Pomodoro-Technik: So effizient ist die italienische Zeitmanagement-Methode

Schnelltest: Sollen Sie die Pomodoro-Technik verwenden?

Machen Sie den Stroop-Test. Starten Sie den Timer und nennen Sie der Reihe nach die Farben der oben stehenden Wörter. Wie schnell waren Sie? Nicht nur dieser Stroop-Test, sondern auch die Pomodoro-Technik kann Ihnen helfen, Ihre Konzentration zu erhöhen.

Bevor es ans Eingemachte geht: Reflektieren Sie, ob die Pomodoro-Technik für Ihren Arbeitsalltag relevant ist. Beantworten Sie folgenden 6 Fragen einfach mit Ja oder Nein:

1. Sind oder werden Sie im Arbeitstag öfters (auch wenn nur kurz) abgelenkt?

2. Merken Sie, dass Ihre Produktivität mit der Zeit schwindet? 

3. Haben Sie Aufgaben, für die Sie sich viel Zeit nehmen können (etwa Recherchen)?

4. Planen Sie eher zu optimistisch, wie viel Sie an einem Tag erledigen wollen?

5. Haben Sie Lust darauf, Ihre Zielsetzungen spielerischer zu erreichen?

6. Mögen Sie Tomaten, Italien … und Zeitmanagement, das einfach ist? 

Mindestens einmal mit “Ja” geantwortet? Dann lesen Sie weiter und erfahren Sie, was es mit Pomodoro auf sich hat. Andiamo – Los geht’s:

Das Problem: Zeitdruck und fehlender Fokus

Wie kannst du, Zeit, mir jetzt nützlich sein?

Francesco Cirillo, Erfinder der Pomodoro-Technik

Stellen Sie sich vor, Sie studieren (wieder). 1 Woche noch … dann ist Ihre große Prüfung. Sie sitzen vor Ihrem Stapel Bücher, Sie müssen jetzt lernen. Und dann: Ein Vogel zwitschert. Der Kühlschrank summt. Ein Auto fährt vorbei … Sie können sich einfach nicht konzentrieren …

So ging es dem Italiener Francesco Cirillo. Es war 1987, und er brauchte dringend etwas, um sich zumindest für kurze Zeit durchgehend konzentrieren zu können. So ging er in die Küche … und kam zurück mit einer Eieruhr – in Form einer Pomodoro, einer Tomate.

Er setze sich wieder an seinen Tisch, stellte die Uhr auf 2 Minuten und begann voller Konzentration in einem Buch zu lesen. Rrrriing. Zeit vorbei – und: er gewann den Wettlauf gegen die Zeit. Viele Zeilen gelesen, viele Dinge gemerkt – che bello!

Die Pomodoro-Technik war erfunden! …

Was ist die Pomodoro-Technik?

Francesco machte bei seinem Lernexperiment damals also aus seiner begrenzten Zeit einen Verbündeten – und erschuf mit seiner Tomaten-Eieruhr per Zufall eine effiziente Zeitmanagement-Methode. Dabei verfeinerte er nach seinen ersten Versuchen seine Technik noch weiter.

Heute hilft die Pomodoro-Methode nicht nur Student:innen … sie beschleunigt das Teamwork bei Projekten bei vielen agil arbeitenden Teams weltweit.

Das ist die Pomodoro-Technik:

• Was: Eine effiziente Zeitmanagement-Methode, die Ihnen und Ihrem Team hilft, den größten Nutzen aus Ihrer Arbeitszeit herauszuholen.

• Wie: Sie arbeiten in Arbeitseinheiten = Pomodori zu je 25 Minuten – ohne Unterbrechungen – und machen nach jedem Pomodoro eine Pause von 2 bis 5 Minuten. Nach 4 Pomodori folgt eine längere Pause mit 15 bis 30 Minuten.

• Warum: Das Ziel der Pomodoro-Technik ist es, dass Sie langfristig konzentriert und klar denken können und dadurch den größtmöglichen Output erreichen.

Sie wollen gleich loslegen? Dann springen Sie gleich zur Anwendung der Pomodoro-Technik.

Was macht die Pomodoro-Technik so effektiv?

Bei Projekten zählen vor allem Schnelligkeit und Effizienz. Pomodoro macht Ihr agiles Teamwork nicht nur schneller, sondern nachhaltig schneller. 

1. Pomodoro verbessert Ihre Planung

… weil Sie immer wieder den Aufwand Ihrer Aufgaben im Vorhinein schätzen und im Nachhinein reflektieren. Ihre Planungen werden dadurch feiner und genauer – und dadurch auch die Workflows Ihres Teams.

