Die fünf Prinzipien des Change Managements
Der griechische Philosoph Heraklit sagte einst: „Nichts ist so beständig wie der Wandel.“ Als Projektmanager:in müssen Sie darauf vorbereitet sein, dass sich Umstände im Laufe der Zeit ändern. Prozesse und Arbeitsweisen entwickeln sich mit der Organisation weiter. Eine erfolgreiche Change-Management-Strategie hilft dabei, flexibel auf diese Veränderungen zu reagieren.
Hier sind die fünf Prinzipien für effektives Change Management und wie Sie diese Taktiken in Ihrem Unternehmen anwenden:
Veränderungen planen. Bereiten Sie sich auf mögliche Veränderungen vor. Beginnen Sie damit, Ziele und Gründe für geplante Änderungen klar zu definieren.
Veränderungen kommunizieren. Veränderungen sind oft schwierig umzusetzen. Eine klare und transparente Kommunikation darüber, warum sie notwendig sind, erleichtert die Akzeptanz und reduziert Widerstände.
Stakeholder:innen einbeziehen. Binden Sie alle Beteiligten ein und holen Sie Feedback ein, um die Akzeptanz für vorgeschlagene Änderungen zu erhöhen.
Mitarbeitende schulen. Schulungen helfen Mitarbeiter:innen, neue Prozesse zu verstehen und erforderliche Fähigkeiten zu entwickeln, um sich reibungslos anzupassen.
Änderungen überwachen und bewerten. Prüfen Sie nach der Umsetzung, welchen Einfluss die Änderungen hatten. Lernen Sie daraus, um zukünftige Change-Management-Strategien zu verbessern.
Warum sollten Sie eine Change-Management-Vorlage für das Projektmanagement nutzen?
Selbst die besten Pläne erfordern Anpassungen. Oftmals kommen während der Projektarbeit neue Details ans Licht, die einen Strategiewechsel notwendig machen.
Die Change-Management-Vorlage hilft Ihnen dabei, vorgeschlagene Änderungen zu planen, zu bewerten und umzusetzen. Sie erleichtert Ihnen das Leben als Projektmanager:in, indem sie den gesamten Prozess – von der Planung bis zur Implementierung – unterstützt.
Die Vorlage bietet Ihnen verschiedene Vorteile:
Unterbrechungen minimieren: Die Vorlage visualisiert, wie sich vorgeschlagene Änderungen auf Ihre Organisation auswirken. Sie dient als zentrale Anlaufstelle, die alle Stakeholder:innen über die Notwendigkeit und den Ablauf der Änderungen informiert.
Teamarbeit verbessern: Änderungen in etablierten Workflows erfordern neue Ansätze für die Zusammenarbeit. Die Vorlage unterstützt Teams dabei, sich neu zu organisieren und effektiv zusammenzuarbeiten.
Anpassungsfähigkeit fördern: Erfolgreiche Teams sind flexibel und anpassungsfähig. Eine Change-Management-Vorlage im Kanban-Format macht den Plan für alle verständlich. So ist jede:r im Team besser auf die vorgeschlagenen Änderungen vorbereitet.
Wenn Sie die Change-Management-Vorlage richtig einsetzen, verstehen alle Beteiligten, wie die Änderungen geplante Workflows oder den Projektfortschritt beeinflussen. Die Vorlage zeigt klar, welche Änderungen bearbeitet werden, wer dafür verantwortlich ist und welche Ergebnisse erwartet werden.
Wie Sie die Change-Management-Vorlage verwenden
Die Change-Management-Vorlage bietet eine klare Roadmap, wie vorgeschlagene Änderungen umgesetzt und bewertet werden. Unterteilen Sie größere Änderungen in Aufgaben mit Checklisten und entwickeln Sie eine Change-Management-Strategie, die messbare Ergebnisse liefert.
Schritt 1: Change-Management-Board erstellen
Die Vorlage enthält vordefinierte Spalten, die die verschiedenen Phasen des Change Managements abbilden. Gliedern Sie Ihren Plan, indem Sie jede Spalte entsprechend benennen: „Vorbereitung“, „Stakeholder:innen“, „Umsetzung“, „Überwachung und Unterstützung“ sowie „Bewertung und Abschluss“. Diese Struktur hilft Ihnen, Aufgaben klar zuzuweisen und sicherzustellen, dass die Änderungen das Projekt in die richtige Richtung lenken.
Schritt 2: Aufgaben für jede Phase zuweisen
Legen Sie für jede Phase Aufgaben an. Klicken Sie dazu einfach auf „+ Aufgabe hinzufügen“. Die Vorlage hilft Ihnen dabei, für jede Projektphase die richtigen Aufgaben zu definieren. Eine Aufgabe wie „Kommunikationsplan entwickeln“ oder „Compliance-Anforderungen definieren“ gehört zur Phase „Vorbereitung“. Eine Aufgabe wie „Widerstand adressieren“ oder „Schulungen für Mitarbeitende durchführen“ wird der Phase „Umsetzung“ zugewiesen.
Schritt 3: Checklisten für jede Aufgabe erstellen
Fügen Sie Checklisten zu jeder Aufgabe hinzu, um alle notwendigen Anforderungen klar zu definieren. So schaffen Sie Transparenz und stellen sicher, dass nichts übersehen wird. Markieren Sie während der Bearbeitung erledigte Punkte direkt in der Checkliste. Sobald alle Punkte abgehakt sind, gilt die Aufgabe als abgeschlossen.
Schritt 4: Start- und Enddaten festlegen
Jede Aufgabe benötigt klare Start- und Enddaten. Change Management ist nur effektiv, wenn jede Phase der Strategie in der richtigen Reihenfolge umgesetzt wird. Aufgaben müssen abgeschlossen sein, bevor die nächste Phase beginnen kann.
Schritt 5: Überwachen und anpassen
Nutzen Sie die Phase „Bewertung und Abschluss“, um eine Nachbesprechung durchzuführen und den Einfluss der Änderungen auf die Projektleistung zu analysieren. Dokumentieren Sie die gewonnenen Erkenntnisse, um zukünftige Projekte noch effektiver zu gestalten.
