Was sind die Vorteile einer Aktionsplan-Vorlage?
Aktionspläne bieten eine schnelle und effiziente Methode, um Projekte im Zeitplan zu halten. Sie legen damit Aufgaben, Ressourcen, Budgets und Zeitpläne für Ihr Projekt fest. Als Projektmanager:in können Sie mit einem Aktionsplan:
die Arbeitsbelastung Ihres Teams einschätzen,
einen Rahmen zur Organisation und Strukturierung neuer Projekte festlegen,
klare Ziele setzen und die Ausrichtung aller Beteiligten auf die Projektziele gewährleisten,
Herausforderungen oder Hindernisse frühzeitig erkennen und einplanen.
Mit einem Aktionsplan bleiben außerdem alle Teammitglieder auf dem Laufenden und arbeiten gemeinsam auf die Projektziele hin. Aktionspläne unterstützen die Teamkoordination, indem sie:
es ermöglichen, Zeit auf die wichtigsten Prioritäten zu konzentrieren,
die Wahrscheinlichkeit verringern, dass wichtige Aufgaben übersehen werden,
die Teammitglieder mit zielgerichteten Workflows dabei unterstützen, ihre Aufgaben zu erledigen.
Durch die Verwendung einer Aktionsplan-Vorlage fördern Sie die Abstimmung unter Ihren Teammitgliedern und Stakeholdern und führen mehrere Projekte effizient und verantwortungsbewusst durch.
Wann Sie die Aktionsplan-Vorlage verwenden sollten
Die Aktionsplan-Vorlage hilft Ihnen, Aufgaben effizient zu organisieren und zuzuweisen:
Dokumentieren Sie Anfragen auf einem zentralen Projekt-Board.
Weisen Sie Aufgaben nach Priorität zu.
Verfolgen Sie den Fortschritt jeder Aufgabe, um Erwartungen besser zu steuern.
Überprüfen Sie die Ergebnisse und schließen Sie das Projekt ab.
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem großen Finanzinstitut, und Ihre Stakeholder haben eine umfassende Compliance-Prüfung aller Kund:innenverträge angefordert.
Als Projektleiter:in sammeln Sie mit Ihrem Team die Finanzdaten der Kund:innen, erstellen neue Vertragsentwürfe und schließen die neuen Verträge so ab, dass sie den geltenden Gesetzen und Regularien entsprechen. Nutzen Sie Ihre Aktionsplan-Vorlage, um:
einen Zeitplan zu erstellen, der alle Aufgaben der Compliance-Prüfung strukturiert.
Checklisten für Teilaufgaben zu erstellen.
Aufgaben nach Fristen und Abhängigkeiten zu organisieren.
Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen und einen Projekt-Workflow zu entwickeln.
den Fortschritt der einzelnen Aufgaben innerhalb des Projektplans zu tracken.
die Stakeholder regelmäßig über den Projektstatus zu informieren, indem Sie die Aktionsplan-Vorlage als visuellen Leitfaden verwenden.
Die Aktionsplan-Vorlage enthält auch eine integrierte Zeitleiste, die wie ein Gantt-Diagramm funktioniert. Weisen Sie jeder Aufgabe ein Start- und Enddatum zu, um einen klaren Gantt-Zeitplan zu erstellen, der von den Teammitgliedern und Stakeholdern überprüft werden kann.
Wie verwenden Sie die Aktionsplan-Vorlage?
Mit der Aktionsplan-Vorlage organisieren Sie alle Aufgaben Ihres Teams und die Anfragen anderer Stakeholder in einem zentralen Board. Verwenden Sie die Vorlage als Workflow- und tägliches Management-Tool, um die Produktivität Ihres Teams zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Projekte pünktlich abgeschlossen werden.
Schritt 1: Planung des Arbeitsablaufs
Erstellen Sie die vertikalen Spalten in Ihrer Vorlage und bilden Sie den geplanten Workflow ab. Weisen Sie den Spalten die Label zu, die am besten zu Ihren individuellen Bedürfnissen passen. Denken Sie dabei daran, dass jede Spalte die Reihenfolge Ihres Workflows widerspiegeln sollte. Die Gliederung Ihres Boards in „Anfragen”, „Priorisierung”, „Produktion”, „Überprüfung” und „Abgeschlossen” hilft Ihnen, einen klaren Überblick über den Status Ihrer Aufgaben zu behalten.
Schritt 2: Einteilung in Aufgaben
Nachdem Sie die Spalten definiert haben, erstellen Sie die Aufgaben. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) in einer beliebigen Spalte, um eine neue Aufgabe zu erstellen.
Kommen Aufgaben von externen Stakeholdern, fügen Sie diese den „Anfragen“ hinzu. Oft sind diese Anfragen mit mehreren Projekten verbunden. Als Projektmanager:in für Ihr Team überprüfen Sie im nächsten Schritt jede Anfrage und weisen sie nach Priorität Ihrem Team zu.
Wenn Sie Aufgaben anfordern, fügen Sie diese der Spalte „Priorisierung“ hinzu. Achten Sie darauf, eine detaillierte Beschreibung Ihrer Erwartungen hinzuzufügen, damit Ihr Team die Aufgabe nachvollziehen kann. Nutzen Sie Tags wie „Dringend“ oder „Wichtig“, um den Überblick über Ihre Prioritäten zu behalten. Um Tags hinzuzufügen, klicken Sie auf die Aufgabe, dann auf „Tags“ > „Tags zuweisen“.
Zu Beginn jeder Woche überprüfen Sie mit Ihrem Team den aktuellen Stand und delegieren anstehende Aufgaben. Hat Ihr Team noch freie Kapazitäten, können Sie zusätzliche Aufgaben direkt zuweisen.
Schritt 3: Checklisten für Aufgaben erstellen
Unter jeder Aufgabe können Sie Checklisten erstellen, um sie in kleinere Schritte zu unterteilen. Dies gibt Ihren Teammitgliedern zusätzliche Klarheit über die Anforderungen. Sie selbst können dadurch den Arbeitsaufwand besser einschätzen und Ressourcen entsprechend planen.
Schritt 4: Zuweisen von Start- und Enddaten für Aufgaben
Weisen Sie jeder Aufgabe nach deren Erstellung ein Fälligkeitsdatum zu. Sie können auch Start- und Enddaten festlegen, um zu bestimmen, wann die Aufgabe bearbeitet werden soll und wie viel Zeit dafür benötigt wird.
Nutzen Sie das integrierte Gantt-Diagramm, um die gesamte Zeitleiste des gemeinsamen Arbeitsablaufs Ihres Teams zu visualisieren. So können Sie neue Aufgaben und Anfragen besser einschätzen und entsprechend priorisieren.
Sobald Aufgaben erledigt sind und neue Anfragen eingehen, können Sie den Arbeitsablauf aktualisieren. Weisen Sie neue Aufgaben zu, indem Sie die Enddaten älterer Aufgaben als Richtwert verwenden.
Schritt 5: Performance überwachen
Überwachen Sie den Fortschritt, um sicherzustellen, dass Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden. Wird eine Frist überschritten, wird die Aufgabe als „überfällig“ gekennzeichnet. Identifizieren Sie den Blocker und arbeiten Sie mit der/dem Verantwortlichen zusammen, um gemeinsam eine Lösung zu finden.
Nutzen Sie die Berichtsfunktion von MeisterTask, um die Leistung Ihres Teams im Detail zu analysieren, einschließlich der Erledigungsquote von Aufgaben. Diese Informationen helfen Ihnen, Ihren Workflow zu optimieren und die Produktivität Ihres Teams weiter zu steigern.
