Test: Ist Ihre Teamkommunikation gefährdet?
Bevor es ans Eingemacht geht: Testen Sie, ob Sie Ihre Kommunikation im Team verbessern müssen. Beantworten Sie die 5 Fragen einfach mit Ja oder Nein:
Reflektieren Sie: In den letzten 30 Tagen …
Hat jemand in Ihrem Team eine Information falsch verstanden?
Hat ein Teammitglied eine wichtige Deadline verpasst?
Arbeitet eine Person in Ihrem Team isoliert?
Wissen Sie nicht, wer für jede Aufgaben verantwortlich war?
Hat sich ein Teammitglied auffällig ruhig oder negativ verhalten und sich wenig beteiligt?
Mehr als zweimal mit “Ja” geantwortet? Dann empfehlen wir, weiterzulesen, damit diese Warnsignale nicht zu einem Problem für Sie werden.
Erfahren Sie, an welchen 5 Warnsignalen Sie erkennen, dass Sie die Kommunikation im Team verbessern müssen. Sie erfahren, wie Sie die Warnsignale in Ihrem Team erkennen können und wie Sie die Probleme beseitigen können.
Los geht’s:
Warnsignal #1: Häufige Missverständnisse
Versteht Ihr Team das, was Sie kommunizieren, richtig?
Noch nie wurde so viel schriftlich kommuniziert wie heute – auf E-Mails, Chats und Co verteilt. Gleichzeitig verbringen wir immer mehr Zeit in Online-Meetings. Die Informationen aus diesen unpersönlichen Kanälen werden oft weder gebündelt noch mit Details angereichert. Das trägt dazu bei, dass Ihr Team Informationen und Aufgaben häufiger übersehen und falsch verstehen kann.
Missverständnisse im Team wirken sich negativ auf Ihr Team aus: Zu viele, zu wenige oder zu verstreute Informationen in Ihrem Team können zu falschen Ausführungen führen und verlangsamt Ihre Arbeit.
Missverständnisse in E-Mails und Chats: Einerseits fehlen Ihnen Mimik, Gestik und die Betonung als Hinweise, wie das Gesagte gemeint ist. Andererseits können Sie in E-Mail-Fluten und in langen Chatverläufen Informationen übersehen und dadurch falsche Schlüsse ziehen.
Missverständnisse in Online-Meetings: Bei virtuellen Meetings ist die eingeschränkte Sichtbarkeit der Körpersprache ebenfalls ein häufiger Grund für Fehlinterpretationen. Auch Verbindungsprobleme und eine lückenhafte Dokumentation von Meetings können zu Missverständnissen im Team führen.
Beachten Sie die Störfaktoren des Sender-Empfänger-Modells in Ihrer schriftlichen Kommunikation. Formulieren Sie Informationen kurz und klar und geben Sie möglichst wenig Spielraum für Fehldeutungen. Vermeiden Sie weiters ironische Bemerkungen.
Erkennen Sie das Warnsignal für potentielle Missverständnisse im Team:
Sie und Ihr Team kommunizieren über E-Mails und Chats. Sie bündeln wichtige Informationen zu Projekte und Aufgaben nicht in einer zentralen Informationsquelle.
Bei Meetings gibt es keine zentrale Mitschrift. Sie halten die Essenz und To-dos aus Online-Meetings nicht gebündelt fest.
Ihr Team klagt über langes Suchen nach Informationen. Sie entdecken einerseits verwirrende Dokumentkopien und andererseits fehlen Detailinformationen an anderen Stellen.
Sie und Ihr Team haben keine gemeinsamen Kommunikationsregeln festgelegt.
Missverständnisse im Team bedeuten: Sie müssen Ihre Kommunikation im Team verbessern, um Informationen klarer zu gestalten und Ihr Teamwork zu beschleunigen.
Lösung #1: Verbessern Sie die Kommunikation mit einer zentralen Informationsquelle
Informationen sind Ihr Schatz. Bewahren Sie sie dort auf, wo Sie sie finden können.
Es entstehen ständig neue Kommunikationskanäle – aber das bedeutet nicht, dass Sie sie auch nutzen müssen. Reduzieren Sie die Anzahl der genutzten Kanäle auf ein Minimum und sorgen Sie dafür, dass sich Ihr Team konzentrieren kann.
