Was ist Digitalisierung?
Digitalisierung bedeutet, dass Sie zeitaufwändige analoge Aufgaben mithilfe von Technologie vereinfachen. Mit modernen Tools wie Aufgabenmanagement- und Workflow-Automatisierungen arbeiten Sie effizienter und erleichtern Ihrem Team den Arbeitsalltag. Die Tools helfen Ihnen dabei:
wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren
umständliche Abläufe zu vermeiden, wodurch Stress und Frustration sinken
genauer zu arbeiten und Fehler zu reduzieren
besser online zusammenzuarbeiten und Aufgaben effektiv zu verteilen
In Ihrem Unternehmensalltag nutzen Sie bereits digitale Tools wie E-Mails und Excel-Tabellen. Doch es gibt noch viele andere Möglichkeiten, um Ihre Arbeit weiter zu beschleunigen.
Stellen Sie sich vor, Ihr Team arbeitet hauptsächlich mit E-Mails und Tabellen. Schnell entstehen endlose E-Mail-Verläufe. Wichtige Informationen gehen verloren. Jemand vergisst, Sie in Cc zu setzen – und schon fehlen Ihnen entscheidende Details. Gleichzeitig kursieren mehrere Versionen derselben Datei. Niemand weiß, welche die aktuelle ist. Kurz gesagt: Das Chaos ist vorprogrammiert.
Mit einem zentralisierten Projektmanagement-Tool verhindern Sie genau solche Probleme. Ihr Team kann jederzeit auf die aktuellsten Informationen zugreifen – in Echtzeit. Schluss mit überfüllten E-Mail-Postfächern, mühsamer Suche nach Dokumenten und Missverständnissen, weil Informationen untergehen.
Und das ist nur der Anfang. Im nächsten Abschnitt lernen Sie weitere Möglichkeiten kennen, wie Sie mit einer maßgeschneiderten Digitalisierungsstrategie besser online arbeiten können.
Sie möchten noch tiefer in das Thema eintauchen? Lesen Sie unseren Blogbeitrag über die größten Stolpersteine der digitalen Transformation – und erfahren Sie, wie Sie Veränderungen in Ihrem Unternehmen erfolgreich umsetzen.
Digitalisierung: Warum ausgerechnet jetzt?
Die Digitalisierung macht Ihren Arbeitsalltag nicht nur leichter – sie verschafft Ihnen auch einen klaren Wettbewerbsvorteil. Unternehmen, die an veralteten und ineffizienten Technologien festhalten, können die Erwartungen moderner Kund:innen nicht mehr erfüllen. Sie geraten ins Hintertreffen gegenüber Wettbewerber:innen, die längst auf digitale Lösungen umgestiegen sind.
Deshalb sagen inzwischen neun von zehn Führungskräften großer Unternehmen, dass die Digitalisierung für Wachstum unerlässlich ist. Die IT-Ausgaben der Unternehmen steigen in diesem Jahr um fast 10 %. Marktdruck (51 %) und wachsende Konkurrenz (41 %) sind dabei die Hauptgründe, warum Unternehmen in ihre digitale Transformation investieren.
Neben den wirtschaftlichen Vorteilen gibt es noch einen weiteren Grund, sich dem Thema nicht zu verschließen. Das United Nations Development Program (UNDP) sieht die Digitalisierung als zentrale Priorität für eine gerechtere und nachhaltigere Gesellschaft. Digitale Technologien eliminieren repetitive Aufgaben und verbessern die Art und Weise, wie Menschen (online) arbeiten und leben. Die UN nennt Digitalisierung „eine fundamentale Kraft des Wandels in diesem Jahrhundert“, die Wirtschaft, Regierungen und die Gesellschaft grundlegend verändert. Digitalisierung hat unsere Welt bereits transformiert – Unternehmen müssen Schritt halten, um nicht den Anschluss zu verlieren.
