Unternehmen können eine Menge Geld sparen und ihre Produktivität deutlich verbessern, wenn sie weniger unproduktive Besprechungen abhalten. Die beste Methode, um die Zahl solcher Besprechungen zu verringern, sind Regeln, an die sich alle Teilnehmer halten müssen.
10 Regeln für produktive und effektive Besprechungen
Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Produktivität Ihres Unternehmens oder Ihres Teams durch ineffektive Besprechungen sinkt, helfen folgende 10 Besprechungsregeln:
1. Halten Sie Besprechungen nur ab, wenn diese unbedingt erforderlich sind
Eine Besprechung sollte keine automatische Antwort auf jede Frage oder jedes Problem sein. Vielmehr sollten Mitarbeiter abwägen, ob eine Besprechung das geeignete Format ist.
In einem Artikel für die Harvard Business Review empfiehlt die Zeitmanagement-Trainerin Elizabeth Grace Saunders, sich folgende Fragen zu stellen:
“Habe ich die Situation genug durchdacht?” Anstatt sofort eine Besprechung zu planen, wenn ein Problem oder eine Frage auftaucht, sollten Sie sich Zeit nehmen, um strategisch zu denken und einen logischen Prozess zur Lösung des Problems zu entwickeln.
“Braucht es ein Gespräch?” Mitarbeiter verschwenden in Besprechungen viel mehr Zeit als beim Beantworten von E-Mails. Bevor Sie ein Meeting ansetzen, sollten Sie prüfen, ob sich das Problem nicht auch per E-Mail lösen lässt.
Statusbesprechungen – also Treffen, um den Fortschritt zu besprechen und zu kontrollieren – sind besonders schlecht für die Produktivität. Solche Besprechungen können ganz einfach vermieden werden, indem eine Software zur Aufgabenverwaltung eingesetzt wird, mit der jeder den Fortschritt eines Projekts in Echtzeit mitverfolgen kann.
2. Laden Sie nur Personen ein, die wirklich gebraucht werden
Anstatt alle zu Ihrer Besprechung einzuladen, laden Sie nur die Mitarbeiter ein, deren Beitrag unbedingt erforderlich ist.
Oft werden Besprechungseinladungen an einen ganzen Verteiler geschickt, Teilnehmer dürfen die Einladung an andere weiterleiten oder es werden einfach alle hinzugefügt, die in irgendeiner Weise an einem Projekt beteiligt sind.
Das Ergebnis: Große, unübersichtliche Besprechungen mit vielen Teilnehmern, die nichts zur Besprechung beitragen können.
Laut Michael Mankins, Co-Autor von Time, Talent, Energy, haben Mitarbeiter oft das Gefühl, nicht in der Position zu sein, Besprechungseinladungen – insbesondere von Managern – abzulehnen, selbst wenn sie der Meinung sind, dass die Besprechung unproduktiv sein wird.
Daher liegt die Verantwortung beim Organisator der Besprechung, genau zu bestimmen, wer wirklichen Wert und Entscheidungsgewalt in eine Besprechung einbringt, bevor die Einladungen verschickt werden.
Der CEO von Amazon, Jeff Bezos, der sich bekanntlich nur sechs Stunden pro Jahr mit seinen Investoren trifft, hat eine sogenannte Zwei-Pizza-Regel: Es sollten nie mehr Personen an einer Besprechung beteiligt sein, als mit zwei Pizzen verpflegt werden können.
Durch die Beschränkung der Gruppengröße, so Bezos, laufen Besprechungen schneller ab und die Gespräche finden wirklich zwischen Personen mit Entscheidungskraft statt.
Wenn Sie zu viele Einladungen zu sinnlosen Besprechungen erhalten, helfen Ihnen folgende fünf Strategien, um an weniger Besprechungen teilzunehmen.
3. Bestimmen Sie einen Moderator
Um effektive Besprechungen abzuhalten, muss eine Person moderieren. Die Rolle des Moderators besteht darin, sicherzustellen, dass die Besprechung pünktlich beginnt und endet, die Tagesordnung abgedeckt und eingehalten wird und alle festgelegten Besprechungsregeln befolgt werden.
Die Hauptaufgabe des Moderators ist, eine Umgebung zu schaffen, in der die Teilnehmer zusammenarbeiten können, um innerhalb der vorgesehenen Zeit zu einer Lösung oder zu einem Fazit zu kommen. Dazu gehören Aufgaben wie:
die Teilnehmer vorstellen
sicherstellen, dass jeder Zeit hat, seine/ihre Beiträge zu teilen und
Off-Topic-Diskussionen zu unterbrechen
Der optimale Moderator für jede Besprechung ist der Organisator der Besprechung. Wenn Sie also Besprechungseinladungen an Ihre Mitarbeiter schicken, sollten Sie darauf vorbereitet sein, als Moderator zu fungieren und die geplante Besprechung auf Kurs zu halten.