Eine kombinierte Task Management- und Dokumentationssoftware wie MeisterTask mit MeisterNote ist ideal, um Ihr Team in der Projektarbeit am selben Wissensstand und up to date zu halten. Denn damit haben Sie alle benötigten Informationen genau dort bereitstellt, wo sie benötigt werden.
Alle Fristen, Aufgabenzuordnungen und Aufgaben sind in den jeweiligen Aufgaben sichtbar. So kann jeder im Team sehen, was zu tun ist, wann und von wem. Mit der einfachen Kanban-Board-Struktur von MeisterTask erhalten Sie einen Überblick über die Aufgaben und können den Projektfortschritt jederzeit und überall leicht verfolgen. Außerdem bedeutet die Kommentar- und Benachrichtigungsfunktion von MeisterTask, dass Sie Unterhaltungen an zentraler Stelle führen können, so dass nichts verloren geht.
Aber das ist nur die eine Seite der Medaille. Wenn sich Ihr Team nur auf einzelne Aufgaben konzentriert, verpasst es das größere Bild. Ihr Team muss den größeren Kontext des Projekts verstehen, um genau und effektiv arbeiten zu können – deshalb beinhaltet MeisterTask mit MeisterNote eine Dokumentation.
Projektpläne, Fortschrittsberichte auf höchster Ebene und andere hilfreiche Informationen können Sie in MeisterNote dokumentieren und mit den Aufgaben in MeisterTask verknüpfen. Mit Informationen in MeisterNote und mit MeisterTask als Plattform zum Erstellen, Verfolgen und Kommunizieren von Aufgaben, kann sich Ihr Team darauf konzentrieren, die Arbeit transparent und effizient zu erledigen.
Dokumentieren Sie Ihren Projektplan in MeisterNote.
Fügen Sie zu Ihren schriftlichen Notizen auch immer Grafiken, Videos oder sonstige Links und Medien ein, um Informationen noch eindeutiger, übersichtlicher und begreifbarer zu machen.
Warnsignal #2: Versäumte Deadlines
Ein verpasster Termin? Es kann an unklaren Informationen liegen.
Teams sind es gewohnt, enge Terminvorgaben zu erfüllen und Projekte und KPIs rechtzeitig zu liefern. Doch wenn mehrere Aufgaben parallel zu bewältigen sind, wird das Einhalten von Deadlines zur Herausforderung. Über 20 Prozent der Projekte werden nicht in der geplanten Zeit fertiggestellt. Der Grund dafür ist oft, dass Projektinformationen oft vom Start weg nicht zentral, klar und nicht mit allen Projektteilnehmern kommuniziert wird und Ihr Team unter Druck chaotischer und lückenhafter kommuniziert.
Versäumte Deadlines im Team wirken sich negativ auf Ihr Team aus: Es führt zu Verspätungen im Projekt und fördert Stress.
Erkennen Sie das Warnsignal für potentiell versäumte Deadlines im Team:
Sie haben unklare oder keine Informationen zu Verantwortlichkeiten, Teilfristen oder zur Aufgabenstellung mit Ihrem Team geteilt.
Sie verwenden keine zentrale Kommunikations-Software für Projekt- oder Aufgabenmanagement. Ihr Team hat keinen Einblick, wer an welcher Aufgabe bereits wie weit gearbeitet hat.
Teamkolleg*innen erwähnen, dass Sie nicht wissen, was von ihnen erwartet wird oder was im Unternehmen vor sich geht. Sie nehmen Stress und hektisches Arbeiten und lückenhaftes Kommunizieren im Team wahr.
Wenn ein Mitarbeitender die Arbeit immer zu spät abgibt, hat diese Person vielleicht Probleme mit dem Zeitmanagement. Wenn Ihr gesamtes Team regelmäßig Deadlines versäumt, bedeutet das: Sie müssen Ihre Kommunikation im Team verbessern, weil die Vorgaben anscheinend zu unklar oder unverbindlich sind.
Lösung #2: Verbessern Sie die Kommunikation mit klaren Briefings
Geben Sie Ihrem Team eine klare Ausrichtung – mit einem klaren Briefing.