2. Pomodoro lässt Sie schneller loslegen

… weil Sie große Aufgaben in kleine, nicht abschreckende Schritte aufteilen. Indem Sie sich nur für 25 Minuten auf eine Aufgabe konzentrieren, vermeiden Sie negative Gefühle und Prokrastination, die Sie sonst zurückhalten. Eine Zeitersparnis fürs gesamte Team!

3. Pomodoro blockiert Ablenkungen

… weil Sie dank dem durchdachten Arbeit-Pause-Verhältnis (besonders dank der gezielten Pausen) den Großteil Ihrer Ablenkungen – nämlich die selbstverschuldeten Pausen – minimieren und die Konzentration zu fördern. Ihr Denken bleibt aufgabenbezogen, Sie erledigen mehr.

4. Pomodoro macht Sie agiler

… weil Sie Entwicklungsprozesse nachhaltig schnell gestalten. Denn die Pomodoro-Technik macht bewusst, dass Aufgaben durch die Zeitbegrenzung flotter erledigt werden können. Agile Teams aus der Software-Entwicklung bestätigen das. Das schafft Ihr Team auch!

5. Pomodoro erhöht Ihre Konzentration

… weil Sie dank der kurzen Pausen zwischen den Arbeitseinheiten = Pomodori über mehrere Stunden lang fokussiert bleiben können. Dadurch können Sie und Ihr Team etwa klarere Entscheidungen treffen.

6. Pomodoro macht Sie spielerisch produktiver

… weil Sie sich auf Beständigkeit und nicht auf Perfektion konzentrieren. Da Sie sich mit jedem Pomodoro verbessern können, bleiben Sie motiviert. Indem Sie in Pomodori statt Stunden denken, wird die Erledigung von Aufgaben spielerischer. Die gute Laune werden Sie im Team versprühen.

So wenden Sie die Pomodoro-Technik an

Da Sie wahrscheinlich bereits ein Task-Management-Tool verwenden, um die Arbeitsabläufe Ihres Teams zu verwalten, setzen Sie die Pomodoro-Technik am besten direkt in Ihrem Tool um. Das bringt Ihnen Vorteile:

• Sie sparen Papier.

• Sie planen und dokumentieren Ihre Arbeit automatisch.

• Sie können einfach überprüfen, ob Sie sich verbessern.

So funktioniert’s:

1. Erstellen Sie Ihre Liste an Aufgaben = Pomodori.

2. Reihen Sie Ihre Pomodori nach Wichtigkeit.

3. Öffnen Sie Ihr Task-Management-Tool.

4. Fügen Sie in einer Pomodoro-Aufgabe all Ihre geplanten Tagesaufgaben in Pomodoro-Einheiten (= 25 Minuten) ein.

5. Wählen Sie Ihren bevorzugten analogen oder digitalen Timer und aktivieren Sie ihn für 25 Minuten. Wenn Sie einen digitalen Timer verwenden, integrieren Sie ihn davor mit Ihrem Task-Management-Tool.

6. Arbeiten Sie konzentriert nur an der ersten Aufgabe, bis der Timer klingelt.

7. Haken Sie den Pomodoro ab und erfassen Sie, was Sie erledigt haben.

8. Machen Sie eine 5-minütige Pause.

9. Wiederholen Sie diese 8 Schritte viermal. Machen Sie also 4 Pomodori.

10. Machen Sie danach eine längere Erholungspause von etwa 15 bis 30 Minuten.

Wählen Sie für Ihre Pause eine Tätigkeit, die einen Kontrast zu Ihrer Aufgabe darstellt. Machen Sie also etwa einen kleinen Spaziergang, wenn Sie am Computer gearbeitet haben.

So einfach meistern Sie die Pomodoro-Technik mit MeisterTask

Sie können die Pomodoro-Methode mit einer Reihe von Task-Management-Tools umsetzen. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie es mit MeisterTask machen. Egal welches MeisterTask-Abo Sie besitzen (es funktioniert auch mit der kostenlosen Basic-Version), Sie können die Pomodoro-Methode in 3 einfachen Schritten umsetzen:

Schritt 1: Planen Sie Ihre täglichen Pomodori in MeisterTask

Zu Beginn eines jeden Tages oder am Ende des Vortages:

