Was ist die Zusammenarbeit mit Stakeholdern?
Die Zusammenarbeit mit Stakeholdern ist der Prozess, bei dem Sie mit Personen oder Gruppen zusammenarbeiten, die ein Interesse an Ihrem Projekt oder Ihrer Organisation haben. Einige Stakeholder:innen sind intern, andere sind extern. Aber was ist ein interner Stakeholder, was ein externer?
Stakeholder Definition: Interne Stakeholder:innen sind Einzelpersonen oder Gruppen innerhalb Ihrer Organisation, z. B. leitende Angestellte und Teammitglieder. Externe Stakeholder:innen befinden sich außerhalb Ihrer Organisation. Das sind etwa Partner:innen, Kund:innen oder Communities.
Möchten Sie das Teamwork innerhalb Ihrer Organisation verbessern? Erfahren Sie, wie Sie die teamübergreifende Zusammenarbeit erfolgreich gestalten.
Eine gute Zusammenarbeit mit Stakeholdern beinhaltet:
Beiträge der Interessengruppen einzuholen und sie in der Entscheidungsfindung einzubeziehen
Erwartungen zu kommunizieren und Vereinbarungen über die durchzuführende Arbeit zu treffen
Stakeholder:innen während des gesamten Prozesses der Zusammenarbeit auf dem Laufenden zu halten und einzu beziehen
Auf das Feedback der Stakeholder:innen zu hören, um die Ergebnisse zu verbessern
Warum ist die Zusammenarbeit mit Stakeholdern wichtig?
Wann haben Sie das letzte Mal allein große Geschäftsergebnisse erzielt? Falls Sie darauf überhaupt antworten können, fehlt Ihnen wahrscheinlich trotzdem der größere Zusammenhang. Die Zusammenarbeit mit anderen ist ein wesentlicher Bestandteil der Verwirklichung von Unternehmenszielen. Deshalb lohnt es sich, sie richtig zu gestalten. Ganz gleich, ob Sie Ihre Marke bekannter machen, neue Systeme einführen oder Ihren Umsatz steigern wollen – Sie brauchen die Unterstützung und den Input Ihrer Stakeholder:innen, um das Ziel zu erreichen.
Wenn Sie effektiv mit Stakeholder:innen zusammenarbeiten, erreichen Sie Folgendes:
Sie sammeln die Informationen, die Sie fürs erfolgreiche Planen benötigen.
Sie holen sich die Zustimmung und bekommen alle benötigten Ressourcen.
Sie holen sich Einblicke und Erkenntnisse, damit Sie bessere Entscheidungen treffen.
Sie bleiben konzentriert und auf Kurs, und erreichen so Ihre Ziele und Vorgaben.
Sie setzen einen Standard für die langfristige Zusammenarbeit und nachhaltiges Unternehmenswachstum.
Was ist eine Stakeholderanalyse – und wie kann sie mir helfen?
Eine Stakeholderanalyse ist der Ausgangspunkt für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Stakeholdern. Dabei werden alle Projekt Stakeholder identifiziert und bewertet. Ihre Vorteile:
Sie verstehen ihre Bedürfnisse und Interessen.
Sie identifizieren potenzielle Konflikte oder Bereiche der Übereinstimmung – also sich überschneidende oder widersprüchliche Bedürfnisse.
Sie priorisieren Interessensgruppen anhand ihres Einflusses und ihrer Bedeutung.
Sie entwickeln Strategien zur effektiven Zusammenarbeit mit jeder Interessengruppe.
Wie führe ich eine Stakeholderanalyse durch?
Um mit der Stakeholderanalyse zu beginnen, listen Sie alle Stakeholder:innen auf. Typische Stakeholder:innen sind:
Externe Stakeholder:innen wie Kund:innen, Partner:innen und Lieferant:innen
Interne Stakeholder:innen wie die Geschäftsleitung, Projektleiter:innen und Teammitglieder
Nicht alle Stakeholder:innen werden den gleichen Einfluss auf Ihre Arbeit haben. Ordnen Sie daher Ihre Stakeholder:innen anhand eines Macht-/Interessenrasters nach ihrem Einfluss.
