Bezirksregierung Arnsberg: eine Organisation des öffentlichen Sektors mit Blick in die Zukunft
Die nordrhein-westfälische Bezirksregierung Arnsberg ist eine Behörde, die ein breites Aufgabenspektrum von Bildung und Regionalentwicklung bis hin zu Migration und Arbeitssicherheit abdeckt. Seit der Gründung des GovLab im Jahr 2018 spieltes als internes Innovationslabor eine tragende Rolle in der 2.000 Mitarbeiter:innen starken Verwaltung.
Ein kleines, agiles Team von fünf Personen, darunter Christian Stuhldreier, der als Innovationsmanager im GovLab arbeitet, ist für die Erprobung neuer Technologien und Methoden zuständig. Ziel ist es, die Arbeit der Behörde effizienter und bürger:innenfreundlicher zu gestalten. Ziele der Arbeit sind:
Impulse für Innovationsthemen zu setzen
Mitarbeiter:innen standort- und dezernatsübergreifend effektiv zu vernetzen
die Bezirksregierung als lernfähige Organisation aufzustellen
Das GovLab hat für seine innovative Arbeit viel Anerkennung erhalten und wurde 2019 mit dem „Good Governance Award“ ausgezeichnet. Doch die Reise dorthin war für Christian und sein Team nicht immer reibungslos.
Die Herausforderung: Telearbeit über mehrere Abteilungen hinweg
Die Corona-Pandemie wirkte, wie bei vielen anderen Organisationen, auch bei der Bezirksregierung Arnsberg als Katalysator für organisatorische Veränderungen und beschleunigte die Suche nach innovativen Ansätzen. Mit der Krise rückten neue Herausforderungen in den Vordergrund – insbesondere, wie Büroangestellte ihre Arbeit im Homeoffice digital bewältigen können:
Zum einen waren viele unserer Mitarbeiter:innen technisch überfordert und mit den Funktionen von Tools wie Zoom nicht vertraut. Zum anderen stellte sich die Frage, wie die Zusammenarbeit so organisiert werden kann, dass jeder über die Arbeit der anderen informiert ist und sieht, was das für die Teamstrukturen bedeutet.
Christian Stuhldreier
Innovationsmanager
In diesem Zusammenhang befasste sich das GovLab nicht nur mit den Tools, die zur Erleichterung der Arbeit eingesetzt wurden, sondern auch mit den Methoden wie Scrum und Kanban, mit denen die Arbeit organisiert wurde.
Die Arbeit der Bezirksregierung ist häufig nicht nur komplex, sondern erfordert auch intensive Zusammenarbeit, was Transparenz unerlässlich macht. Christian erläutert dabei:
“Wenn wir Genehmigungen für große Anlagen wie Windparks benötigen, müssen wir uns mit vielen anderen Behörden abstimmen. Es ist nicht einfach, Transparenz zu gewährleisten und alle relevanten Informationen so bereitzustellen, dass jede:r sowohl über den Projektstatus als auch über aktuelle Aufgaben informiert ist. Die größte Herausforderung besteht jedoch darin, mit der sich immer schnell ändernden Arbeitsbelastung und den Kapazitäten der Teams umzugehen. Die Aufgaben der Mitarbeiter:innen verschieben sich ständig, da der Bedarf in den verschiedenen Bereichen täglich schwankt. Daher müssen wir schnell Informationen und Schulungen bereitstellen, damit alle möglichst rasch auf dem gleichen Stand sind.”
Der dringende Bedarf an mehr Transparenz, Übersicht und effizienter Zusammenarbeit brachte Christian und sein Team dazu, nach einer geeigneten Software für die digitale Transformation zu suchen. Zunächst testeten sie eine australischen Projektmanagementlösung, die jedoch die erforderlichen europäischen Sicherheits- und Datenschutzstandards nicht erfüllte. Nach einer intensiven Suche stießen sie schließlich auf MeisterTask, das sich als ideale Plattform für ihre täglichen Arbeitsabläufe herausstellte.
Die Lösung: Zentralisierung der Arbeit und klarer Informationsaustausch
Die Bezirksregierung setzte unter anderem auf MeisterTask, um die digitale Transformation während und nach der Pandemie zu meistern. Die Plattform ermöglichte es der Behörde, ihre Arbeit sicher zu planen, zu organisieren und nachzuverfolgen. Darüber hinaus können die Teams Informationen transparent und bereichsübergreifend austauschen, Aufgaben zuweisen und Kapazitäten von überall aus verwalten – all dies unter strikter Einhaltung der erforderlichen Datenschutzbestimmungen.
Das GovLab-Team nutzt Scrum, um seine Arbeit zu planen und zu organisieren. Jeden zweiten Montag entwerfen sie in einem Planungsmeeting ihre zweiwöchigen Sprints. Dabei greifen sie auf ihr Sprint-Planungsboard zurück, das Status, Unteraufgaben, Prioritäten und Diskussionen übersichtlich darstellt.
Als das Team noch komplett im Büro arbeitete, wurde der Prozess mit Haftnotizen an der Wand organisiert. Wenn ein Teammitglied unterwegs war, musste es bis zur Rückkehr ins Büro warten, um den Projektstatus einsehen zu können. MeisterTask schuf eine zentrale Informationsquelle, die es dem Team ermöglichte, effektiv, transparent und agil zusammenzuarbeiten.
