Es ist viel einfacher gesagt als getan, ein Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets abzuschließen. Eine Vielzahl von externen sowie systematischen Faktoren können den Fortschritt und Erfolg eines Projekts maßgeblich beeinflussen. Die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Methode ist dabei ein wesentlicher Bestandteil für einen reibungslosen Projektablauf.
In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit einer Frage, die in der Projektmanagement-Debatte eine zentrale Rolle spielt: Ist Agilität die Lösung für schnellere Projekte mit besseren Ergebnissen oder lediglich ein weiterer Ausdruck für Projektmanagement? Um das herauszufinden, sehen wir uns folgende Punkte genauer an:
Warum sind Methoden wichtig?
Was versteht man unter dem Wasserfallmodell?
Was ist agiles Projektmanagement?
Wie entscheide ich, welche Methode ich einsetze?
Warum sind Methoden wichtig?
Die von Ihnen gewählte Projektmanagement-Methode verbindet eine umfassende Unternehmensstrategie mit den Menschen, die deren Ideen realisieren, und bietet den notwendigen Rahmen, um Aufgaben erfolgreich umzusetzen.
Um die am besten geeignete Methode zu finden, braucht es daher ein klares Verständnis über die Bedürfnisse eines Unternehmens – sowohl vonseiten der Geschäftsleitung als auch der Mitarbeiter.
Eine geeignete Projektmanagement-Strategie sowie effektive Kommunikation auf allen Ebenen der Organisation unterstützen Unternehmen dabei, ihre festgelegten Ziele erfolgreich in die Tat umzusetzen. Die Entscheidung zwischen traditionellen und agilen Methoden verdeutlicht die Herangehensweise von Projektmanagern an ihre Projekte, was sich wiederum maßgeblich auf die Projektergebnisse auswirkt. Um eine effiziente und erfolgreiche Durchführung Ihres Projekts zu gewährleisten ist es daher wichtig, Stärken und Schwächen der möglichen Ansätze zu kennen.
Über das Wasserfallmodell (Traditionelles PM)
Das Wasserfallmodell ist ein Klassiker unter den Projektmanagement-Methoden: Anhand klar definierter Abläufe werden Projekte schrittweise bearbeitet. Die Entscheidung über die Aufgaben eines Projekts ist von drei Faktoren abhängig: Zeit, Kosten und Umfang – die Ecken des sogenannten Projektmanagement-Dreiecks.
Die Balance zwischen den drei Faktoren hat einen großen Einfluss darauf, wie die Ergebnisse des Projekts letztendlich aussehen. Während der Initiierungs- und Planungsphase sollte daher ein gemeinsamer Konsens über die richtige Balance angestrebt und geschaffen werden.
Das Wasserfallmodell erfordert eine frühzeitige, detaillierte Dokumentation der Anforderungen und Spezifikationen des fertigen Produkts. Diese können nicht mehr geändert werden, sobald das Projekt beginnt.
Spezifikationen dienen einerseits als Richtlinien für die einzelnen Projektphasen und führen Teammitgliedern klar vor Augen, was erwartet wird. Andererseits ist die Dokumentation von Spezifikationen ein äußerst zeitaufwändiger Prozess, der sich auf die gesamte Projektlaufzeit auswirken kann und den Kunden nur wenig mit einbezieht.
Das klassische Projektmanagement wird im Allgemeinen in fünf verschiedene Phasen unterteilt:
Initiierung. In dieser Phase wird das Projekt vom Sponsor genehmigt und der Umfang des Projektes definiert.
Planung. Der in der Initiierungsphase vorgestellte Projektumfang wird durch Spezifikationen und andere technische Details erweitert. An dieser Stelle werden zudem formale Richtlinien für Kosten und Zeit festgelegt.
Ausführung. In dieser Phase wird die Arbeit des Projekts gemäß dem Projektplan durchgeführt.
Überwachung. Die während der Ausführungsphase geleistete Arbeit wird bewertet und Schritte zur Korrektur etwaiger Abweichungen vom Projektplan werden umgesetzt.
Abschluss. Die letzte Phase umfasst die Abnahme durch den Kunden und die Archivierung der Projektdokumentation. Zusätzlich kann ein Workshop angeboten werden, der Teams dabei unterstützt, bei zukünftigen Projekten besser abzuschneiden.
Jede dieser Phasen verfügt über eine Checkliste, die ausgefüllt werden muss, bevor die nächste Phase gestartet wird. Dieser Vorgang wird als Wasserfall-Methode bezeichnet.
Über Agilität
MeisterTask ist ideal für agiles Projektmanagement. Workflows und Projekte können schnell und einfach angepasst werden. Automationen können im Handumdrehen geändert, hinzugefügt oder entfernt werden.
