Sie haben viel Arbeit in Ihre neue Strategie gesteckt und demnach hohe Erwartungen, aber dann passiert rein gar nichts. Oder vielleicht ist Ihre Strategie endlich angelaufen, aber sie geht nicht entsprechend Ihren Vorstellungen auf. Kommt Ihnen dies bekannt vor? Kein Wunder! In einer Studie des Project Management Institute gaben 61 Prozent der Führungskräfte an, dass ihre Unternehmen Schwierigkeiten haben, die Kluft zwischen Planung und Umsetzung zu überbrücken.
Eine Strategie zu entwerfen ist das eine, sie umzusetzen das andere. Bevor wir uns damit auseinandersetzen, wie man eine Strategie zum Leben erweckt, ist es wichtig zu verstehen, was eine Strategieimplementierung ausmacht.
Was ist Strategieimplementierung und warum ist sie wichtig?
Die Umsetzung einer Strategie ist ebenso wichtig wie der Implementierungsplan.
Eine Strategie besteht aus Maßnahmen zur Erreichung von Zielen und umfasst in der Regel die folgenden 5 Schritte:
Visionsklärung: Was wollen wir erreichen?
Situationsanalyse: Wie ist die aktuelle Lage?
Strategieentwicklung: Wie wollen wir das Ziel erreichen?
Strategieausführung: Packen wir es an!
Evaluation und Kontrolle: Was ist der Stand der Dinge?
Die Strategieimplementierung ist der Prozess zur Erreichung Ihrer Ziele.
Die Vorteile einer guten Strategieimplementierung
Ihre Strategie muss „gut“ sein, wenn sie funktionieren soll. Das heißt, sie muss zielgerichtet, fundiert und realistisch sein. Genauso wichtig wie die Strategieentwicklung ist es aber, einen soliden Plan zur Strategieimplementierung zur Hand zu haben. Dieser hilft ihnen dabei:
der Arbeit Ihres Teams einen Sinn zu geben,
Ihre zeitlichen und finanziellen Versprechen einzuhalten,
Ihre Unternehmensziele zu erreichen.
Zu negativen Folgen kann es kommen, wenn man sie falsch angeht. Eine Strategie ohne Plan führt oftmals zu:
Verwirrung,
verpassten Fristen,
niedriger Teammoral,
Vertrauensverlust Ihrer Stakeholder,
Zielverfehlungen und Umsatzeinbußen.
Indem Sie sich vorab mit dem Warum des Scheiterns der Strategieimplementierung auseinandersetzen, können Sie ihm entgegenwirken.
Warum scheitert die Strategieimplementierung?
Veränderungsresistenz
Das Problem: Ihre Unternehmenskultur kann sich auf die Umsetzung Ihrer Strategie auswirken. Ein Bericht von McKinsey offenbart, dass die Hauptgründe für gescheiterte Transformationsprogramme in Unternehmen der Widerstand der Mitarbeiter und das Verhalten des Managements (72 %) sind. Wenn Ihr Team nicht mitzieht, lässt sich Ihre Strategie nicht umsetzen.
Die Lösung: Seien Sie proaktiv. Teilen Sie Artikel und Fallstudien, die Ihre Strategie unterstützen. Dank Social Proof lassen sich Stakeholder leicht davon überzeugen, etwas Neues auszuprobieren. Betrachten Sie sie als Ihre Kunden, denen Sie Ihre Strategie schmackhaft machen möchten.
Ineffektive Ausrichtung
Das Problem: Strategien sind oft nicht aufeinander abgestimmt. Eine erfolgreiche Strategie hilft Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen, aber sie muss auch zu Ihren Unternehmenszielen passen. Wenn dies nicht der Fall ist, überarbeiten Sie sie. Haben Sie die Ressourcen und den Arbeitsstil Ihres Teams berücksichtigt? Wenn nicht, implementieren Sie Ihre Strategie wahrscheinlich falsch. Haben Sie unrealistische Erwartungen, wird es schwer sein, Ihr Team ins Boot zu holen.
Die Lösung: Kommunizieren Sie. Beobachten Sie, wie die Teams arbeiten, stellen Sie Fragen und seien Sie offen für Feedback. So können Sie potenzielle Probleme, Lücken und Defizite erkennen.