Reibungsloser Übergang zur digitalen Arbeitsweise
Die benutzerfreundliche Oberfläche von MeisterTask ermöglichte es auch technisch weniger versierten Teammitgliedern, sich schnell einzuarbeiten. Für diejenigen, die zusätzliche Unterstützung benötigten oder Fragen hatten, wurden 30-minütige interne Support-Calls organisiert, an denen auch MeisterTask-Experten teilnahmen, um alle Unklarheiten zu beseitigen. Christian betont zudem die Vorteile des MeisterTask-Hilfezentrums und der Academy-Videos, die wesentlich dazu beitrugen, dass alle Mitarbeiter:innen die Plattform sicher nutzen konnten.
Das GovLab-Team bot auch offene Sprechstunden an, in denen Mitarbeiter:innen Antworten auf Fragen zu MeisterTask oder bestimmten Arbeitsmethoden erhalten konnten. Christian erklärt:
“Diese Sitzungen sind perfekt für die Teamzusammenarbeit, da sie nur wenig Vorbereitung erfordern, aber den Beteiligten großen Mehrwert bieten. Jede:r kann im Vorfeld Fragen einreichen, und zu Beginn des Videocalls stimmen wir über die dringendsten Themen ab. Alle weiteren Fragen werden dann in zusätzlichen Meetings oder asynchron geklärt.”
Auch für Notfälle, in denen eine 1:1-Betreuung vonnöten war, hatte sein Team eine geniale Lösung parat.
“Um den Umstieg zu erleichtern, setzen wir 'digitale Ersthelfer' ein – Teammitglieder, die bereits mit dem Tool vertraut waren und andere beim Erlernen der Nutzung unterstützten. Dieses kollegiale Supportsystem trug entscheidend dazu bei, Probleme frühzeitig zu lösen und das gesamte Team bei der Anpassung an die neuen Arbeitsabläufe in MeisterTask zu unterstützen.”
Christian betont, dass der Erfolg dieses Veränderungsprozesses stark auf dem menschenzentrierten Ansatz des GovLab basiert. Statt eines Top-down-Ansatzes lag der Fokus darauf, allen Mitarbeiter:innen die Werkzeuge und Methoden zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um ihre Arbeit selbständig effektiv zu erledigen:
“Wir legen großen Wert auf Transparenz in unserem Tagesgeschäft. Jede:r kann Aufgaben und Dokumente einsehen und kommentieren. So müssen wir uns nicht mehr ständig darum Gedanken machen, ob alle unsere Mitarbeiter:innen auf dem neuesten Stand sind.”
Es wird immer Mitarbeiter:innen geben, die sich gegen Veränderungen sträuben. Doch für diejenigen, die bereit sind, sich für Veränderungen zu engagieren, die Dinge vorantreiben und sich vielleicht auch persönlich weiterentwickeln möchten, bieten wir eine Plattform und bringen sie zusammen. Diese kurzen Interaktionen – sei es für 10 Minuten am Ende eines Videocalls, um Ideen auszutauschen – sind entscheidend für den Erfolg unseres Transformationsprozesses.
Das Ergebnis: effektive digitale Prozesse für langfristigen Erfolg
Trotz der herausfordernden Bedingungen während der Pandemie hat die Bezirksregierung Arnsberg mithilfe von MeisterTask ihre Arbeitsprozesse erfolgreich digitalisiert und dabei bemerkenswerte Fortschritte erzielt:
Ermöglichung von Heimarbeit: Vor der Pandemie war das Arbeiten von zuhause aus bei der Bezirksregierung eine Seltenheit. Tools wie MeisterTask erleichterte den Übergang zum Online-Arbeitsmanagement sowohl während als auch nach der Pandemie.
Digitalisierung papiergebundener Abläufe: MeisterTask eliminierte die Abhängigkeit von papierbasierten Prozessen und Haftnotizen und bot eine effizientere, digitale Lösung für eine transparente Aufgabenverfolgung und Organisation.
Transparenz und Flexibilität: MeisterTask bietet umfassenden Zugang zu Informationen über Projektstatus und Teamkapazitäten, was entscheidend für die effektive Ressourcenzuteilung bei komplexen, bereichsübergreifenden Projekten sowie für eine schnelle Einarbeitung ist.
Einhaltung des Datenschutzes: MeisterTask wird in deutschen Rechenzentren gehostet, erfüllt die Anforderungen der DSGVO und ist nach ISO 27001 zertifiziert.
Fortschritt und Training: MeisterTask erleichtert den schnellen Wissensaustausch und die Status-Updates, die für Mitarbeiterschulungen und ein umfassendes Projektverständnis unerlässlich sind.
Diese transformativen Erfolge wären ohne eine sorgfältige Einführung und kontinuierliche Unterstützung durch interne Vorreiter:innen sowie das MeisterTask-Expertenteam nicht möglich gewesen.
Für die Bezirksregierung Arnsberg ist MeisterTask mehr als nur ein Tool – es hat sich als zuverlässiger Partner in der digitalen Transformation erwiesen. Mit seiner intuitiven Plattform unterstützt und fördert es nachhaltig die Effizienz und Transparenz der Arbeitsorganisation innerhalb der Behörde und trägt maßgeblich dazu bei, dass die Bezirksregierung auch in Zukunft erfolgreich und zukunftsorientiert arbeiten kann.
