die Aufgaben geeigneten Ressourcen zu
Sobald Sie Ihre Aufgaben aufgelistet und nach Projektabhängigkeiten geordnet haben, können Sie Ihren Teammitgliedern konkrete Aufgaben zuweisen. Die Vorlage unterstützt Techniken zur relativen Arbeitseinschätzung, so dass Sie jede Aufgabe als kleines, mittleres oder großes Deliverable kennzeichnen können. Verwenden Sie die relative Arbeitseinschätzung auch, um zu veranschaulichen, wie sich die Abhängigkeiten der Aufgaben im Laufe des Projekts überlagern werden.
Schritt 4: Erstellen Sie Ihre Gantt-Diagramm-Zeitleiste
Als Nächstes ist es an der Zeit, die bedeutendste Funktion der Gantt-Diagramm Vorlage einzusetzen: die Projektzeitleiste. Klicken Sie in der oberen Leiste Ihres Projektboards auf die Option „Projektzeitleiste anzeigen“, um die Gantt-Diagramm-Funktion zu aktivieren.
Sie können jede Ihrer Aufgaben von Ihrem Projektboard auf die Projektzeitleiste ziehen und Ihr horizontales Gantt-Diagramm erstellen. Sobald Sie eine Aufgabe darauf abgelegt haben, klicken und ziehen Sie die Aufgabe horizontal zurecht, um das entsprechende Start- und Enddatum festzulegen. So erhalten Sie einen Überblick über alle Aufgaben- und Projektabhängigkeiten und können sich ein vollständigeres Bild von der zeitlichen Projektabwicklung machen.
Schritt 5: Verfolgen Sie Statusupdates und Abhängigkeiten
Während die Aufgaben erledigt werden und das Projekt voranschreitet, können Sie Ihre Vorlage verwenden, um die Meilensteine der Aufgabenerledigung und die Teamleistung zu verfolgen. Nutzen Sie die Berichtsfunktion Ihrer Gantt-Diagramm Vorlage, um Status- und Kapazitätsupdates zu erstellen. So erhalten Sie einen schnellen Überblick über die Teammitgliederleistungen und die effiziente Ressourcennutzung. Ebenfalls können Sie anhand der generierten Daten Änderungen an Ihrem Projektplan vornehmen.