4. Bereiten Sie das Equipment für die Besprechung vor
Wenn Sie Ihre Besprechung in einem Konferenzraum abhalten, gehen Sie bereits vor Beginn der Besprechung in den Raum, um alles vorzubereiten und sicherzustellen, dass Sie alles vor Ort haben, was Sie brauchen.
Warum ist das wichtig? Es ist für niemanden spannend, 15 Minuten lang herumzusitzen und den Organisator dabei zu beobachten, den Beamer zum Laufen zu bringen.
Ist der Meetingraum häufig gebucht, überprüfen Sie ihn am Ende eines Arbeitstages, wenn er leer ist. Schließlich möchte man ungern Minuten vor einer Besprechung bemerken, dass ein Adapter für den Beamer fehlt.
Zudem ist es eine gute Idee, Besprechungseinladung noch einmal zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Remote-Teilnehmer über alle wesentlichen Details verfügen, z.B. Einwahlnummern und Besprechungscodes.
5. Teilen Sie die Besprechungs-Agenda vorab
Wenn Sie die Agenda für Ihre Besprechung im Voraus teilen, wird den Teilnehmern klar ersichtlich, was während der Besprechung von ihnen erwartet wird. Auf diese Weise können sie alle notwendigen Informationen sammeln, um produktiv an der Besprechung teilzunehmen.
Wenn die eingeladenen Personen nicht wissen, worauf sie sich vorbereiten müssen, steigt die Gefahr, eine zweite Besprechung abhalten zu müssen.
6. Erstellen und teilen Sie Besprechungsnotizen
Die besten Besprechungen führen zu einem klaren gemeinsamen Verständnis über die nächsten Schritte, einschließlich umsetzbarer, zugeteilter Aufgaben.
Es ist die Aufgabe des Moderators oder des Protokollführers, sicherzustellen, dass alle Mitschriften, umsetzbaren Punkte und Entscheidungen dokumentiert und nach der Besprechung mit allen Teilnehmern geteilt werden.
Beim Verfassen von Notizen während Besprechungen sollten Sie sich auf Folgendes konzentrieren:
Fakten (z.B.: “Jenna ist die kreative Leiterin dieses Projekts.”)
Probleme (z.B.: “Es gibt zu viel Arbeit, die bis zum Abgabetermin zu erledigen ist.”)
Entscheidungen (z.B.: “Wir müssen das Projekt in kleinere, überschaubare Teile aufteilen.”)
Aktionspläne (z.B.: “Der Projektmanager und der kreative Leiter bestimmen, wie das Projekt aufgeteilt werden soll.”)
Fragen und Antworten (z.B.: Fragen, die während der Besprechung nicht beantwortet werden konnten, oder Antworten auf Fragen, die während der Besprechung gestellt wurden.)
Das Erstellen detaillierter Besprechungsnotizen ist außerdem wichtig, wenn Sie die zweite Regel in der Liste befolgen: Laden Sie nur Personen ein, die wirklich gebraucht werden.
Wenn Sie Ihre Einladungsliste begrenzen, sind die Aufzeichnungen vor allem für Personen nützlich, die am Ergebnis der Besprechung interessiert sind, aber an der Besprechung selbst nicht teilnehmen müssen.
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7. Geben Sie allen die Möglichkeit, sich zu beteiligen
In einer typischen Teambesprechung mit acht Personen übernehmen drei Personen etwa 70 % der Redezeit.
Als Moderator können Sie eine Reihe an Maßnahmen ergreifen, um ein besseres Gleichgewicht herzustellen und jedem die Chance zu geben, sich zu beteiligen.
Erstens: Sie können den Teilnehmern helfen, selbstbewusster und vorbereitet in die Besprechung zu kommen. Dies können Sie erreichen, indem Sie wichtige Fragen, die Sie stellen möchten, vor der Besprechung (über eine Besprechungs-Agenda) teilen.
Zweitens: Der Moderator muss dafür sorgen, dass die Besprechung nicht von einem oder zwei Teilnehmern dominiert wird. Das erreicht man, indem ruhigere Teilnehmer aktiv nach ihrer Meinung gefragt werden oder darauf geachtet wird, ob jemand Schwierigkeiten hat, sich in die Diskussion einzubringen.
Die meisten Teilnehmer werden gerne das Wort ergreifen, wenn Sie ihnen die Gelegenheit dazu geben. Wenn die Agenda im Vorhinein bekannt ist und alle vorbereitet sind, besteht auch weniger Gefahr, dass Sie die Teilnehmer in Zugzwang bringen.
