Time Blocking: Was ist das und wie kann es helfen, Ihr Arbeitspensum zu bewältigen?

Laut einer britischen Studie arbeiten Büroangestellte nur knapp 3 Stunden pro Tag produktiv. Von Prokrastination und Ablenkungen bis hin zu mentalen Blockaden aufgrund von arbeitsbedingtem Stress – es gibt viele Produktivitätskiller, die Sie und Ihr Team lähmen können. Kein Wunder also, dass alleine in Deutschland monatlich etwa 3.000 Mal nach „Zeitmanagement Methoden“ bei Google gesucht wird. Eine dieser Techniken sehen wir uns in diesem Beitrag genauer an – Time Blocking:

Was ist Time Blocking?

Time Blocking ist eine Technik, bei der Sie über den Tag hinweg Zeitblöcke für Ihre Aufgaben einplanen. Indem Sie in Ihrem Kalender Zeit für Ihre To-dos blockieren, strukturieren Sie Ihren Arbeitstag, wodurch Sie sich leichter konzentrieren und Dinge erledigen können. Es hilft Ihnen auch, Ihre Aufgaben zu priorisieren. Nehmen Sie sich etwa am Montagmorgen zwei Stunden Zeit, um eine wichtige Präsentation für Dienstag vorzubereiten. Schenken Sie ihr Ihre volle Aufmerksamkeit. Erst danach kümmern Sie sich um Slack-Nachrichten, Organisatorisches und alles andere. Wenn Sie sich voll und ganz der jeweiligen Aufgabe widmen – und diese rechtzeitig erledigen – stehen Ihre Chancen gut, großartige Ergebnisse zu erzielen.

Ein mit Time Blockern versehener Tag in Ihrem Kalender könnte wie folgt aussehen:

Was sind die Vorteile der Time Blocking Methode?

Die Time Blocking Methode stellt sicher, dass Ihr Tag gut geplant ist und Sie reibungslos von einer Aufgabe zur nächsten übergehen können. Sie hilft Ihnen beim:

1. Loslegen 

Große Aufgaben können abschrecken – scheinbar endlose To-do-Listen verursachen Stress und schwächen Ihre Konzentrationsfähigkeit. Indem Sie Ihren Aufgaben einen klar gesteckten Zeitrahmen geben, werden aufgabenbezogene Ängste reduziert, wodurch sich Ihr Arbeitspensum überschaubarer anfühlt. Wenn Sie es schaffen, sich und Ihr Team nicht zu überfordern, ist es leichter, den Ball ins Rollen zu bringen – und die Deadlines einzuhalten.

2. Realistisch bleiben

Die Time Blocking Technik zwingt Sie dazu, genau darüber nachzudenken, wie viel Zeit Aufgaben in Anspruch nehmen und Ihre Einschätzung im Laufe der Zeit zu optimieren. Je öfter Sie Time Blocker und Zeiterfassung verwenden, desto genauer wird Ihre Planung. Wenn Ihr Team seine Zeit erfasst und die Aufgabendauer übermittelt, können Sie mit diesen Informationen realistische Roadmaps erstellen und die Arbeit gerecht im Team verteilen.

3. Aufgaben priorisieren

Der Schlüssel zur Produktivität liegt darin, zur richtigen Zeit an den richtigen Dingen zu arbeiten.

Time Blocking hilft Ihnen, genügend Zeit für die wichtigsten Aufgaben einzuplanen, damit Sie beim Arbeiten nicht hetzen müssen oder gar Ihre Zeit mit Aufgaben verschwenden, die wenig bewirken. Je mehr Erfahrung Sie haben, desto einfacher fällt die Priorisierung. Time Blocking kann jüngeren Teammitgliedern helfen, ihre Priorisierungsfähigkeiten schnell zu verbessern.

4. Arbeitspensum im Griff behalten

Time Blocking hilft Ihnen, zu verhindern, dass Ihr Arbeitspensum außer Kontrolle gerät. Indem Sie Aufgaben in Ihrem Kalender planen, erkennen Sie leichter, wenn Deadlines unrealistisch sind und Prioritäten neu gesetzt werden müssen. Auch hilft es Teammitgliedern, frühzeitig Priorisierungskonflikte zu erkennen – und mit Ihnen zusammen Abhilfe zu schaffen.