Beseitigen Sie Probleme mit versäumten Deadlines ganz zu Beginn: Erstellen Sie klare Briefings zu den jeweiligen Aufgaben. Das macht die Aufgabenstellung für Ihr Team vom Start weg eindeutig – Teammitglieder werden nicht mehr einzeln nachfragen.
Wenn Projekt- und Aufgabeninformationen zugänglich und transparent dokumentiert sind, profitieren Sie mehrfach:
Sie ersparen sich ein oder mehrere Meetings.
Sie stellen sicher, dass jeder die selben Informationen erhalten hat.
Sie stellen sicher, dass jeder alle Informationen hat.
Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan, der hilfreiche Zusammenhänge und wichtige Details enthält, wie etwa:
Vorgaben und Kontext. Welche Informationen werden für die Projektarbeit benötigt? Dazu könnten Ihr Prozessdokument und Ihr Kommunikationsplan gehören. Verweisen Sie auf diese Informationen in Ihrem Projektplan.
Ziele und Vorgaben. Was ist der Zweck des Projekts, und woran werden Sie erkennen, ob es erfolgreich war?
Projektumfang. Was sollte bei der Arbeit an diesem Projekt berücksichtigt werden, und wie lauten die Anforderungen?
Zuständigkeiten und Fristen. Wer ist für welchen Teil des Projekts verantwortlich, und bis wann soll jede Aufgabe abgeschlossen sein?
Als MeisterTask-Benutzer können Sie Ihren Projektplan in MeisterNote klar dokumentieren und Ihre Aufgaben in MeisterTask erstellen und ausführen. Da Ihre Projektdokumentation eng mit der Projektdurchführung verbunden ist, hat Ihr Team den Überblick und die Details, die es braucht, um die Arbeit zu erledigen. Größere Klarheit bedeutet weniger Missverständnisse, so dass Projekte pünktlich und auf hohem Niveau abgeschlossen werden.
Halten Sie Abstimmungen über Aufgaben dort, wo sie hingehören – direkt bei der Aufgabe. In MeisterTask können Sie Teammitglieder markieren, Kommentare hinzufügen, Links teilen, Dateien hochladen und vieles mehr. Mit zentralisierten Updates ist es einfacher, den Fortschritt der Aufgabe zu verfolgen.
Warnsignal #3: Isoliertes Arbeiten statt Teamwork
Sind Teammitglieder von manchen Informationen abgeschnitten?
Wie oft kommen Teammitglieder zu Ihnen oder anderen Manager*innen und fragen nach Informationen, die sie von anderen Teammitgliedern hätten bekommen sollen? Wie oft müssen Sie bei Ihrem Team den Status abfragen?
Wenn Sie isoliert und nicht transparent mit Ihrem Team kommunizieren,
fragen Ihre Teammitglieder Sie öfters um Informationen und Klärung, und
Ihr Team verlässt sich oft blind auf Sie als Manager*in aller Dinge.
Wenn Ihr Team isoliert und nicht transparent mit Ihnen kommuniziert …
müssen Sie bei Ihrem Team oft den Status und Detailinfos abfragen, und
Sie verlassen sich blind auf Ihr Team, dass es alle Aufgaben rechtzeitig und korrekt ausführt.
Das isolierte Arbeiten wirkt sich negativ auf Sie und Ihr Team aus:
Sie verlieren Zeit. Sie müssen Probleme lösen, die ihr Team selbst lösen könnte.
Ihr Team verliert Zeit. Ihr Team könnte die Arbeit ohne fremde Hilfe erledigen, hat aber nicht die Möglichkeit dazu – weil ein transparenter, zentraler Arbeitsort fehlt.
Erkennen Sie das Warnsignal für isoliertes Arbeiten im Team:
Nur Sie haben den Gesamtüberblick und sind mit den relevanten Stakeholdern vernetzt. Teammitgliedern arbeiten nur an ihren Einzelaufgaben.
Sie müssen alle Probleme lösen. Die Verantwortlichkeiten werden nicht auf das Team verteilt.
Sie kommunizieren nicht einheitlich. Für remote oder externen Mitarbeitende verwenden Sie andere Kanäle, als im Büro-Team.
