Was ist Aufgabenmanagement für Mitarbeiter:innen?
Aufgabenmanagement ist eine Methode, mit der Projektmanager:innen die Aufgaben einzelner Mitarbeiter:innen verfolgen können. Mit dieser Methode organisieren Sie Arbeitspläne und stellen sicher, dass Ihr Team Aufgaben innerhalb der festgelegten Fristen abschließt.
Das Aufgabenmanagement schafft Verantwortlichkeit und sorgt dafür, dass Ihre Teams Ergebnisse effizient und in höchster Qualität liefern.
Warum ist Aufgabenmanagement für Mitarbeiter:innen wichtig?
Hier sind einige wichtige Gründe, warum Sie eine Aufgabenmanagement-Vorlage für Mitarbeiter:innen verwenden sollten:
Verantwortung stärken: Mit Aufgabenmanagement können Projektmanager:innen Aufgaben zuweisen und Teammitgliedern Verantwortung für Ergebnisse übertragen. So bleiben größere Projekte auf Kurs.
Effizienz steigern: Wenn Prioritäten klar definiert sind, können Mitarbeiter:innen ihre Arbeitszeit so einteilen, dass sie wichtige Aufgaben zuerst erledigen. Das steigert die Produktivität.
Ressourcen besser nutzen: Projekte haben begrenzte Ressourcen. Mit dieser Aufgabenmanagement-Vorlage können Mitarbeiter:innen diese optimal verteilen und gleichzeitig größere Projektziele im Blick behalten.
Datenbasierte Entscheidungen treffen: Diese Vorlage dient als zentrales Projektboard, auf dem Sie stets den Status sämtlicher Aufgaben einsehen können. So stehen Ihnen jederzeit alle Daten zur Verfügung und Sie können so fundierte Entscheidungen treffen und Arbeitsabläufe verbessern.
Wie nutzen Sie die Aufgabenmanagement-Vorlage für Mitarbeiter:innen?
Mit der Aufgabenmanagement-Vorlage für Mitarbeiter:innen können Sie die täglichen Verantwortlichkeiten Ihres Teams strukturiert managen. Holen Sie das Beste aus dieser Vorlage heraus:
Schritt 1: Erstellen Sie Aufgaben für jede Spalte
Sie legen eine neue Aufgabe an, indem Sie auf das „+“-Symbol in einer beliebigen Spalte Ihres Projektboards klicken. Fügen Sie eine detaillierte Beschreibung der Erwartungen hinzu und weisen Sie einen Tag zu, damit Projektbeteiligte die Anforderungen der Aufgabe besser nachvollziehen können.
Sie können Tags auch verwenden, um Prioritäten zu setzen. Beachten Sie, dass pro Teammitglied nur eine Aufgabe die höchste Priorität erhalten sollte. So ist für alle Mitarbeiter:innen klar, welche Aufgabe auf ihrer Liste die wichtigste ist.
Schritt 2: Vereinfachen Sie komplexe Aufgaben mithilfe von Checklisten
Erleichtern Sie Ihren Mitarbeiter:innen das Erstellen eines klar strukturierten Arbeitsplans, indem Sie die Erwartungen auf dem Projektboard vereinfachen. Teilen Sie größere oder komplexere Aufgaben in kleinere, überschaubare Unteraufgaben und Checklisten auf. Dadurch können Teammitglieder ihre Zeit und Ressourcen effizient planen und nutzen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen alle relevanten Informationen und den nötigen Kontext zu ihren Aufgaben erhalten, damit Sie die Anforderungen gezielt und präzise erfüllen können.
Schritt 3: Erstellen Sie eine Zeitleiste für Ihr Aufgabenmanagement
Sobald Sie alle Erwartungen und Prioritäten festgelegt haben, können Sie die integrierte Zeitleistenfunktion dieser Vorlage nutzen, um eine Aufgabenmanagement-Zeitleiste für jedes Teammitglied zu erstellen. Klicken Sie auf die Option „Zeitleiste“ oben auf Ihrem Projektboard, um die Gantt-Chart-Funktion zu aktivieren.
Ziehen Sie jede Aufgabe von Ihrem Projektboard in die Zeitleiste und ordnen Sie ihr Start- und Enddaten zu. Teammitglieder können die Zeitleiste einsehen und eventuelle Fragen oder Bedenken äußern, die sich auf die geplanten Fristen auswirken könnten. Finalisieren Sie gemeinsam die vorgeschlagene Zeitleiste, damit jedes Teammitglied die Erwartungen erfüllt.
Schritt 4: Überwachen Sie Status-Updates und unterstützen Sie reibungslose Arbeitsabläufe
Nutzen Sie die Berichte-Funktion Ihrer Aufgabenmanagement-Vorlage für Mitarbeiter:innen, um die Leistung Ihres Teams zu bewerten. Einige Teammitglieder erledigen möglicherweise alle Aufgaben ihres Arbeitsplans problemlos, während andere Schwierigkeiten haben, alle Fristen einzuhalten. Die Berichte-Funktion unterstützt Sie dabei, die Team-Performance ehrlich zu bewerten. Auf diese Weise unterstützen Sie jedes Teammitglied gezielt dabei, sich kontinuierlich zu verbessern.