5. Aufschieben vermeiden

Leiden Sie unter chronischer Prokrastination? Rund zwei Dritteln der deutschen Bevölkerung geht es ganuso. Eine Studie des MITs zeigt, dass sich selbst gesetzte Deadlines positiv auf die Leistung auswirken. Wenn der ganze Tag noch vor Ihnen liegt, ist es verlockend, Dinge aufzuschieben. Wissen Sie aber, dass Sie nur zwei Stunden Zeit haben, um einen Bericht zu schreiben, ist es wahrscheinlicher, dass Sie sich konzentrieren und es erledigen.

6. Ständigen Kontextwechsel unterbinden

Ständiges Hin- und Her zwischen Aufgaben bzw. Kontextwechsel erhöht das Stresslevel und kostet Sie fast 40% Ihrer Produktivität. Time Blocker verhindern, dass Ihre Aufmerksamkeit abschweift. Indem Sie beschließen, für die kommende Stunde allein an der Strategiefindung zu arbeiten, verpflichten Sie sich, Ablenkungen zu ignorieren und sich voll und ganz der anstehenden Aufgabe zu widmen. Das Resultat: bessere Arbeitsqualität (und bessere Laune).

Von diesen Vorteilen profitieren nicht nur Sie, sondern auch Ihr Team. Warum also nicht Ihre Kolleg:innen dazu ermutigen, Time Blocking auch auszuprobieren? Selbst wenn Ihre Teammitglieder bereits hervorragende Arbeit leisten und Deadlines einhalten, kann die Technik dabei helfen, den Druck herauszunehmen und spielerisch großartige Ergebnisse zu erzielen.

Wie wird die Time Blocking Technik angewandt?

Sie können die Zeit tageweise oder wochenweise in Ihrem Kalender blockieren. Wenn Sie genug Kontrolle über Ihren Zeitplan haben, um eine Woche im Voraus zu planen, tun Sie es an einem Freitagnachmittag oder Montagmorgen. Auf diese Weise wissen Sie genau, worauf Sie sich in der kommenden Woche konzentrieren müssen. Die Vorgehensweise ist einfach:

• Schritt 1: Listen Sie Ihre Aufgaben auf. Übertragen Sie alle To-dos von Ihrem Kopf in eine Liste. Dazu gehört alles, was Sie tun müssen, ob Meeting, Projektarbeit, administrative Aufgabe – ja, sogar Pausen und Bewegung.

• Schritt 2: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben. Nicht alle Aufgaben sind gleich. Einige sind wichtiger oder dringender als andere. Bestimmen Sie, welche Aufgaben maßgebend sind und welche weniger – und richten Sie Ihre Zeit danach aus.

• Schritt 3: Schätzen Sie, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Dies ist ein kritischer Schritt, denn Menschen neigen zum „Planungsfehlschluss“, also der Tendenz, zu unterschätzen, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nimmt. 

• Schritt 4: Blockieren Sie die Zeit in Ihrem Kalender. Fügen Sie die Aufgaben hinzu, an denen Sie arbeiten möchten, und legen Sie einen Zeitraum fest. Indem Sie Ihren Kalender für Ihr Unternehmen freigeben, kann jeder sehen, wann Sie beschäftigt sind. Dadurch lassen sich Termine besser mit Rücksicht auf Ihren Zeitplan organisieren.

• Schritt 5: Bleiben Sie am Ball. Jetzt geht es darum, Ihren Zeitplan einzuhalten. Schließen Sie irrelevante Tabs, stellen Sie Ihr Telefon lautlos und konzentrieren Sie sich. Wenn ein Zeitblock abgelaufen ist, fahren Sie mit der nächsten Aufgabe fort. Haben Sie eine Aufgabe noch nicht abgeschlossen, verschieben Sie sie auf einen späteren Block.

