Was ist ein Krisenmanagementplan?
Ein Krisenmanagementplan ist eine vorab erstellte Strategie, die Ihrem Team hilft, sich auf unvorhergesehene Herausforderungen vorzubereiten. Ziel ist es, die Auswirkungen solcher Ereignisse auf Ihr Unternehmen und Ihre Belegschaft zu minimieren. Ein gut eingesetzter Plan schult Ihr Team effektiv, sodass Sie gemeinsam Krisen erfolgreich bewältigen und den normalen Betrieb zügig wiederherstellen können.
Effektives Krisenmanagement erfordert mehrere Schritte und reibungslose Teamarbeit. Vereinfachen Sie den Prozess, indem Sie jede Phase in konkrete Aufgaben unterteilen und an geeignete Verantwortliche zuweisen. So bleibt die Arbeitslast für einzelne Personen überschaubar.
Krisenteam etablieren: Bestimmen Sie geeignete Führungskräfte für das Krisenmanagement. Diese sollten ihre Rollen und Erwartungen klar verstehen, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Brainstorming-Sitzungen zur Risikobewertung: Bitten Sie Ihre Teamleiter:innen, Gedanken und Ideen über verschiedene Risikoszenarien auszutauschen, die sich auf das Unternehmen auswirken könnten. Ziehen Sie ein Stufensystem in Betracht, um die Wahrscheinlichkeit der jeweiligen Risiken und die Auswirkungen auf den Betrieb zu bewerten. Auf dieser Basis können Sie anschließend maßgeschneiderte Krisenreaktionspläne erstellen.
Krisenstrategie planen: Leiten Sie aus der Risikoanalyse konkrete Aufgaben ab und organisieren Sie diese in einem Aufgabenmanagement-Board, um Ihre Krisenstrategie zu definieren.
Strategie finalisieren: Teilen Sie den Plan mit Ihrem Krisenteam und relevanten Stakeholder:innen zur Abstimmung.
Plan regelmäßig aktualisieren: Gegebenenfalls müssen Sie Ihren Krisenmanagementplan aktualisieren, um auf veränderte Bedingungen zu reagieren. Planen Sie eine Aufgabe zur jährlichen Überprüfung ein, damit er relevant und wirksam bleibt.
Wann sollten Sie die Krisenplanvorlage nutzen?
Ein altes Sprichwort besagt: „Wer nicht vorbereitet ist, bereitet sich auf das Scheitern vor.“ Der Zweck eines Krisenplans ist es, auf unerwartete Herausforderungen vorbereitet zu sein. Ihre Krisenplanvorlage hilft Ihrem Team, für solche Situationen zu trainieren und die Auswirkungen zu minimieren.
Hier sind einige Beispiele dafür, wann Sie Ihre Krisenplanvorlage zum Schutz Ihrer Geschäftsinteressen einsetzen können:
Bevor eine Krise eintritt: Der ideale Zeitpunkt für den Einsatz Ihrer Krisenplanvorlage ist, bevor Sie sich in einer Krise befinden. Wenn Sie selbst Projektmanager:in sind, sollten Sie Ihre Krisenreaktionsstrategie entwickeln, bevor die Arbeit an neuen Projekten beginnt. So haben Sie genügend Zeit, um interne oder externe Bedrohungen für Ihr Projekt zu bewerten und rechtzeitig die richtigen Reaktionsstrategien zu entwickeln.
Wenn eine Krise eintritt: Tritt eine Krise ein, müssen Sie natürlich sofort reagieren. Ihre Krisenplanvorlage hilft Ihnen bei der Verwaltung der Aufgaben, um diese Ereignisse in Echtzeit zu managen. Sie können in der Vorlage jede Bedrohung sofort erfassen, bewerten und angehen, während Sie gleichzeitig Ihr Team auf dem Laufenden halten.
Nach einer Krise: Haben Sie erst kürzlich eine Krise bewältigen müssen, können Sie daraus viel für zukünftige Herausforderungen und Ihre Krisenreaktionsstrategie lernen. Nehmen Sie sich Zeit, im Anschluss zu bewerten, was gut gelaufen ist und was nicht. Sie können Ihren Krisenplan anhand der Erkenntnisse aus Ihren Reaktionsprotokollen aktualisieren und Verbesserungen angehen.
So nutzen Sie Ihre Krisenplanvorlage
Ihre Krisenplanvorlage hilft Ihnen dabei, alle wichtigen Aspekte einer Krisenreaktionsstrategie zu ermitteln, zu koordinieren, zu kommunizieren und die Herausforderung zu bewältigen. Wenn Sie Ihre Vorlage effektiv nutzen, können Sie auf Hindernisse und unvorhergesehene Bedrohungen effizient und anpassungsfähig reagieren.
Schritt 1: Workflow für die Krisenreaktion festlegen
Die Vorlage enthält vorgefertigte vertikale Spalten, die den Arbeitsablauf der Krisenreaktion darstellen. Organisieren Sie Ihre Krisenbewältigungsstrategie, indem Sie jede Spalte als eine Phase Ihrer Reaktion kennzeichnen. Zum Beispiel: Krisenidentifikation, Koordination der Maßnahmen, Kommunikation sowie Lösung und Überprüfung. Auf diese Weise verwalten Sie alle Aufgaben übersichtlich und stimmen sich dank eines zentralen, visuellen Projektboards mit allen Stakeholder:innen ab.
Schritt 2: Aufgaben für die Krisenreaktion zuweisen
Sobald Sie Ihre Spalten festgelegt haben, können Sie Aufgaben erstellen. Sie legen eine neue Aufgabe an, indem Sie in einem beliebigen Boardabschnitt auf das + klicken.
Überlegen Sie bei der Erstellung Ihrer Aufgaben, zu welcher Phase sie gehören. Wenn Sie etwa eine Aufgabe erstellen, um die Auswirkungen der Krise zu bewerten oder um Informationen zu sammeln, gehört diese in die Spalte „Krisenidentifikation”. Eine Überprüfung nach der Krise oder Aktualisierungen Ihres Krisenreaktionsplans gehören dagegen in die Spalte „Lösung“.
Schritt 3: Checklisten für jede Aufgabe erstellen
Erstellen Sie für jede Aufgabe Checklisten mit allen Anforderungen, die zur Erfüllung erforderlich sind. Dies verschafft Ihren Krisenmanager:innen zusätzliche Klarheit, sodass alle genau verstehen, wie jede Aufgabe zur Lösung der Krise beitragen wird. Checklisten sind auch eine wirksame Möglichkeit, um wichtige Details Ihrer Krisenmanagementstrategie zu dokumentieren.
Schritt 4: Transparente Kommunikation gewährleisten
Fügen Sie Anhänge oder Links zu relevanten Dokumenten hinzu, um zusätzlichen Kontext zum Krisenmanagementplan zu liefern. Mit der @-Funktion markieren Sie Teammitglieder in Aufgabenkommentaren, um Aktualisierungen oder Feedback während des Projektfortschritts zu teilen.
Schritt 5: Fortschritt überwachen und Board aktualisieren
Ihr Krisenreaktionsplan muss möglicherweise überarbeitet werden, wenn neue Herausforderungen auftauchen oder neue Technologien bessere Reaktionen ermöglichen. Planen Sie ausreichend Zeit ein, um die Krise im Anschluss zu bewerten, Ihren Krisenmanagementplan zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren.