Ordnen Sie Ihre Stakeholder:innen in der Power-Interest-Grid ein, um Ihre Strategie für das Stakeholder Management zu entwickeln.
Starke Macht, starkes Interesse: Halten Sie diese vorrangig informiert und zufrieden.
Hohe Macht, geringes Interesse: Halten Sie diese zufrieden, aber nicht auf Kosten der mächtigeren, interessierten Interessengruppen.
Geringe Macht, hohes Interesse: Halten Sie diese engagiert und begrüßen Sie ihre Beiträge, aber lassen Sie sich nicht zu sehr von ihren Meinungen beeinflussen.
Geringe Macht, geringes Interesse: Behalten Sie sie im Auge, aber binden Sie sie nicht mehr als nötig ein.
Wenn Ihr Raster vollständig ist, können Sie Ihre Projekt Stakeholder weiter nach Interessen kategorisieren.
Stellen Sie die richtigen Fragen, um ihre Bedürfnisse besser zu verstehen: warum sie interessiert sind, welche Informationen sie brauchen und wie sie am besten informiert werden wollen. Das Verständnis dieser Dinge wird die Art und Weise bestimmen, wie Sie mit Ihren Stakeholder:innen in Kontakt treten und Ihr Stakeholder Management gestalten.
Wann ist ein gutes Stakeholder Management am wichtigsten?
Ein gutes Stakeholder Management ist vor allem dann wichtig, wenn die Dinge wirklich schief gehen – oder wirklich gut werden können. Das sind die entscheidenden Momente, die eine klare, transparente und strategische Kommunikation mit den Stakeholder:innen erfordern. Beispiele sind:
Wenn es eine Krise gibt, die Stakeholder:innen betrifft (z. B. Produktrückruf, Umweltkatastrophe).
Bei der Einführung neuer Initiativen, die die Einbeziehung der Stakeholder:innen erfordern (z. B. Einführung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung, Eintritt in einen neuen Markt).
Wenn bedeutende Veränderungen anstehen (z. B. Managementwechsel, Produkteinführung).
Bei der Entwicklung neuer Richtlinien oder Standards, die sich auf Stakeholder:innen-Gruppen auswirken könnten (z. B. Änderungen in der Personalpolitik oder Datenschutzrichtlinien).
Wenn Sie der Zusammenarbeit mit Stakeholdern in diesen Zeiten Priorität geben, können Sie Risiken und Missverständnisse vermeiden und bessere Ergebnisse erzielen.
Stakeholder Zusammenarbeit verbessern: Ihre 5 Tipps
Sie arbeiten zwar auch in Ihrem Arbeitsalltag mit Stakeholder:innen zusammen … doch am effektivsten können Teams in der Projektarbeit mit Stakeholder:innen zusammenarbeiten. Im weiteren Verlauf dieses Beitrags werden wir die Zusammenarbeit mit Stakeholdern in Projekten genauer betrachten.
Befolgen Sie diese 5 Tipps für einen erfolgreichen Prozess der Zusammenarbeit mit Stakeholdern in Ihrem nächsten Projekt:
1. Definieren Sie einen klaren Prozess für die Zusammenarbeit
Klarheit ist der Schlüssel, wenn Sie erfolgreich mit Stakeholdern zusammenarbeiten wollen. Legen Sie vor Beginn Ihres Projekts Prozesse fest, an die sich alle Beteiligten halten sollten – und dokumentieren Sie sie dann! Berücksichtigen Sie:
Ziele und Maßnahmen
Anforderungen
Aufgaben
Abhängigkeiten (etwa wie Aufgaben und Arbeitsabläufe miteinander verbunden sind)
Meilensteine und Deadlines
Kommunikationskanäle
Wenn Sie von Anfang an die Rollen und Verantwortlichkeiten Ihrer Projekt Stakeholder festlegen, kann Ihr Projekt reibungslos ablaufen. Wenn jeder weiß, was er zu tun hat und wer die Kontaktperson für jedes Thema ist, entsteht unter den Beteiligten mehr Klarheit und Eigenverantwortung. Auf diese Weise werden Doppelarbeit und Fehler minimiert.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Eine RACI-Matrix hilft Ihnen dabei, Rollen und Verantwortlichkeiten zu ermitteln und sie mit allen Beteiligten klar zu teilen.