Wie integrieren Sie Time Blocking in Ihre bestehenden Workflows?

Wahrscheinlich verwenden Sie bereits ein Task-Management-Tool, um die Arbeitsabläufe Ihres Teams zu verwalten, und eine Kalender-App, um Meetings zu planen und daran teilzunehmen.

Einige Task-Management-Tools, wie etwa MeisterTask, lassen sich in Kalender-Apps wie iCal und Google Kalender integrieren, sodass Sie aus Aufgaben Kalenderereignisse erstellen können und umgekehrt. Auf diese Weise können Sie sehen, was wann fällig ist, und Ihre Blöcke an den Deadlines ausrichten. Sehen Sie selbst, wie leicht die Integration geht.

Mit der Google Kalender-Integration von MeisterTask lässt sich Ihr Kalender synchronisieren:

• Mit allen Aufgaben in einem bestimmten Projekt. So erhalten Sie einen Überblick über alle in einem Projekt befindlichen Aufgaben. Dies ist hilfreich, wenn Sie die Arbeit Ihres Teams um alle projektbasierten Deadlines und Abhängigkeiten herum planen.

• Mit all Ihren in einem bestimmten Projekt zugewiesenen Aufgaben. So erhalten Sie einen Überblick über Ihre eigenen Aufgaben in einzelnen Projekten. Wenn Sie Ihre Projekte als einzelne Kalender synchronisieren und die Google Kalenderfarben verwenden, erkennen Sie sofort, welche Ihrer Aufgaben zu welchen Projekten gehören.

• Mit all Ihren zugewiesenen Aufgaben in sämtlichen Projekten. So erhalten Sie einen Überblick über die Gesamtheit Ihrer Aufgaben in MeisterTask. Mit all Ihren Aufgaben in einer Google Kalenderansicht haben Sie alles im Blick, können Ihren Zeitplan analysieren und Ihre Aufgaben an Deadlines ausrichten.

Google Kalenderansicht mit “allen Aufgaben aus allen Projekten”, importiert aus MeisterTask.

Auch Ihr Team kann die Integration nutzen, sodass die Aufgaben der Mitglieder in ihren eigenen Kalendern angezeigt werden. Die Möglichkeit, dank Integration die Zeitpläne und Deadlines des jeweils anderen zu sehen, erleichtert die Planung von Meetings und Zusammenarbeit enorm. Darüber hinaus können Sie als Manager einfach einen Blick in die Kalender Ihres Teams werfen, um sich über dessen Arbeitspensum oder Verfügbarkeiten zu informieren.

Wenn Sie Ihre geplanten Arbeiten erledigen, zeichnet sich das Task-Management-System durch kontextuelle, nachverfolgbare Aufgaben aus – was Ihnen Zeit spart, sobald Sie startklar sind. Zugleich ist die Plattform besonders bei komplexeren Aufgaben oder solchen, die Input von Stakeholder:innen erfordern, wie gemacht für die Zusammenarbeit an Teamaufgaben. Ein Task- und Projektmanagement-Tool wie MeisterTask hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Aufgaben und deren Fortschritt zu wahren, damit Ihr Team organisiert, abgestimmt und produktiv bleibt.

Wie unterscheidet sich Time Blocking von Time Boxing?

Während es beim Time Blocking darum geht, einer Reihe von Aufgaben Zeit zuzuweisen, geht es beim Time Boxing darum, einzelnen Aufgaben eine bestimmte Zeitspanne auf einer detaillierteren Ebene zuzuweisen.

Hätten Sie einen Time Boxing-Ansatz verfolgt, enthielte Ihr Kalender mehr Aufgaben, diese nähmen aber einzeln betrachtet weniger Zeit in Anspruch. Sie wären auch spezifischer. Während in einem Kalender mit Time Blockern etwa von 9:00 bis 11:00 Uhr „Präsentation mit rechtlichen Informationen vorbereiten“ stünde … steht in einem Time Boxing-Kalender hingegen folgendes:

Auszug aus einem Kalender mit Time Boxing-Ansatz.

