sim cargo: Ausarbeitung robuster Onboarding-Workflows mit fortschrittlicher Task Management Software
In Unternehmen, die mit vielen einzelnen Partnern und Aufgaben arbeiten, ist es eine Mammutaufgabe, den Überblick über den Papierkram zu behalten. Als führendes Transportunternehmen, das sich auf ein kontinentweites Stückgutnetzwerk stützt, verbindet das in Deutschland ansässige Unternehmen sim cargo über 260 Spediteure mit mehr als einem Dutzend regionaler Umschlagspunkte (TSPs), was komplexe ökonomische und ökologische Prozesse erfordert. Dafür benötigt es Lösungen, die eine vertrauenswürdige Kommunikation und Organisation über das gesamte Netzwerk hinweg gewährleisten.
Die Herausforderung: Koordinierung miteinander verbundener Umschlagplätze in ganz Europa.
Seit der Gründung 2020 hat sim cargo die Arbeit der Gründer – ILN und S.T.a.R. – am Markt für Stückguttransporte erfolgreich fortgeführt. Ein Netzwerk dieser Größe zu verwalten, ist für die 50+ Mitarbeiter eine ziemliche Herausforderung.
Um effizient innerhalb des Netzwerks zu arbeiten, muss jeder Partner ein Mindestmaß an Kenntnissen des Systems haben, mit dem sim cargo arbeitet. Die Erfahrung lehrte Niklas Thiebes und Julian Loth, dass diese Informationen nicht so leicht zu vermitteln sind wie zunächst gedacht. Dies zeigte sich auch an der nichtendenden Flut der immergleichen Routinefragen.
Mit Hilfe vonMeisterTask will sim cargo im gesamten Partnernetzwerk und im Unternehmen selbst die Kommunikation und Zusammenarbeitgrundlegend überarbeiten, beginnend mit der Erstellung eines interaktiven Firmenhandbuchs. Dadurch soll das Tagesgeschäft beschleunigt und die Einarbeitungszeit für neue Partner und Mitarbeiter radikal verkürzt werden.
Wir haben sehr viele Partner und der Kommunikationsaufwand, um mit allen Firmen gut zusammenzuarbeiten, ist enorm. Die Interaktion eines Partners mit dem gesamten System kann zum Erliegen kommen, wenn grundlegende Fragen nicht beantwortet werden: Was mache ich, wenn ich eine Lieferung nicht zustellen kann? Was mache ich, wenn die Informationen des Spediteurs nicht korrekt sind? Daher stehen wir immer mit Rat und Tat zur Seite. Wir verschwenden aber viel Zeit und Ressourcen, wenn wir Partnern typische Fragen beantworten müssen, auf die sie genauso gut selbstständig Antwort finden könnten.
Niklas Thiebes
Leiter Unternehmensentwicklung und Informationsmanagement bei sim cargo
Nach internen Diskussionen entschied man sich, alle Informationen, die die System-Partner brauchen, zu bündeln und diese in ein leicht zugängliches Format zu bringen, um die direkte Kommunikation mit den Partnern zu reduzieren. Diesen Bedarf festzustellen, war allerdings nur der erste Schritt – der entscheidende zweite Schritt war, ein smartes Dokumentations-Tool zu finden, das als Wissensbasis funktioniert. Zum Glück fand sich dafür rasch eine Lösung.
Die Lösung: MeisterTask – intuitiv und leicht zu bedienen
sim cargo war bereits Kunde von MeisterTask und nutzte die Software mit großem Erfolg zur Verwaltung interner Projekte. Anfang 2021 erfuhr das Unternehmen von der neuen Dokumentationsfunktion der MeisterTask-Plattform, die gerade die Beta-Phase erreicht hatte.
MeisterTask als intuitive, einfach zu bedienende Projektmanagement- und Dokumentationssoftware ermöglichte es sim cargo den internen Wissensaustausch zu verbessern. Die durch die MeisterTask-Plattform entdeckten Effizienzen halfen ebenfalls dabei, das Mitarbeiter-Onboarding zu verkürzen.
Durch die Erweiterung des Mitarbeiter:innenstammes konnte das Unternehmen mehr Partner und Kunden in einem engeren Zeitfenster bedienen. Dies trug zur Verbesserung der Servicequalität und der Kundenzufriedenheit bei.
Wir mögen, wie die Tools aufgebaut sind, besonders MeisterTask, das extrem benutzerfreundlich ist, auch wenn man wenig technisches Wissen hat. Als uns Meister vom Beta-Launch von Notizen erzählte, nahmen wir das Angebot, diese zu testen, gerne an. Die Kombination aus einem Tool, das wir brauchen, entwickelt von einem uns vertrauten Softwarehersteller, passt einfach.