Komplexität
Das Problem: Informationsflut, Firmenjargon, mangelnde Klarheit hinsichtlich Aufgaben und Rollen – typische Dinge, die den Erfolg einer Strategie minimieren. Wenn Sie das „Wieso, Weshalb, Warum“ Ihrer Strategie nicht klar beschreiben können, ist sie nicht zielgerichtet genug und schwer verkäuflich. Kommt es am Anfang der Umsetzungsphase der Strategie zu einem Verlust der Dynamik, gerät der Prozess ins Stocken.
Die Lösung: Befolgen Sie das KISS-Prinzip__. Ist Ihre Strategie einfach zu verstehen, fällt es Ihren Kollegen leichter, sie umzusetzen.
Ungeeignete Tools oder Systeme
Das Problem: Um Ihre Vision in die Realität umzusetzen, benötigen Sie die für Ihr Team passenden Tools (wie Projektmanagement- und Dokumentationssoftware). Die Auswahl ist ein Drahtseilakt – denn er entscheidet über Erfolg oder Misserfolg bei Ihrer Strategieimplementierung.
Vorprogrammiert ist die Katastrophe bei einem zu komplexen Tool – ebenso bei einem zu simplen Tool. Ein hoher Lernaufwand kann Sie bei der Umsetzung Ihrer Strategie Wochen – wenn nicht sogar Monate – kosten. Fehlende Funktionen führen zur Suche nach Behelfslösungen. Wählen Sie mit Bedacht.
Die Lösung: Machen Sie sich klar, von wem und wie die Tools verwendet werden. Erstellen Sie eine Liste mit notwendigen Funktionen. Diese unterstützt Sie, wenn Sie Software prüfen oder Alternativen suchen und ergänzen.
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Hilfreich: Das „Strategy House“ von Cascade
Wenn Sie bereits in der Planungsphase an die Umsetzung denken, legen Sie den Grundstein für den Erfolg. Dazu können Sie das Haus-Modell für strategische Planung von Cascade heranziehen. In diesem Modell werden die Vision, die Werte und die strategischen Schwerpunkte auf Organisationsebene festgelegt. Die Vision und die Werte formen die Schwerpunkte, die Schwerpunkte die Ziele und die Ziele wiederum die Projekte und KPIs.
Mit dem Modell von Cascade befähigen Sie Ihre Manager der mittleren Führungsebene, Projekte und KPIs im Einklang mit der übergeordneten Unternehmensstrategie zu definieren. Der Strategierahmen bietet Ihrem Team eine gemeinsame Kommunikationsebene. So versteht Ihr Team Auswirkungen besser und trägt besser zum Fortschritt bei.
5 Schritte zur erfolgreichen Strategieimplementierung
Eine Strategie gut umzusetzen kann eine Herausforderung sein. Unabhängig davon, ob Sie das Strategy-House-Modell von Cascade anwenden oder nicht, gibt es auf dem Weg zu einer erfolgreichen Strategieumsetzung mehrere essenzielle Schritte.
1. Erstellen Sie ein Strategiedokument
Verwenden Sie ein Online-Dokumentationstool, um Ihr Strategiedokument zu erstellen.
Ein Strategiedokument ist unerlässlich, selbst wenn Sie Ihre Strategie persönlich vorstellen. Es hilft Ihnen dabei, den Vorstand von Ihrem Implementierungsplan zu überzeugen. Dieses Dokument dient als zentrale Informationsquelle, auf das Sie jederzeit zurückgreifen können. Ihr Strategiedokument enthält am besten Folgendes:
Ziele und Zielsetzungen. Was wollen Sie erreichen und auf welchem Weg?
Einen Zeitplan. Wann werden Sie welchen Schritt unternehmen?
Erforderliche Ressourcen. Welche Mittel benötigen Sie zur Umsetzung?
Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, wie wir MeisterNote für Strategie- und Projektdokumentation, interne Kommunikation und mehr einsetzen.
Hilfreiche Tools
Wenn Sie bisher keines haben, brauchen Sie ein Online-Dokumentationstool. Statische Dokumente wie PDFs und Excel-Tabellen bieten nicht die Flexibilität, die Sie für schnelles und gemeinsames Arbeiten benötigen.
Lokales Hosting bedeutet, dass die Kommunikation normalerweise per E-Mail erfolgt. Dies kostet Zeit und führt zu Informationsverlusten. Erneutes Hochladen auf gemeinsam genutzte Server führt häufig zu Duplikaten.
In der Regel gibt es nur einen Dokumenteneigentümer, der Änderungen vornehmen muss. Ein Engpass, der Sie ausbremsen kann.