Time Boxing ist hilfreich, wenn Sie viele kleinere Aufgaben innerhalb eines engen Zeitrahmens zu erledigen haben. Auf der anderen Seite kann es auch zusätzlichen Druck erzeugen, der dazu führt, dass Sie Ihre Arbeit unnötig hastig erledigen. Wenn Sie mehrere bevorstehende Deadlines in Panik versetzen, ist diese Methode wahrscheinlich nichts für Sie.

Wie unterscheidet sich Time Blocking von Task Batching?

Die Batchverarbeitung von Aufgaben ist eine Unterkategorie der Time Blocking Methode. Dabei geht es darum, ähnliche Aufgaben zu gruppieren und als Batch zu bearbeiten, statt über den Tag verteilt mal hier dann dort an einer zu arbeiten. Stattdessen gruppieren Sie Aufgaben nach:

• Aufgabentyp (z. B. verwaltungstechnische Aufgaben, strategische Aufgaben) oder

• dem benötigten Maß an Konzentration oder Einsatz (z. B. geringer vs. hoher Aufwand).

Nehmen wir an, dass Sie heute Morgen Folgendes erledigen müssen:

• 8 E-Mails beantworten

• 3 Verträge prüfen

• Mehrere Aufgaben im Hinblick auf ein neues Teamprojekt erstellen

Statt zwischen E-Mails, Verträgen und Aufgabenerstellung hin und her zu springen, strukturieren Sie Ihren Kalender so, dass Sie innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens an der gleichen Art von Aufgaben arbeiten. Das Resultat könnte dann so aussehen:

Sie beginnen mit E-Mails, weil Sie wissen, dass einige davon dringend sind und eine schnelle Antwort erfordern. Die Erstellung von Projektaufgaben verschieben Sie auf einen späteren Zeitpunkt, da Sie wissen, dass dies mehr Konzentration erfordert, die Sie vormittags (nach einer Kaffeepause) haben. Das Abarbeiten von Aufgaben in Batches hilft Ihnen, Ihre Zeit optimaler zu nutzen und effizienter zu arbeiten, da Sie nicht ständig den Kontext wechseln.

Wann ist Time Blocking hilfreich – und wann nicht?

Time Blocking ist eine nützliche Methode für Projektmanager:innen und Teamleiter:innen, da diese oft eine Vielzahl von Aufgaben handhaben und mitunter auch die Zeitpläne anderer verwalten müssen. Das Schönste an Time Blocking ist aber, dass es in einer Vielzahl von Branchen zur Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz angewendet werden kann. Hier sind einige Beispiele:

Fertigungsbranche

Richard arbeitet in der Fertigungsbranche als Administrator. Er nutzt Time Blockerfür Aufgaben wie Bestandsführung und Qualitätskontrolle. Das hilft ihm dabei, sein individuelles Arbeitspensum zu bewältigen und Deadlines einzuhalten. Daneben empfiehlt er die Methode HR-Managerin Deja, damit sie die Möglichkeit hat, ihre begrenzte Konzentrationszeit rund um all ihre Vorstellungsgespräche und Besprechungen zu organisieren.

Finanzbranche

Hannes ist Senior Manager im Bankwesen. Er nutzt Time Blocking, um seine vielen Aufgaben – von Kund:innengesprächen über Portfoliomanagement bis hin zu Dokumententwürfen – alle unter einen Hut zu bringen. Die Methode hilft ihm, Zeit für Deep Work einzuplanen, die für komplexe Analysen und strategische Planungenunerlässlich ist. Auch fürs Weiterbilden reserviert er Zeit. So behält er den Überblick über Branchenvorschriften, Gesetze und Markttrends.

Allerdings profitieren nicht alle Berufgruppen gleichermaßen vom Time Blocking. Wenn Ihr Job von Natur aus extrem reaktiv ist und Sie nicht in einer digitalen Umgebung arbeiten, ist herkömmliches Time Blocking keine praktische Lösung. Schauen wir uns zwei Beispiele an:

Fertigungsbranche

Lisa betreibt eine Produktionslinie. Zeit ist ein maßgeblicher Faktor. Eine Verzögerung kann zu weiteren führen, was sich auf den gesamten Lieferplan auswirkt. Deswegen hat sie für ihr Team Zeitfenster zur Aufgabenerledigung im Kalender genau festgelegt, was jedoch bei körperlicher Arbeit, bei der jeder Schritt teils nur Sekunden dauert, weder logisch noch durchführbar ist.