1. Gehen Sie alle aktiven Projekte und Aufgaben in MeisterTask durch.Noch keine Aufgaben? So fangen Sie an.

2. Pinnen Sie alle Aufgaben, an denen Sie arbeiten wollen, an Ihre Agenda.

3. Erstellen Sie eine neue Aufgabe und heften Sie diese ebenfalls an Ihre persönliche Agenda.

4. Fügen Sie in dieser neuen Aufgabe alle Aufgaben für den Tag als Checklistenpunkte hinzu.

5. Entscheiden Sie, wie viele Pomodori (= 35 Minuten) Sie jeder Aufgabe zuordnen. Fügen Sie zu jeder Aufgabe die entsprechende Anzahl an Tomaten-Emojis ? hinzu, wobei ein Emoji einem Pomodoro entspricht. So sehen Sie alle Pomodori auf einen Blick sehen:

So kann Ihre tägliche Pomodoro-Aufgabe in MeisterTask aussehen.

Schritt 2: Arbeiten Sie Ihre Tages-Pomodori konzentriert ab

Bevor Sie mit Ihrem ersten Pomodoro auf Ihrer Tages-Aufgabenliste loslegen, legen Sie sich einen akustischen Pomodoro-Timer zurecht. Wählen Sie Ihren bevorzugten “Timer Tomato”:

• Klassisch und urig: Pomodoro-Kurzzeitwecker

• Minimalistisch: Timer-Funktion Ihres Smartphones

• App: Beliebt is etwa PomoDone (lässt sich einfach mit MeisterTask integrieren)

• Chrome-Erweiterung: Kostenlos ist etwa der Toggle Time Tracker-Button (lässt sich einfach und kostenlos als Zapier-Integration mit MeisterTask verbinden)

Drücken Sie bei Ihrem gewählten Pomodoro-Timer auf Start – arbeiten Sie dann konzentriert 25 Minuten durch – und sobald es klingelt, hören Sie auf.

Schritt 3: Machen Sie Ihre Pomodoro-Planung zur täglichen Routine

Machen Sie aus Ihrer tägliche Pomodoro-Aufgabe eine wiederkehrende Aufgabe. So ersparen Sie sich, dies täglich neu anzulegen.

Welche Fehler sollten Sie bei der Pomodoro-Technik verhindern?

Damit Sie das Meiste aus der Pomodoro-Technik herausholen, haben wir noch wichtige Tipps für Sie parat. Verhindern Sie folgende 4 Dinge, wenn Sie Pomodoro anwenden:

1. Sie bauen keine Puffer-Pumodori in Ihren Tag ein. In Ihrem Arbeitstag bringen Sie zwar 16 Pomodori unter … planen Sie aber lieber 2 bis 4 Pomodori als Puffer ein. 

2. Sie finden nicht Ihre persönliche Pomodoro-Länge. Menschen sind verschieden und 25+5 ist nur ein Richtwert. Was ist zwischen 25 bis 50 Minuten Konzentrationszeit und 5 bis 15 Minuten Pause für Sie optimal?

3. Sie machen keine oder zu wenig Pausen.Studien zeigen, dass kurze Pausen unsere Aufmerksamkeit und geistige Aktivität maximieren können. Teammitglieder können dadurch während Projektaktivitäten eine optimale Aufmerksamkeitskurve aufbauen und über den Tag aufrechterhalten.

Meister-Test: So gut funktioniert die Pomodoro-Technik in der Praxis

Meister hat die Zeitmanagement-Methode über einen Zeitraum von 2 Wochen getestet. Das sagen 3 Meister-Lobster:innen:

3 alternative Zeitmanagement-Methoden

Sie finden die Pomodoro-Technik interessant … wollen aber auch andere Zeitmanagement-Methoden zur Steigerung der Produktivität testen, bevor Sie diese als Gewohnheit für sich und Ihr Team etablieren? Wir können Ihnen diese 3 Zeitsparer empfehlen:

1. Eat The Frog. Neigen Sie dazu, einfache und schnelle Aufgaben vor wichtigen (und unangenehmeren) Aufgaben zu erledigen? Die Eat-the-Frog-Methode hilft Ihnen und Ihrem Team, schwierige Aufgaben schneller vom Tisch zu bekommen.

2. Getting Things Done. Der Name ist Programm. Die GTD-Methode leert Ihren überfüllten Kopf in ein strukturiertes System, damit Sie und Ihr Team all Ihre To-dos effizienter und befreiter abarbeiten können.

3. Time Blocking. Bei der Time Blocking-Methode planen Sie Ihre Aufgaben über den Tag verteilt als Zeitblöcke ein. Ihre Aufgabenliste wird zum umsetzbaren Plan, den Sie leichter und konzentrierter erledigen können.