Tim Strupat, Begeisterungsland
Agilität ist ein wichtiges Schlagwort in der modernen Wirtschaft: ein heiliger Gral für Entwicklungsteams, der oft erwähnt, aber nur selten richtig verstanden wird.
Im eigentlichen Sinne bezieht sich Agilität auf die Softwareentwicklung. Elemente dieser Methode sind seit den 1950er Jahren weit verbreitet, was 2001 zur Veröffentlichung des Manifests für agile Softwareentwicklung führte. Der Erfolg von Agilität im Bereich der Softwareentwicklung hat dazu beigetragen, dass die Methode auch in vielen anderen Branchen implementiert wurde, wie beispielsweise die mechanische und elektronische Entwicklung.
Die vermehrte Abwendung von traditionellen Methoden hin zu einem agilen Ansatz für das Projektmanagement ist teilweise auf die systematischen Einschränkungen des Wasserfallmodells zurückzuführen.
In einem schnelllebigen und wettbewerbsorientierten Geschäftsumfeld ist es notwendig, Projekte auf eine Art und Weise zu verwalten, die mehr Freiheit bei der Arbeit ermöglicht. Anstatt sich auf Dokumentationen und Prozesse zu konzentrieren, sind agile Projekte flexibel und bestehen aus nichtlinearen Interaktionen, die auf spezifische, für den Kunden relevante Probleme reagieren.
Die zentralen Werte von Agilität werden im Manifest folgendermaßen beschrieben:
Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
Funktionierende Software ist wichtiger als umfassende Dokumentation
Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlung
Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Plans
Ein agiler Ansatz gewährleistet eine bessere Verteilung der Ressourcen im gesamten Projektteam. Indem weniger Zeit in die Erstellung von Spezifikationen, Plänen und Projektdokumentation investiert wird, werden Leistungen nach jedem neuen Release in die Entwicklung des Produkts selbst investiert.
Die Vorstellung, agile Prozesse seien weniger diszipliniert als klassische Projektstrukturen, ist jedoch ein Irrtum: Nur durch das aktive Befolgen der Prinzipien kann ein erfolgreiches Projekt gewährleistet werden.
Agiles Projektmanagement ist iterativ. In einem Produktentwicklungsprojekt beispielsweise werden Ergebnisse, durch die Entwicklung und Veröffentlichung neuer Versionen, in regelmäßigen Abständen während des Projekts erstellt. Im Verlauf des Projekts nähern sich diese Versionen dem ursprünglichen Projektziel und berücksichtigen gleichzeitig den während der Entwicklung generierten Input.
Die Zeiträume zwischen den Veröffentlichungen werden Sprints genannt, die normalerweise zwei bis vier Wochen dauern. Nach jedem Sprint wird eine andere Version veröffentlicht. Dieser Ansatz ermöglicht es agilen Teams, enger mit den Kunden zusammenzuarbeiten, die dadurch stärker in den Entwicklungsprozess miteinbezogen werden können.
Agile Methoden können zudem vielfältig eingesetzt werden, wie beispielsweise für eine Marketing-Kampagne zur Markenbekanntheit: Anstatt in der Planungsphase eine Zielgruppe auszuwählen und daran festzuhalten, könnte ein iterativer Ansatz – das Testen und Analysieren von Beispielmaterialien an kleineren Zielgruppen – verwendet werden, um das optimale Klientel zu ermitteln.
Auch verschiedene Arten von Nachrichten und Inhalten können mithilfe eines agilen Ansatzes getestet werden. In diesem Zusammenhang kann das Arbeiten nach agilen Prinzipien zu besseren Ergebnissen führen, da das Projektteam aufgrund der Flexibilität dieser Methode schneller auf Feedback reagieren kann.
Vor- und Nachteile
Der beste Weg, den Unterschied zwischen Wasserfallmodell und agilem Projektmanagement zu visualisieren, ist, sich selbst als Kunde in einem Restaurant vorzustellen: Das Entwicklungsteam wäre das Küchenpersonal (der Chefkoch wäre der Projektmanager) und die Unternehmensleitung der Restaurantbesitzer.
Jede Person in diesem Szenario hat relativ klare Ziele. Der Restaurantbesitzer wünscht sich zufriedene Kunden und möchte, dass das Restaurant mehr Gerichte verkauft. Das Küchenpersonal möchte seine Arbeit so effizient wie möglich erledigen und Sie selbst hätten gerne etwas Leckeres zu essen.