  Finanzbranche

Ellie ist Schalterbeamtin bei einer internationalen Bank. Ihr Arbeitsalltag umfasst die Betreuung von Kund:innen, Entgegennahme von Einlagen und Kreditzahlungen, Einlösung von Schecks und Durchführung von Abhebungen. Ihre Arbeit hängt von Kund:inneninteraktionen ab und kann nicht im Voraus geplant werden. Time Blocker sind unter diesen Umständen sinnlos. 

Soll ich die Time Blocking Methode verwenden?

Diese Entscheidung können wir Ihnen nicht abnehmen. Ob die Time Blocking Technik etwas für Sie ist, hängt letztendlich mehr von Ihrem Beruf und Ihrem Arbeitsstil ab als von Ihrer Branche. Spielen Sie mit dem Gedanken, es auszuprobieren, sollten Sie sich den Tücken bewusst sein …

Welche 5 Tücken der Time Blocking Methode gilt es zu beachten?

So erfolgversprechend Time Blocking auch sein mag, die folgenden Tücken könnten Ihre Pläne für eine produktive Woche durchkreuzen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sie umgehen und auf Erfolgskurs bleiben:

1. Tappen Sie nicht in die Falle des Planungsfehlschlusses

Der Planungsfehlschluss ist das Phänomen der Unterschätzung der Zeit und der Ressourcen, die für die Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind – obwohl man weiß, dass ähnliche Aufgaben im Allgemeinen länger als geplant gedauert haben. Das liegt an einer Überschätzung der eigenen Fähigkeiten und an einer Neigung zum Wunschdenken.

Eine Möglichkeit, den Planungsfehlschluss zu vermeiden, besteht darin, genau zu verfolgen, wie lange Ihre Aufgaben tatsächlich dauern, anstatt nur zu schätzen. Mit harten Fakten haben Sie einen Trumpf im Ärmel. Je öfter Sie verfolgen, wie viel Zeit Sie für eine bestimmte Art von Aufgabe aufgewendet haben, desto besser können Sie sie beim nächsten Mal planen.

Studien zeigen, dass der Planungsfehlschluss nicht greift, wenn Sie prognostizieren, wie lange andere für eine Aufgabe benötigen. Denn während wir unsere eigenen Fähigkeiten zu optimistisch einschätzen, sehen wir die der Anderen realistischer. Wenn Sie sich also auf eine neue Art von Aufgabe einlassen, fragen Sie sich: „Wie lange würde mein Kollege dafür brauchen?“

2. Seien Sie nicht zu genau

Während Disziplin notwendig ist, kann zu viel Akribie kontraproduktiv sein. Beachten Sie die folgenden Tipps, um die goldene Mitte zu finden:

• Lassen Sie zwischen den Blöcken etwas Pufferzeit für unerwartete Unterbrechungen. Wenn Sie eine kreative oder schöpferische Phase haben, lassen Sie diese nicht ungenutzt, indem Sie zur nächsten Aufgabe übergehen, nur weil Ihr Kalender dies sagt. Lehnen Sie überraschende Gelegenheiten nicht kategorisch ab, nur weil Sie bereits Zeit für anderes blockiert haben (es sei denn, es ist dringend und wichtig).

Die Time Blocking Methode kann sich schwierig gestalten, wenn ständig neue Aufgaben eingehen oder sich die Prioritäten verschieben. Dies kann ein Hinweis auf ein größeres Problem in Ihrem Unternehmen sein und sollte mit dem Führungsteam besprochen werden.