Es ist auch hilfreich, festzulegen, wie und wie oft Feedback gegeben werden soll. Wenn Sie mit externen Kund:innen zusammenarbeiten, müssen Sie festlegen, wie lange diese Zeit haben, um Feedback zu geben und in welchem Umfang und Zeitrahmen das Feedback erwartet wird. Wenn Sie mit externen Partner:innen zusammenarbeiten, die gewisse Arbeitsschritte für Sie durchführen, sollten Sie Richtlinien und bewährte Verfahren festlegen, die diese zu befolgen haben.
Diese Werkzeuge brauchen Sie
Der Prozess der Zusammenarbeit besteht aus zwei Schritten: Zuerst müssen Sie festlegen, wie Sie mit Ihren Projekt Stakeholdern zusammenarbeiten wollen, und danach müssen Sie sicherstellen, dass das im Laufe des Projekts auch tatsächlich geschieht.
Damit Sie beide Schritte effektiv umsetzen, brauchen Sie das richtige Werkzeug. Um die Erwartungen der internen und externen Beteiligten klar zu machen, dokumentieren Sie alle Prozesse und Abstimmungen der Zusammenarbeit am besten mit der Projektdokumentationsfunktion Ihres Task-Management-Tools. Danach setzen Sie die notierten Abläufe Ihrer Projekte im Tool einfach in die Tat um.
Auf diese Weise behalten Sie detaillierte Informationen in den aufgabenbezogenen zentralisierten Notizen, die den Gesamtüberblick nicht beeinträchtigen. So gibt es weniger Missverständnisse und alle Projektbeteiligten arbeiten mit Klarheit auf gemeinsame Ziele hin.
Je nahtloser Sie zwischen Ihrer Dokumentation und Ihrem Aufgabenmanagement wechseln können, desto effektiver ist die Zusammenarbeit. Deshalb lohnt es sich, in eine Lösung wie MeisterTask zu investieren, bei der die Projektdokumentation mit MeisterNote in jeder Lizenz enthalten ist.
Möchten Sie mehr über effiziente Zusammenarbeit in Projekten erfahren? Dann lesen Sie diesen Blogartikel.
2. Straffen und zentralisieren Sie die Updates für Stakeholder:innen – und sparen Sie Zeit
Alle Projekt Stakeholder permanent am Laufenden zu halten, kann zeitaufwändig sein – vor allem, wenn Sie nicht über die richtigen Prozesse und Werkzeuge verfügen.
Wenn Sie etwa Details in mehreren E-Mails oder nur mündlich per Anruf besprechen, können Informationen verloren gehen. Dies führt zu Unklarheiten über das, was vereinbart wurde. Die Folge: Sie verbringen mehr Zeit damit, Informationen zu wiederholen und Missverständnisse zu klären.
Der bessere Ansatz: Stakeholder Zusammenarbeit verbessern. Wählen Sie dazu den Selbstbedienungsansatz für den Zugriff auf Informationen. Auf diese Weise können Ihre Projekt Stakeholder finden, was sie brauchen, wenn sie es brauchen.
Schaffen Sie den vollen Projektüberblick. Dokumentieren Sie in Ihrem Task-Management-Tool alle Pläne, Aktualisierungen und Ergebnisse transparent und zentral. Dieser klare Überblick auf höchster Ebene hilft allen Projekt Stakeholdern, das Gesamtbild zu erkennen, sodass alle proaktiv und asynchron arbeiten können.
Kommunizieren Sie Aufgabendetails direkt in den Aufgaben. Zentralisieren Sie alle Aufgabendetails und -aktualisierungen direkt an einem Ort: In den einzelnen Projektaufgaben im Task-Management-Tool. Auf diese Weise sehen die Projekt Stakeholder, was auf granularer Ebene zu tun ist.
In Projekten gibt es unterschiedlichen Bedarf und Arten der Zusammenarbeit. Deshalb hilft Ihnen MeisterTask, die Arbeit auf einer aufgabenbezogenen Basis zu verwalten, während das integrierte MeisterNote den Mitarbeiter:innen hilft, von überall aus und zu jeder Zeit einfach auf umfassendere Kontextinformationen und Aufgabendetails zuzugreifen.