Mithilfe des Wasserfallmodells durchsuchen Sie das Menü und bestellen das gewünschte Gericht. Der Küchenchef schreibt auf, welche Zutaten benötigt werden, was wie lange gekocht werden muss und wer für das Schneiden, Braten und Abwaschen zuständig ist. Das Küchenpersonal befolgt den Plan des Chefkochs genau, mit dem Ergebnis, dass Sie Ihr Essen einige Zeit später geliefert bekommen.
Beim agilen Projektmanagement gehen Sie selbst in die Küche und beteiligen sich intensiv an der Zubereitung Ihres Gerichts. Das Küchenpersonal präsentiert Ihnen nach jedem Schritt des Rezepts die “aktuellste” Version Ihres Essens und erlaubt Ihnen, mehr Salz oder Pfeffer hinzuzufügen, Ihr Steak ein wenig mehr zu braten oder Ketchup statt Mayonnaise zu Ihren Pommes frites zu servieren. Schlussendlich erhalten Sie die Mahlzeit, die Sie wollten, auch wenn diese nicht genau Ihrem ursprünglich bestellten Gericht entspricht.
In diesem Zusammenhang können Sie deutlich erkennen, dass jeder Ansatz positive und negative Aspekte aufweist. Der klassische Ansatz lässt dem Küchenpersonal nicht viel Interpretationsspielraum, was wiederum zu standardisierten Gerichten führt, die zwar ihren Zweck erfüllen, jedoch die Köche nicht unbedingt glücklich machen. Ebenso nimmt der Dokumentationsprozess der zu erledigenden Aufgaben bei extrem komplizierten Gerichten unglaublich viel Zeit in Anspruch, was dazu führt, dass der Kunde (und damit auch der Restaurantbesitzer) unzufrieden ist.
Ähnlich dazu weist auch der agile Ansatz eine Reihe von Schwierigkeiten auf. Eine zu starke Beteiligung an der Entwicklung kann zu großen Problemen führen, insbesondere in den letzten Phasen eines Projekts. Zu viel tüfteln verdirbt den Brei, nimmt noch mehr Zeit in Anspruch und kann zu Konflikten zwischen dem Kunden und den Köchen führen.
In einem Restaurant hängt der gewählte Ansatz davon ab, was Sie essen möchten (in einem geschäftlichen Kontext, was Sie entwickeln möchten). Für ein Sandwich würden Sie sich vermutlich nicht intensiv daran beteiligen, wie das Brot gebuttert wird, wohingegen Sie für die Zubereitung eines Filetsteaks vielleicht eine aktivere Rolle bevorzugen. Die “richtige” Projektmanagement-Methode hängt also davon ab, was Sie mit Ihrem Projekt erreichen möchten.
Sich für eine Methode entscheiden
Eines ist klar: Agilität ist nicht für jedes Projekt der richtige Ansatz. Der Begriff Agilität klingt zwar nach einem intuitiv entwickelten Ansatz für das Projektmanagement, ist jedoch nicht immer der beste Weg, um ein Projekt von Anfang bis zum Ende zu leiten. Oftmals kann es auch von Vorteil sein, sich an ein konservativeres Modell zu halten. Die Frage, welcher dieser doch sehr unterschiedlichen Ansätze für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, muss von Projekt zu Projekt entschieden werden. Im nächsten Abschnitt stellen wir Ihnen daher die Faktoren vor, die Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen sollten.
Überblick
Es gibt kein allgemeingültiges Modell für die Auswahl einer Projektmanagement-Methode. Projektmanager sollten sich jedoch zuerst über die Beschaffenheiten Ihrer Projekte im Klaren sein, bevor sie einen Ansatz auswählen, der zu den Merkmalen des jeweiligen Projekts passt. Diese Tabelle hilft Ihnen dabei, sich mit den Grundzügen beider Ansätze vertraut zu machen.
Projektkomplexität
Sie haben wahrscheinlich schon im Voraus eine genaue Vorstellung von der Komplexität Ihres nächsten Projekts: Was muss erledigt werden, wer muss mit einbezogen werden, welche Änderungen könnten sich zwischen Projektstart und -ende ergeben?
Für eine einfache Neugestaltung der Homepage braucht es möglicherweise nur einige wenige Teammitglieder aus unterschiedlichen Abteilungen. Die Entwicklung eines neuen Top-Produkts hingegen kann tausende Arbeitsstunden von Abteilungen aus dem gesamten Unternehmen erfordern, wobei sich das Endergebnis erheblich von der anfänglichen Idee unterscheiden kann.