3. Lassen Sie Übergangszeiten und Pausen nicht außer Acht

Bei der Planung Ihrer Blöcke ist es wichtig, Übergangszeit zwischen den Aufgaben einzuplanen. Wenn Sie dies übersehen, können Sie leicht in Verzug geraten. Wenn Sie viel zu tun haben, kann es natürlich verlockend sein, Ihren Kalender mit Aufgaben und Besprechungen vollzustopfen. Regelmäßige Pausen können jedoch tatsächlich die Konzentration verbessern und Ihnen helfen, produktiver zu arbeiten. Wenn Sie realistisch einschätzen, was Sie an einem Tag erreichen können – ohne Ihre Gesundheit zu gefährden – können Sie Burnout vermeiden.

4. Ignorieren Sie nicht die Schwankungen Ihres Leistungsvermögens

Haben Sie ab und zu einen Durchhänger? Kein Grund zur Sorge. Unser Leistungsvermögen fluktuiert im Laufe des Tages. Versuchen Sie anspruchsvolle Aufgaben auf die Zeiten Ihrer Leistungshochs zu legen. Wenn Sie bis zum Feierabend eine wichtige Aufgabe erledigt haben müssen und wissen, dass Sie gegen 15 Uhr immer in ein Tief fallen, verschieben Sie diese nicht auf den Nachmittag. Besser wäre es, diese als Allererstes in Angriff zu nehmen.

5. Versäumen Sie nicht, Anpassungen vorzunehmen

Wie bei jeder Strategie sollten Sie auch beim Time Blocking die Umsetzung regelmäßig überprüfen. Wenn Sie einen bestimmten Block wiederholt auf einen anderen verschieben oder einige Aufgaben länger dauern als erwartet, sollten Sie Ihren Zeitplan entsprechend anpassen. Denken Sie daran: Die täglichen Time Blocker sollen Ihre Produktivität und Organisierung steigern, nicht zusätzlichen Stress verursachen. Setzen Sie die Methode flexibel ein und passen Sie sie nach Bedarf an, damit sie für Sie effektiv funktioniert.

3 Alternativen zur Time Blocking Methode

Vielleicht möchten Sie sich alle Optionen offen halten und verschiedene Produktivitätsmethoden testen, bevor Sie sich für eine entscheiden. Folgende können Sie in Betracht ziehen:

1. Eat The Frog. Neigen Sie dazu, Ihre wichtigsten Aufgaben bis zum letzten Drücker aufzuschieben? „Eat the Frog“ ist eine Time Blocking Alternative, die Ihnen hilft, Ihre wichtigsten Aufgaben zuerst zu erledigen. Entdecken Sie die froschige Methode Eat The Frog jetzt.

2. Getting Things Done. Diese Methode hält, was sie verspricht. Mit GTD schütten Sie alle To-dos aus Ihrem Kopf in einem strukturierten System, damit Sie und Ihr Team effizienter arbeiten können – ohne Druck, jedes Aufgabendetail behalten zu müssen.

3. Die Pomodoro-Technik. Sie steht für Produktivität wie Gucci für Mode – und beide stammen zufälligerweise aus Bella Italia. Finden Sie heraus, wie die Arbeit in „Pomodoros“ bzw. 25-Minuten-Blöcken Ihrem Team hilft, smarter statt härter zu arbeiten. Hier geht’s zur Pomodoro-Technik.

Blockierte Zeit = Produktivitätsfreiheit

• Time Blocking kann Ihnen dabei helfen, die Kontrolle über Ihren Arbeitstag zu behalten und Chaos durch Struktur zu ersetzen, damit Sie mehr erledigt bekommen. Indem Sie sich für Ihre Aufgaben Zeit nehmen und sie entsprechend priorisieren, schenken Sie Ihrer Arbeit die nötige Aufmerksamkeit und Energie. Dadurch fühlen Sie sich nicht nur erfüllter, sondern können auch bessere Ergebnisse erzielen. Wenn Sie auf die potenziellen Tücken achten und darauf, Ihren Ansatz im Laufe der Zeit immer wieder zu überdenken und anzupassen, wird Time Blocking Sie bzw. Ihr Team auf die produktive Spur bringen. Jetzt heißt es nur noch: Ausprobieren. Viel Erfolg!