Erfahren Sie, wie Sie externen Stakeholder:innen in MeisterTask Zugriff gewähren und deren Zugriff mit Rollen und Berechtigungen verwalten.
3. Setzen Sie Deadlines – und halten Sie sie ein
Klare Deadlines sind wichtig. Damit stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt auf Kurs bleibt und Sie Ihre Meilensteine einhalten. Arbeiten Sie mit Stakeholder:innen an Projekten zusammen, so formulieren Sie alle Anforderungen klar.
Dokumentieren Sie etwa allgemeine Deadlines und Roadmaps in MeisterNote, setzen Sie aufgabenspezifische Fristen und verfolgen Sie den Fortschritt dann in MeisterTask. So wird aus den einzelnen Puzzleteilen bald ein schönes Gesamtwerk, das rechtzeitig fertiggestellt wird.
Sichtbarkeit erhöht die Verantwortlichkeit … Das bedeutet, dass transparente Deadlines mit größerer Wahrscheinlichkeit eingehalten werden. So setzen Sie realistische und erreichbare Deadlines, damit Ihre Interessensgruppen zustimmen:
Lassen Sie bei der Festlegung von Deadlines etwas Spielraum. Gehen Sie davon aus, dass nicht alles reibungslos verläuft – es kann das eine oder andere Hindernis auf dem Weg dorthin geben. Realistische Fristen werden dies berücksichtigen.
Verknüpfen Sie die Deadlines mit bestimmten Meilensteinen, damit diese sich auf greifbare Ergebnisse beziehen. Die Kommunikation dieser Meilensteine hilft den Beteiligten, die Gründe für die Fristen zu verstehen und ihre Verantwortlichkeiten im Zusammenhang zu sehen.
Fristen festzulegen und zu vereinbaren ist eine Sache … Aber was passiert, wenn diese sich ändern? Beachten Sie folgende Punkte, um den Prozess reibungslos zu gestalten:
Erklären Sie, warum. Wenn Sie erklären, warum sich eine Deadline ändert (entweder verschoben oder vorgezogen wird), vermeiden Sie Konflikte und geben den Beteiligten den Kontext, damit sie ihre Arbeit neu bewerten und entsprechend planen können.
Seien Sie durchsetzungsfähig. Wenn eine Deadline aus gutem Grund vorverlegt wird, lassen Sie sich nicht durch Beschwerden beirren. Behalten Sie das Endziel im Auge und ermutigen Sie alle Beteiligten, dasselbe zu tun.
Handeln Sie schnell. Wenn Sie wissen, dass sich eine Deadline ändert, sollten Sie das nicht aussitzen. Je eher Sie die Änderung neu bewerten, neu priorisieren und mitteilen, desto mehr Zeit haben alle, darauf zu reagieren.
4. Geben Sie Datensicherheit Vorrang
Sicherheit ist oft ein wichtiges Thema für externe Interessengruppen. Viele wollen wissen, dass die Daten, die diese mit Ihnen teilen, sicher sind – und Sie sich an strenge Sicherheitsstandards richten. Wenn Sie Ihnen diese Sicherheit nicht geben können, sind Ihre externen Partner:innen möglicherweise nicht bereit, Informationen weiterzugeben.
Wenn externen Partner:innen in Branchen wie dem Bankwesen oder dem Gesundheitswesen tätig sind, dann ist die Datensicherheit stark reguliert. Es ist ihnen möglicherweise dann rechtlich nicht gestattet, Daten mit Ihnen zu teilen. Das bedeutet wiederum: Sie verfürgen nicht über die Daten und Fakten, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Es könnte sogar das Ende der Zusammenarbeit bedeuten …
Die Lösung? Stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen der Branche erfüllen und sichere Tools für den Umgang mit deren (und Ihren) Daten verwenden. Achten Sie bei der Suche nach Kollaborationstools auf Zertifizierungen wie ISO 27001:2013. Dabei handelt es sich um einen internationalen Standard für das Management der Informationssicherheit. Um zertifiziert zu werden, müssen Sie über 100 einzelne Sicherheitsanforderungen erfüllen.