Isoliertes Arbeiten im Team bedeutet: Sie müssen Ihre Kommunikation im Team verbessern. Ihr Team muss sich unkompliziert jederzeit miteinander austauschen können, um Kommunikationsumwege und Zeit zu sparen.
Lösung #3: Verbessern Sie die Kommunikation mit Transparenz und Struktur
Informationen sind nicht transparent? Klären Sie die Sicht mit strukturierter Kommunikation.
Beenden Sie das reine Verwalten und Informieren in Ihrer Rolle. Vernetzen Sie Ihr Team, und lassen Sie es sich untereinander austauschen. Beteiligen Sie Ihr gesamtes Team an der Kommuniktation zu Projekten und Aufgaben, um isoliertes Arbeiten und die Stille Post abzuschaffen.
Am einfachsten schaffen Sie isoliertes Arbeiten ab, indem Sie die Team-Kommunikation zentral, transparent und strukturiert gestalten. Wenn Sie wollen, dass Ihr Team zentral und dadurch effizient an Aufgaben und Projekten zusammenarbeitet, holen Sie sich am besten ein Team-Task-Management-Tool wie MeisterTask. Sie wechseln dadurch
vom blinden Vertrauen und Informationen suchen
zum kontrollierten Wissen und Informationen haben.
Das erreichen Sie damit:
Sie wechseln vom isolierten Arbeiten zum Teamwork. Jeder im Team bekommt seinen Verantwortungsbereich, der auch von allen einsehbar und einforderbar ist.
Sie und Ihr Team gewinnen Zeit. Sie überblicken Projekte und Aufgaben zentral und müssen weniger oft nachfragen.
Sie stellen mit der Kanban-Struktur von MeisterTask Informationen als „Selbstbedienung” zur Verfügung. So sieht Ihr Team, was vor sich geht, ohne fragen zu müssen.
Warnsignal #4: Unklare Verantwortlichkeiten
Unklare Verantwortungen? Das kann den Workflow blockieren.
Unklare Verantwortlichkeiten wirken sich negativ auf Ihr Team aus:
Keiner weiß, was der andere tut.
Keiner übernimmt die volle Verantwortung.
Das Mitarbeiter*innenengagement sinkt.
Erkennen Sie das Warnsignal für unklare Verantworlichkeiten im Team:
Aufgaben haben keine Kontaktperson. Es ist nicht für jede Leistung eine verantwortliche Person ernannt.
Die Ursache von Problemen lässt sich nicht feststellen. Teammitglieder weisen nur vage aufeinander, ihr Team dreht sich im Kreis.
Entscheidungen werden nicht getroffen. Keiner in Ihrem Team fühlt sich verantwortlich.
An Aufgaben wird doppelt gearbeitet. Engagierte Kolleg*innen arbeiten an Aufgaben, und übersehen, dass jemand anderer bereits an ihnen arbeitet.
Unklare Verantwortlichkeiten im Team bedeutet: Sie müssen Ihre Kommunikation im Team verbessern! Wenn klar kommuniziert ist, wer für was verantwortlich ist, kann jeder die Verantwortung für seine Aufgaben übernehmen und das Team weiß, an wen man sich bei Problemen wenden kann.
Wenn Sie wollen, dass Ihr Team selbstorganisierter arbeitet, verbessern Sie folgende drei Dinge: Motivation, Befähigung und Kompetenz.
Lösung #4: Verbessern Sie die Kommunikation mit klaren Rollenbeschreibungen
Machen Sie alle Rollen in Ihrem Team mit der RACI-Matrix klar.
Machen Sie es wie ThinkEngine: Verwenden Sie den beliebten Rahmen RACI, um die Verantwortlichkeiten und Rollen zu definieren. Diese Matrix wurde entwickelt, um sicherzustellen, dass allen Projektbeteiligten bei jedem Schritt eines bestimmten Prozesses eine Rolle zugewiesen wird.
Das Akronym RACI steht für
Responsible (Durchführungsverantwortlich)
Accountable (Rechenschaftspflichtig)
Consulted (Konsultiert) und
Informed (Informiert).