Der Digitalisierungsweg der SGW
Wie verbessert eine Digitalisierungsstrategie betriebliche Abläufe? Finden Sie heraus, wie die SGW Bad Oeynhausen, eine mittelständische Non-Profit-Organisation im deutschen Wohnungswesen, mit digitalen Tools ihre Geschäftsabläufe transformiert hat.
Wie viele kleine und mittelständische Unternehmen arbeitete die Wohnungsgesellschaft SGW noch mit papierbasierten Prozessen und E-Mails.
„Unser Geschäftsführer wurde von einer Flut an E-Mails und Aufgaben überrollt. Manche E-Mails wurden sogar ausgedruckt und mussten erst genehmigt werden, bevor sie beantwortet werden konnten.“
Helene Heck
Management Assistant, SGW
Die Organisation wollte schneller und effizienter online arbeiten und gleichzeitig papierlose Prozesse einführen. Um das zu erreichen, setzte die SGW auf die digitalen Aufgabenmanagement-Tools von MeisterTask. Damit lassen sich Arbeitsabläufe – einschließlich Freigabeprozesse – bequem über eine zentrale Online-Plattform steuern. „Mit MeisterTask haben wir die perfekte Lösung gefunden, um die Kommunikation effizient, nachhaltig und umweltfreundlich zu gestalten,“ sagt Helene.
Wo sollten Sie mit Ihrer Digitalisierung starten?
Wenn es Ihnen wie Helene von der SGW geht, erkennen Sie wahrscheinlich auch in Ihrem Unternehmen Abläufe, die effizienter gestaltet werden könnten. Aber wo sollen Sie anfangen?
Teilen Sie Ihr Digitalisierungsprojekt in überschaubare Schritte auf, bevor Sie mit ersten Maßnahmen starten:
Setzen Sie klare Ziele. Überlegen Sie, was Sie verbessern möchten. Viele Digitalisierungsprojekte haben ein gemeinsames Ziel: Sie sollen die Zeitverschwendung durch mühsame, sich wiederholende Aufgaben vermeiden. So bleibt mehr Zeit für wertvolle, strategische Tätigkeiten. Welche Arbeitsabläufe könnten in Ihrem Team effizienter gestaltet werden?
Finden Sie die passende Lösung. Für nahezu jeden digitalen Workflow oder Prozess gibt es eine Vielzahl an Tools. Der Schlüssel liegt darin, verschiedene Lösungen zu vergleichen und diejenige zu wählen, die genau Ihre Anforderungen erfüllt. Achten Sie darauf, dass das Tool intuitiv und leicht bedienbar ist – so fällt es Ihrem Team später leichter, sich einzuarbeiten.
Starten Sie ein Pilotprojekt. Haben Sie das passende Tool gefunden? Dann testen Sie es zunächst mit einem kleinen Team oder für ein spezifisches Projekt. Beobachten Sie, wie sich die Arbeit verändert. Legen Sie eine Testphase von einigen Wochen oder Monaten fest und ziehen Sie danach Bilanz. Hat das Tool geholfen, Ihr Ziel aus Schritt 1 zu erreichen? Dann ist es an der Zeit, es im gesamten Unternehmen einzuführen.
Schaffen Sie Akzeptanz im Unternehmen. Hat sich die digitale Lösung bewährt? Dann stellen Sie sie allen Teams zur Verfügung. Jetzt kommt es darauf an, Unterstützung anzubieten, damit alle Mitarbeiter:innen den Wechsel verstehen und das Beste aus dem neuen Tool herausholen.
Leicht zu digitalisierende Arbeitsabläufe
Für nahezu jeden Geschäftsprozess gibt es eine digitale Lösung. Wenn Sie gerade erst mit Ihrer digitalen Transformation beginnen, starten Sie am besten mit einem Prozess oder Arbeitsablauf, der sich leicht digitalisieren lässt. Einige Beispiele:
Freigaben & Genehmigungen: Ersetzen Sie lange E-Mail-Verläufe durch automatisierte Freigabeprozesse. So treffen Sie Entscheidungen schneller und können risikoarme Anfragen automatisch genehmigen.