Online-Dokumentationstools erleichtern die Erstellung, Bearbeitung und gemeinsame Nutzung von Strategiedokumenten. Die Informationen sind zentralisiert und jederzeit von allen Beteiligten einsehbar.
Das Erstellen eines Strategiedokuments mit Hilfe von Notizen in MeisterTask spart Ihnen Zeit und Mühe.
In Sekunden können Sie es mit denjenigen teilen, die Zugriff benötigen.
Änderungen werden in Echtzeit reflektiert: Sie müssen keine Kopien aktualisieren oder Informationen wiederbeschaffen.
Ihr Team kann Fragen oder Feedback via Kommentar hinzufügen und Sie werden sofort darüber benachrichtigt.
Durch das zentrale Speichern von Informationen gestaltet sich die Strategieimplementierung reibungsloser.
2. Beziehen Sie Ihr Team mit ein
Produktive und kooperative Teamarbeit ist für die Umsetzung von Strategien unerlässlich. Dazu brauchen Sie:
Einen Implementierungsplan. Darin beschrieben sind die Schritte, die zur Erreichung der Ziele erforderlich sind.
Festgelegte Rollen und Zuständigkeiten. Dadurch stellen Sie sicher, dass jeder weiß, was er wann zu tun hat.
Klare Workflows. Dadurch gewährleisten Sie, dass jeder weiß, was er wann zu tun hat.
Hilfreiche Tools
Verwenden Sie eine RACI-Matrix, um die Aufgaben und Zuständigkeiten der einzelnen Teammitglieder zu klären. Lücken in der Verantwortlichkeit werden so ersichtlich und Sie stellen sicher, dass es keine Überschneidungen gibt. Es gibt Tools und Vorlagen, die Ihnen dabei helfen. Wenn Sie Ihre RACI-Vorlage in Excel erstellen, als PDF exportieren oder als Bild speichern, können Sie sie in das Strategiedokument einbetten, das Sie in MeisterTask erstellt haben.
Ziehen Sie für erfolgreiche Prozesse zur Strategieimplementierung visuelle Hilfsmittel wie Flussdiagramme in Betracht. Sie stellen damit Arbeitsabläufe verständlicher dar. Informationen sind in einem visuellen Format oft greifbarer. Machen Sie sich das zum Vorteil, damit Ihr Team Ihre Strategie besser versteht.
3. Kommunizieren Sie Ihre Strategie
Ihre Strategie ist genehmigt und Sie haben einen erfolgversprechenden Implementierungsplan? Super, dann ist es an der Zeit, Ihre Mitarbeiter an Bord zu holen. Ein Kick-off-Meeting gibt Ihnen Gelegenheit:
Ihr Strategiedokument und Ihren Aktionsplan zu teilen,
alle Beteiligten auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen,
Ihr Team auf die Strategie einzuschwören,
Fragen zu beantworten und auf etwaige Bedenken einzugehen.
Klare Kommunikation ist beim Strategie implementieren unabdingbar. Erstellen Sie ein gemeinsames Dokument, das als unternehmensweiter Lagebericht dient. Jedes Team aktualisiert das Dokument in regelmäßigen Abständen mit dem Fortschritt seiner Zuständigkeiten (bei Meister erledigen wir dies 14-tägig).
Hilfreiche Tools - Notizen in MeisterTask
Mit Notizen in MeisterTask können Sie Ihren Fortschrittsbericht individuell strukturieren und mit den flexiblen Bearbeitungsoptionen Listen, Infoboxen, Bilder usw. einfügen. Ein klar strukturiertes Dokument ist ansprechender und übersichtlicher. So erhält Ihr Team alle benötigten Informationen und kann sofort handeln.
Bitten Sie alle Beteiligten, das Dokument vor dem Kick-off sowie allen folgenden Meetings durchzugehen und zu ergänzen. Das erspart Ihnen persönliches Nachfragen und Zeit. Gestalten Sie Besprechungen effizienter und sammeln Sie Fragen Ihres Teams.
4. Verteilen Sie die Aufgaben
Die Strategieimplementierung ist der schwierigste Teil des Prozesses. Wie stellen Sie sicher, dass alles, was Sie besprochen haben, auch umgesetzt wird? Der Schlüssel zum Erfolg ist es, Projekte und Dokumentation zusammenzuführen.