Um eine einfache RACI-Matrix zu erstellen, können Sie dies etwa mit einer Tabelle in Google Tabellen erstellen. Wenn Sie Ihre RACI-Rollenbeschreibung professioneller gestalten wollen, bietet Ihnen etwa creatley eine gute Vorlage.
Egal wo Sie diese erstellen, Sie können die Rollengeschreibungen in Ihre Team-Dokumentation, und diese wiederum in die einzelnen Aufgaben einbetten. So findet Ihr Team immer alle Informationen an einer zentralen Stelle. Und Sie sparen sich die Fragen zu den Verantwortlichkeiten.
Betten Sie die RACI-Matrix Ihres Teams in die zentrale Team-Dokumentation ein.
Wenn jeder für etwas verantwortlich ist, dann weiß jeder, dass die Dinge erledigt werden. Und wenn neue Mitarbeiter ins Team kommen, ist die Struktur bereits vorhanden.
Warnsignal #5: Mangelndes Engagement
Ihr Team ist unmotiviert? Das ist ein Warnsignal.
Verhalten sich Teammitglieder auffällig ruhig oder negativ und beteiligen sich wenig? Möglicherweise liegt es daran, dass Sie wenig mit Ihrem Team kommunizieren und Ihnen zu selten “Danke” sagen. Kommunizieren Sie wenig mit Ihrem Team, kommuniziert Ihr Team auch weniger.
Das Engagement Ihres Teams kann sinken, wenn …
Sie weniger mit Ihren Teammitgliedern kommunizieren,
Sie Ihr Team weniger loben und
Sie Ihrem Team weniger Wertschätzung zeigen.
Ihr Team kann sich dadurch abgewertet oder nicht verstanden fühlen. Wenn Menschen nicht das Gefühl haben, dass ihre Anstrengungen gewürdigt werden, verringert sich ihre Motivation. Es besteht auch die Gefahr, dass sie sich vom Unternehmen oder Team abwenden und sich nicht mehr engagieren.
Mangelndes Engagement wirkt sich negativ auf Ihr Team aus:
Ihren Teammitgliedern fällt es schwer, sich für die Arbeit begeistern.
Ihr Team koppelt sich geistig nach und nach von der Arbeit ab und tut nur das Nötigste, um über die Runden zu kommen.
Erkennen Sie das Warnsignal für mangelndes Engagement im Team:
Mangelndes Feedback. Sie geben sich im Team gegenseitig kein oder wenig (positive) Rückmeldung oder Beurteilung über das, was Sie tun.
Ihr Team macht nur das Notwendigste. Kolleg*innen geben sich wenig Mühe bei der Arbeit und kommunizieren wenig. Ihr Team hat schon länger keine neuen Ideen eingebracht.
Keine gute Stimmung im Team. Sie fühlen wenig Motivation oder sogar dicke Luft im Team, Sie wissen aber nicht warum.
Mangelndes Engagement im Team bedeutet: Sie müssen Ihre Kommunikation im Team verbessern! Wenn Sie und Ihr Team sich untereinander etwa mehr positives Feedback geben, wird es motivierter und kreativer arbeiten.
Lösung #5: Verbessern Sie die Kommunikation mit einem ermutigten Team
Kann Ihr Team Gedanken und Meinungen frei kommunizieren?
Schaffen Sie einen Raum, indem sich Ihr Team motiviert und gehört fühlt. Kommunizieren Sie offen, wertschätzend und verständnisvoll innerhalb Ihres Teams. Damit bauen Sie psychologische Sicherheit und ein vertrautes Gefühl im Team auf. Das trägt dazu bei, dass Ihre Teamkolleg*innen sich öffnen und mehr Gedanken und Meinungen teilen.
Teams mit höherem Mitarbeiter:innenengagement und geringerem aktiven Desengagement
sind motivierter in der Arbeit und erbringen höhere Leistungen,
erreichen durch größeren Eifer bessere Kund:innenbeziehungen und eine bessere Kund:innenbindung
und schaffen letztlich eine 21 Prozent höhere Rentabilität.
Wie gibt man Feedback richtig? Wie kommuniziert man gewaltfrei? Bei Meister verbessern wir die Kommunikation in unseren Teams durch Workshops. Machen Sie das auch mit Ihren Teams!