Meister ist nach ISO 27001:2013 zertifiziert. Wenn Sie MeisterTask verwenden, sind die höchsten Sicherheitsmaßnahmen gewährleistet – damit Sie und Ihre Stakeholder:innen beruhigt zusammenarbeiten können. Erfahren Sie hier mehr über die Sicherheit bei Meister.
Ergreifen Sie diese zusätzlichen Maßnahmen, um die Zusammenarbeit mit Stakeholdern sicherer zu machen und sie zu beruhigen:
Wissen Sie, was Sie brauchen und was nicht, damit Sie erklären können, warum Sie um bestimmte Informationen bitten – und wofür Sie sie verwenden.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, was es mit externen Stakeholder:innen teilen kann und was nicht. Teilen Sie auch, in welchem Umfang Ihr Team Informationen externer Stakeholder:innen innerhalb Ihres Unternehmens weitergeben darf und soll.
Kontrollieren Sie den Zugriffsgrad der Beteiligten auf bestimmte Informationen, um sensible Daten sicher zu halten. Mit den Rollen und Berechtigungen von MeisterTask können Sie etwa einschränken, welche Daten bestimmte Mitarbeiter:innen sehen, aufrufen und bearbeiten können.
Meister nimmt die Datensicherheit genauso ernst wie wir. Wir haben die Gewissheit, dass MeisterTask DSGVO-konform ist und seine Server in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Europa stehen. — Marco Rubert, Head of ORG/IT zeb
5. Kommunizieren Sie strategisch
Strategisch zu kommunizieren bedeutet, dass Sie Ihren Kommunikationsstil an jede Interessengruppe anpassen müssen. Einige Stakeholder:innen schätzen vielleicht harte Fakten und quantitative Ergebnisse, während andere eine Geschichte brauchen. Ihre Stakeholderanalyse sollte Ihnen helfen, den besten Ansatz für jede Gruppe herauszufinden. Sie können Ihren Kommunikationsstil aber auch nach und nach anpassen.
Unabhängig davon, mit wem Sie kommunizieren, gibt es einige allgemeine Regeln, die immer gelten:
Eine transparente und ehrliche Kommunikation schafft Vertrauen. Das ist für starke Beziehungen zu den Interessengruppen unerlässlich.
Eine klare Kommunikation von Zielen und Anforderungen (etwa Vorschriften, Budgetbeschränkungen) hilft den Interessengruppen, das „Warum“ hinter dem „Was“ zu verstehen. Das macht es einfacher, sie auf Ihre Seite zu ziehen.
Eine einfache, verständliche Sprache hilft Ihren Stakeholder:innenn, sich mit Ihrer Botschaft zu identifizieren. Vermeiden Sie also Firmenjargon.
Aktives Zuhören hilft Ihnen, Ihre Stakeholder:innen besser zu verstehen. Damit geben Sie ihnen das Gefühl, dass Sie sie schätzen und hören.
Wertschätzen Sie die Beiträge Ihrer Stakeholder:innen. Das motiviert – und so engagieren sie sich stärker für die Zusammenarbeit.
Nehmen Sie sich die Zeit, um effektiv zu kommunizieren. Fehler und Missverständnisse kosten auf lange Sicht nur mehr Zeit.
Eine bessere Zusammenarbeit mit Ihren Stakeholdern beginnt jetzt
Der Erfolg Ihrer Zusammenarbeit mit Stakeholdern hängt davon ab, wie gut Sie mit ihnen kommunizieren und die Beziehung pflegen. Wenn Sie die Bedürfnisse Ihrer Stakeholder:innen verstehen und Vertrauen und Einfühlungsvermögen aufbauen, führt das zu einer produktiveren Zusammenarbeit.
Ganz gleich, ob Sie ein neues Projekt in Angriff nehmen, einen Wandel oder eine Krise bewältigen müssen: Probieren Sie unsere empfohlenen Tipps und Lösungen aus. Auf diese Weise wird die Zusammenarbeit mit allen Beteiligten einfacher – und Sie erreichen Ihre Ziele. Viel Erfolg!