Onboarding von Kund:innen & Mitarbeiter:innen: Automatisieren Sie Formulare, Unterschriften und Schulungstermine, um allen Beteiligten den Start zu erleichtern.
Spesen- & Erstattungsanträge: Ermöglichen Sie Mitarbeiter:innen, Belege direkt per Mobilgerät hochzuladen. Lassen Sie die Einhaltung von Richtlinien automatisch überprüfen und Anträge an die zuständigen Personen weiterleiten.
Meetings & Eventplanung: Teilen Sie Terminkalender, reservieren Sie Räume und versenden Sie automatische Erinnerungen – ganz ohne Terminchaos.
Urlaubs- & Abwesenheitsanträge: Überprüfen Sie die Zeitsalden, genehmigen Sie Anträge automatisch und vermeiden Sie Terminkonflikte.
Compliance & Dokumentenprüfungen: Automatisieren Sie Prüfprotokolle, verfolgen Sie Ablaufdaten von Dokumenten und sorgen Sie für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Wie digitalisieren Sie Arbeitsabläufe mit MeisterTask?
Die Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe, auch Workflows genannt, ist einfacher, als Sie vielleicht denken. MeisterTask bietet eine umfassende Lösung, mit der Sie Routineprozesse beschleunigen können – von Aufgaben- und Wissensmanagement über Ressourcen- und Projekmanagement bis hin zur Automatisierung von Workflows.
Ein benutzerfreundliches Tool wie MeisterTask erleichtert den Einstieg. Das System ist intuitiv gestaltet, sodass man sich schnell zurechtfindet und es mühelos in den Arbeitsalltag integrieren kann.
Nehmen Sie etwa einen typischen administrativen Workflow wie die Vorbereitung eines Meetings. Klassischerweise liegt diese Aufgabe bei einer Person. Sie schreibt die Agenda auf Papier oder tippt sie in ein Word- oder Excel-Dokument. Wenn andere Teammitglieder Themen vorschlagen möchten, müssen sie dem/der Organisator:in eine E-Mail schicken. Diese:r sammelt alle Vorschläge und ergänzt sie manuell. Das kostet Zeit – und es besteht immer die Gefahr, dass etwas übersehen wird.
MeisterTask dagegen bietet allen im Team Zugriff auf eine gemeinsame, digitale Agenda. So können alle Teammitglieder sie jederzeit online einsehen und direkt ergänzen. Die Plattform ermöglicht es zudem, Meeting-Ergebnisse zu dokumentieren, Feedback zu teilen, Nachbereitungen zu planen und Aufgaben zuzuweisen. Dadurch entsteht ein nahtloser Workflow, der Ihre Meetings produktiver macht.
Diese Art der Digitalisierung sorgt dafür, dass Sie und Ihre Mitarbeiter:innen flexibler und agiler online zusammenarbeiten können. Sie sparen Zeit, reduzieren organisatorischen Aufwand und stellen sicher, dass das gesamte Team aktiv eingebunden wird, anstatt die Verantwortung allein auf eine Person zu verlagern.
Hilfreiche Ressourcen für die Digitalisierung
Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Es ist hilfreich, auf eine Vielzahl nützlicher Ressourcen zurückzugreifen, wenn Sie einmal nicht weiterwissen. Nutzen Sie zum Beispiel eine unserer zeitsparenden Vorlagen von MeisterTask, um Ihr Projekt vollständig zu digitalisieren. Unser System basiert auf intuitiven Kanban-Boards und einer klaren Benutzeroberfläche, sodass jede:r es mühelos verwenden kann – unabhängig von technischen Vorkenntnissen.
Zudem erwartet Sie eine aktive Online-Community, in der Sie sich mit anderen Nutzer:innen austauschen, Fragen stellen und Antworten auf Ihre Fragen finden können. Business-Kund:innen profitieren außerdem vom Wissen unserer motivierten Account Manager:innen und Customer Success Manager:innen. Sie unterstützen Sie dabei, das volle Potenzial unserer Digitalisierungstools auszuschöpfen.