Wenn es unwahrscheinlich ist, dass sich die Anforderungen Ihres Projekts noch während der Arbeit wesentlich verändern, reicht das klassische Projektmanagement in der Regel aus, um den Prozess von Anfang bis Ende zu steuern, da weniger Iterationen erforderlich sind und eine einzige Überwachungsphase ausreichen kann. Vor allem, wenn Projektaufgaben in ihrer Fertigstellung wenig voneinander abhängig sind, ist die Wahrscheinlichkeit für Verzögerungen durch Engpässe geringer.
Wenn Sie jedoch gerne experimentieren, Ihr Projekt stetig verändern und an schnell wechselnde Anforderungen anpassen müssen, ist ein agiler Ansatz auf jeden Fall eine Überlegung wert. Durch die ständigen Iterationsschleifen und die Fähigkeit des Einzelnen, wichtige Entscheidungen schnell zu treffen, können Engpässe und blockierende Aufgaben minimiert werden, bevor das Projekt aus dem Ruder läuft.
Kundenbeteiligung
Viele Unternehmen entwickeln Produkte für einen einzelnen Kunden oder für eine kleine Gruppe von Kunden, in denen ein “Leitkunde” definiert ist. In diesen Fällen hängt Ihre Entwicklungsstrategie stark vom Input des Kunden ab, weshalb eine agile Strategie dabei helfen kann, den Fortschritt durch regelmäßige Kontrollen und mehrere Iterationen an den Erwartungen des Kunden auszurichten.
Der weniger flexible Ansatz des Wasserfallmodells bedeutet, dass Änderungen des Umfangs schwieriger zu implementieren sind, weil
Dokumentation und Projektpläne umfangreicher sind und
Kontrollphasen weniger häufig sind sowie mehr Arbeit dazwischen stattfindet.
Dieser Ansatz ist in vielen Szenarien besser geeignet, insbesondere wenn der Umfang des Projekts nicht stark vom Kundenfeedback abhängt. Das soll nicht heißen, dass das traditionelle Projektmanagement keine Möglichkeit bietet, Kundenfeedback umzusetzen. Es hat jedoch im Allgemeinen einen eher geringen Einfluss auf das Gesamtergebnis des Projekts.
Teamcharakter
Die von Ihnen gewählte Projektmanagement-Methode hat einen großen Einfluss auf die Arbeitsweise Ihres Teams. Die Frage ist:
Hilft oder behindert es Ihr Projekt, wenn Teammitglieder Entscheidungen treffen können, die sich auf das Ergebnis des Projekts auswirken könnten?
Bietet die Notwendigkeit, sich mit dem gesamten Team abzustimmen, das richtige Maß an Kontrolle und Ausgewogenheit, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt? Oder verlangsamt dies die Arbeit und führt zu Verzögerungen?
Die Antworten auf diese Fragen geben Ihnen eine Vorstellung davon, welche Methode für Ihr Projekt am besten geeignet ist.
Das Wasserfallmodell verwendet einen Top-Down-Ansatz. Die Aufgaben werden vom Projektmanager delegiert, der auch sicherstellt, dass die Prozesse korrekt und den festgelegten schriftlichen Protokollen entsprechend ausgeführt werden. Solange keine Abweichungen vom Plan vorgesehen sind (z.B. aufgrund sich ändernder Kundenanforderungen), führt eine geradlinigere Herangehensweise dazu, dass diese schneller und gemäß der Spezifikationen abgeschlossen werden. Wenn Projektmitglieder jedoch Probleme bemerken, kann sie diese Bürokratie daran hindern, schnell zu reagieren.
Auf der anderen Seite sind agile Projekte aufgrund des Mantras “Mitarbeiter über Prozesse” generell demokratischer. Projektmitarbeiter können schnell erkennen, ob das Ergebnis den Vorstellungen entspricht oder nicht, sowie frühzeitig vorhersagen, ob es sich um den richtigen oder falschen Ansatz handelt. Sie sind auch in der Lage, weitere Entscheidungen zu treffen, wenn sie das Gefühl haben, dass ein anderer Weg zur Lösung des Problems erfolgreicher sein könnte. Wenn die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen gut ist und Ihre Teams durch Zusammenarbeit und ohne starre Prozesse positive Ergebnisse erzielen, bieten Ihnen agile Ansätze einen größeren Spielraum.
Das richtige Tool für den Job
Kurz gesagt, die Wahl zwischen klassischen und agilen Ansätzen ist eine Frage der Präferenz: Von den Entscheidungsträgern im Unternehmen über die Kunden, die Projektmanager bis hin zu den Projektteams – Wenn Sie Ihre nächsten Projekte, Ziele, gewünschten Ergebnisse und potenzielle Risiken richtig einschätzen, können Sie die richtige Methode von Fall zu Fall auswählen.
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