Um Ihre Strategie umzusetzen, müssen Sie sie in überschaubare Projekte mit umsetzbaren Schritten (Aufgaben) unterteilen. Dazu müssen Sie sich entscheiden, welche Projektmanagement-Methode für Sie am besten geeignet ist.
Hilfreiche Tools
MeisterTask umfasst Notizen, sodass Sie Projekte und Dokumentationen an einem Ort aufbewahren können. Dies hilft Ihnen, nahtlos von Ihrer Strategie – wo der Plan besprochen wird – zum Projekt – wo die Arbeit erledigt wird – überzugehen. Sie können:
Neue Aufgaben in MeisterTask direkt aus Ihrem Strategiedokument erstellen.
Textblöcke einem Teammitglied als Aufgabe in MeisterTask zuweisen.
Von Ihrer Dokumentation aus auf Aufgaben verlinken und den Fortschritt der Aufgaben in beiden Tools verfolgen.
Das bedeutet, Sie können:
Aufgaben während Besprechungen zuweisen. Sobald ein Handlungspunkt identifiziert wird, können Sie eine Aufgabe dafür erstellen. Dies hält den Strategieumsetzungsprozess in Bewegung.
Den Fortschritt der Aufgaben überprüfen, ohne Ihre Notiz verlassen zu müssen. Das bedeutet weniger Zeitaufwand beim Wechseln zwischen Tools, sodass Sie Ihre Konzentration beibehalten können.
Ihrer Dokumentation Kontext hinzufügen. To-dos sind in Ihren Notizen für alle sichtbar, die Zugang haben. Mehr Klarheit bedeutet bessere Zusammenarbeit und weniger Fehler.
Mit Ihrer verbundenen Dokumentation und den Aufgaben können Sie sicherstellen, dass alles, was Sie sich vorgenommen haben, auch erledigt wird. Es gibt weniger Gelegenheiten, dass Aufgaben durch das Raster fallen, und die Überwachung des Fortschritts ist einfach.
5. Behalten Sie alles im Blick
Ihre Strategie verfügt über definierte KPIs. Diese helfen Ihnen zu verstehen, wie sich Ihre Strategie schlägt und dabei Anpassungen vorzunehmen, um das angestrebte Ziel zu erreichen. Daten, die den Erfolg Ihrer Strategie untermauern, sind nützlich, wenn Sie diese ausweiten oder mehr Budget beantragen wollen.
Sehen Sie die erhofften Resultate nicht, muss Ihre Strategie vielleicht überarbeitet werden. Es kann aber auch an mangelhafter Ausführung liegen. Fragen Sie sich: Was funktioniert gut? Wo gibt es Blockaden oder Engpässe? Sobald Sie die Antworten kennen, können Sie Optimierungen vornehmen.
Denken Sie daran, dass Ihre Strategie ein lebendiger Prozess ist und wahrscheinlich nie perfekt sein wird. Um Ihre Ziele zu erreichen, ist es notwendig, aus Ihrer Strategie zu lernen, sie anzupassen und zu verbessern.
Hilfreiche Tools
Es gibt eine ganze Reihe von Tools zur Leistungsmessung. Welche Tools Sie zur Nachverfolgung Ihrer KPIs verwenden, hängt jedoch von der Art der KPIs ab. Wichtig ist, dass Sie Ihre Daten korrekt tracken – was oft leichter gesagt ist, als getan.
Die gewonnenen Erkenntnisse lassen darauf schließen, ob Sie Ihr Strategiedokument updaten und den Aktionsplan anpassen müssen. Haben Sie hierfür ein kollaboratives Dokument verwendet, ist die Aktualisierung Ihrer Team-To-dos einfach. Sobald Sie die Änderungen vorgenommen haben, hat jeder Zugriff auf die neuesten Informationen.
Erleben Sie, wie Ihre Strategie aufgeht
Wenn alle an einem Strang ziehen, kann Ihre Strategie aufgehen.
Eine einzig wahre Strategieimplementierung gibt es nicht. Welcher Implementierungsplan aufgeht, hängt von Ihrem Unternehmen ab. Was Sie jedoch unternehmen können, damit Sie beim Strategie implementieren gute Erfolgschancen haben ist:
Vorausplanen,
Strukturen bereitstellen,
transparent kommunizieren,
Zusammenarbeit wahrnehmen.
Schaffen Sie diese Voraussetzungen, ist es einfacher, Ihr Team mit ins Boot zu holen. Und wenn alle gemeinsam auf ein Ziel zuarbeiten, kann Ihre Strategie aufgehen.