Weitere Tipps finden Sie in unserem Leitfaden für integrative Teambesprechungen.
8. Begrenzen Sie die Diskussionszeit für jeden Punkt auf Ihrer Agenda
Besprechungen sollten nicht länger als eine Stunde dauern, da Menschen in der Regel nicht länger als 60 Minuten konzentriert arbeiten können. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Besprechung pünktlich beendet wird.
Um sicherzustellen, dass Sie genug Zeit haben, um alle Punkte auf Ihrer Agenda zu behandeln, sollten Sie die Zeit begrenzen, die Sie für jedes Thema aufwenden. Sobald die Zeit abgelaufen ist, gehen Sie zum nächsten Punkt weiter.
Wenn Sie Diskussionen nicht durch Zeitlimits einschränken wollen, sollten Sie darauf achten, die wichtigsten Punkte ganz oben auf die Agenda zu setzen, um diese gleich am Beginn der Besprechung zu behandeln.
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9. Verbieten Sie entbehrliche Geräte
Um Ihre Besprechungen kürzer und effektiver zu gestalten, stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer aktiv zuhören. Es ist bewiesen, dass es bei Multitasking während einer Besprechung (z.B.: E-Mails checken, Nachrichten beantworten oder Pläne für das Mittagessen organisieren), um einiges schwieriger ist, zuzuhören.
Wenn Sie sich persönlich treffen, bitten Sie alle Teilnehmer, Ihre Telefone und Laptops nicht zu benutzen – es sei denn, sie werden für Notizen benötigt. Wenn Sie eine Online-Besprechung veranstalten, ist das natürlich schwierig zu kontrollieren. Hier kann hilfreich sein, die Teilnehmer zu bitten, ihre Kameras einzuschalten.
Die gute Nachricht: Wenn Sie nur Personen einladen, die wirklich gebraucht werden, die Besprechungen zeitlich beschränken und sich an die Agenda halten, werden die Teilnehmer weniger abgelenkt sein, da Ihre Besprechungen für sie nützlicher sind, wenn sie sich produktiv daran beteiligen.
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10. Sprechen Sie beim Präsentieren langsam und deutlich
Wenn Sie öffentlich sprechen, empfiehlt Carmine Gallo, Autor von Talk Like TED, ein Sprechtempo von 190 Wörtern pro Minute. Wenn Sie schneller sprechen, kann es passieren, dass Sie nervös klingen – als würden Sie versuchen, alles so schnell wie möglich hinter sich zu bringen.
Wenn Sie eine Besprechung online abhalten, ist das sogar noch wichtiger. Susan Colaric, stellvertretende Vizepräsidentin für Online-Unterrichtstechnologie an der Saint Leo University:
Videokonferenzen sollten in einem etwas langsameren Tempo ablaufen als eine typische Besprechung vor Ort, da die meisten Systeme zwei bis drei Sekunden für die Kommunikation benötigen.
“Wenn Sie die Besprechung leiten”, so Colaric, “stellen Sie sicher, dass es nach einer Frage genügend Pausen gibt. Wenn Sie Teilnehmer sind, machen Sie auf sich aufmerksam, bevor Sie sich an die Gruppe wenden, indem Sie mit der Hand ein Zeichen geben oder ‘Frage’ oder ‘Kommentar’ sagen und dann ein paar Sekunden warten, bevor Sie fortfahren.”
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Führen Sie einen effektiven Workflow ein
Ein letzter wichtiger Teil der Durchführung effektiver Besprechungen sind die Schritte, die Sie nach der Besprechung einleiten.
Nach einer Besprechung ist es wichtig, alle Entscheidungen zusammenzufassen, per E-Mail an die Teilnehmer weiterzuleiten und den betreffenden Personen Aufgaben zuzuweisen.
Mit einer schriftlichen Zusammenfassung haben die Teilnehmer etwas, worauf sie zurückgreifen können, wenn später Fragen auftauchen. Wenn Sie den Personen Aufgaben zuweisen, für die sie verantwortlich sind, können Sie zudem sicherstellen, dass diese Aufgaben auch tatsächlich abgeschlossen werden (ein nachfolgendes Treffen ist daher nicht erforderlich).
Wenn Sie diese Regeln für alle von Ihnen geplante Besprechung befolgen, tragen Sie Ihren Teil dazu bei, die Anzahl überflüssiger und unproduktiver Besprechungen zu verringern.
Das Beste daran: Wenn Sie sich den Ruf erarbeiten, produktive Besprechungen zu leiten, werden sich Ihre Mitarbeiter in Zukunft mehr Mühe geben, aktiv an Ihren Besprechungen teilzunehmen.