Julian Loth
Leiter Ressort Vertrieb bei sim cargo
Obwohl sim cargo mittlerweile mit MeisterTask an einem smarten, einfachen Firmenhandbuch feilt, versuchte es die Firma zunächst mit anderen Tools. Leider führten diese ersten Versuche, einen Leitfaden zu erstellen, zu keinem zufriedenstellenden Ergebnis. Thiebes veranschaulicht die Gründe:
“Mit einiger Mühe schafften wir es, alle Informationen zu Papier zu bringen. Das Ergebnis war ein umfangreiches PDF-Handbuch, das wir an alle Partner in einem Rutsch verteilten. Um gezielt nach einer bestimmten Information zu suchen – Hinweise zu Vorschriften, Bußgeldern etc. – hätte solch ein Dokument aber unglaublich gut strukturiert sein müssen. Das war bei uns nicht der Fall. Letzten Endes wurden die Informationen doch wieder mündlich weitergegeben und das Handbuch war am Ende weniger hilfreich, als es sein sollte.”
Die Schwierigkeiten, das Firmenhandbuch in die betrieblichen Abläufe einzubinden, brachten sim cargo auf eine neue Idee: die Ergänzung des statischen Dokuments um ein dynamisches internes Wiki. Die Tranformation ging durch die Verwendung der Inhaltsblock- und Notizenverknüpfungsfunktion von MeisterTask erstaunlich einfach vonstatten, wie Loth erklärt:
“Notizen in MeisterTask eignen sich hervorragend für das Wiki-Format. Durch Notiz-Verlinkungen und Strukturierungsfunktionen können wir informative Inhalte erstellen, die leicht navigierbar sind. Der Inhalt selbst ist zwar ziemlich trocken, aber mit Infoboxen, Icons, Hervorhebungen etc. rücken wir wichtige Informationen ins Rampenlicht. Auch Rollen und Berechtigungen sind von großer Hilfe. Unser Handbuch wird aktuell von ausgewählten Power-Usern bearbeitet, aber wir können auch anderen Firmenangehörigen Zugang zu bestimmten Inhalten geben, die diese dann zwar einsehen, aber nicht bearbeiten können.”
Das Ergebnis: Zweiwöchiges statt dreimonatiges Onboarding
Neben der Effizienzsteigerung im Tagesgeschäft, vor allem bei der Integration neuer Netzwerkpartner, musste sim cargo eine weitere Sache berücksichtigen: Mit dem Wachstum des Unternehmens kommen neue Angestellte hinzu, die schnell mit den Prozessen und Abläufen vertraut gemacht werden müssen.
sim cargo war sich bewusst, dass neue Mitarbeiter:innen umso wertvoller für das Unternehmen sind, je schneller sie ihre volle Produktivität erreichen. Julian Loth ist diesbezüglich zuversichtlich, dass MeisterTask eine Schlüsselrolle bei der Gestaltung einer optimierten Zukunft des Unternehmens spielen wird:
Ich erinnere mich gut an eine Frage bei einem Training für neue Teammitglieder in der Systemzentrale. Jemand fragte: ‚Wie lange wird es dauern, bis wir das System komplett verinnerlichen?‘ Die Antwort lautet: drei Monate. Das klang für mich zwar abwegig, aber in der damaligen Situation war es nun mal die Wahrheit. Durch die Konsolidierung aller notwendigen Informationen mittels MeisterTask haben wir mittlerweile den Onboarding-Prozess auf kompakte zwei Wochen reduziert. Je effizienter dieser Prozess gestaltet ist, desto produktiver das Team.
Niklas Thiebes
Leiter Unternehmensentwicklung und Informationsmanagement bei sim cargo
Die Standorte von sim cargo liegen zentral in Deutschland, im hessischen Homberg und im rheinischen Sinzing. Aber durch Präsenzschulungen und Partnerintegration vor Ort fallen immer noch hohe Reisekosten an. Dies erhöht den Druck auf das Unternehmen, Besuche so produktiv wie möglich zu halten. Loth glaubt daran, dass MeisterTask den Partnermanagement-Prozess besser steuerbar macht:
Wir wollen die Firmen in unserem Partnernetzwerk immer noch besuchen, aber wir wollen uns nicht mehr durch häufige Reisen belasten, wenn sie einfach nicht notwendig sind. Mitarbeiterwechsel in unseren Partnerfirmen sind auch ein wichtiges Thema: Immer wenn eine neue Person ins Partnerteam kommt, muss sie lernen, wie die Zusammenarbeit mit sim cargo funktioniert. Daher ist es extrem wichtig, dass wir die zentralen Informationen in einem leicht zugänglichen Format sammeln und zur Verfügung stellen können, um diesen Prozess zu beschleunigen.
Julian Loth
Leiter Ressort Vertrieb bei sim cargo
sim cargo hat auch künftig sehr ehrgeizige Pläne, die an MeisterTask geknüpft sind – beispielsweise die Dokumentation eines Software-Entwicklungsprojekts: FITs (Future IT sim cargo). Ziel des Anfang 2021 gestarteten Projekts ist es, alle Softwarekomponenten, die die Partner für ihre Arbeit mit dem Unternehmen benötigen, im Alleingang zu entwickeln: ein gewaltiges Unterfangen, das intensive Prozesskenntnisse und eine akribische Dokumentation erfordert.
In dieser Hinsicht ist MeisterTask eine echte Bereicherung für sim cargos digitales Tool-Kit. FITs war eine wichtige Triebfeder bei der Erstellung des internen Wikis von Sim Cargo mit MeisterTask, während die Funktionen zur Projektdokumentation des Tools viel Spielraum für Erweiterungen bieten.
